PROSPECTS : Gestion des prospects

La bibliothèque PROSPECTS est destinée à faire le bonheur des commerciaux de votre société ! Elle permet une organisation efficace de leurs actions de prospection, avec deux écrans spécialisés pour leur suivi, en évitant de “polluer” la base principale de Gestan avec des données qui ne sont utiles qu'à l'équipe commerciale (les données des prospects sont stockées séparément du fichier principal des contacts).

Cas d'usage : Vous êtes commercial, et vous revenez d'un salon professionnel avec un fichier des 350 personnes rencontrées au salon. Revenu au bureau, vous pouvez charger directement votre fichier dans Gestan, sans ajouter au fichier principal des contacts ces nombreux autres contacts que vous ne reverrez peut-être jamais. Parmi ces prospects, vous allez pouvoir gérer les différentes actions de prospections suite à ce salon, via notamment un Kanban dédié, et ne les intégrer dans le “vrai” fichier de prospects que quand ils seront devenus des clients.

L'installation de l'extension est effectuée via le gestionnaire d'extensions.

A l'issue, le menu Prospection est présent dans le menu Contact de Gestan. Il contient les sous-menus Kanban, Statistiques et Liste.

Le paramétrage s'effectue via le menu Outils → Paramètres de l'application → Paramétrage des extensions

Cet écran permet de paramétrer les sous-statuts présentant le détail du statut principal des prospects (jusqu'à 7 maximum). Ce sont également les colonnes du tableau kanban.

Si des prospects à l'état En cours sont déjà présent dans le kanban au moment du paramétrage, il sera demandé d'utiliser le bouton 1 à la validation afin de les remettre à la première étape (première colonne du kanban).

Le combo 2 permet de changer le mode d'affichage des cartes du kanban.

Le combo 3 permet de changer la période d'affichage des prospects dans le kanban :

• Jour : seuls les prospects conclus pendant la journée sont affichés dans le kanban.
• Semaine : affiche les prospects conclus pendant la semaine (du lundi au vendredi).
• Mois : affiche les prospects conclus au cours du mois (du premier au dernier jour du mois).
• Nombre de jour : un champ saisi s'affiche pour renseigner le nombre de jours souhaités. Cela affiche les prospects conclus pendant la période correspondant à X jours avant la journée actuelle.

Accès : Contacts → Prospection (Liste) ou bouton-joker Table_Z2_PROSPECT.

L'écran liste des prospects permet de saisir de nouveaux prospects, d'en supprimer, de les modifier.

La partie haute présente les prospects (ou “opportunités”), et la partie basse les actions de prospection menées ou à mener.

Les boutons 1 permettent de filtrer l'affichage par statut de prospect (En cours, Gagné, ou Perdu), tandis que le champs 2 permet d'effectuer des recherches par nom, raison sociale, ville, adresse. Le combo 3 permet de filtrer la liste en fonction de la personne en charge du suivi du prospect. Le bouton 4 permet l'envoie d'un mail au prospect sélectionné dans la liste (le mail du prospect doit être renseigné pour utilisé ce bouton).

Le menu contextuel de la partie haute présente les options ci-dessous :

• Exporter en texte exporte les données du fichier en texte;
• Charger un fichier permet d'importer un fichier texte (voir ci-dessous);
• Supprimer tout permet détruire d'un coup tout le fichier, quand vous avez fini de l'exploiter.
• Importer un contact : permet d'importer un contact dans le fichier des prospects
• Ajouter dans les contacts : ajoute le prospect dans les contacts (quand il est devenu “prospect chaud” ou client, ou pour toute autre raison.

Sur cet écran, le raccourci Ctrl+K permet de basculer en mode Kanban.

L'écran prospection présente la liste des tâches de prospection en cours ou à effectuer. Il permet également de saisir de nouvelles tâches, d'en supprimer, de les modifier.

Le bouton 2 permet l'envoie d'un mail au prospect. Les possibilités de contacter les prospects par téléphone 1, l'enregistrement d'une action contact 3 et d'enregistrer un rendez-vous 4 seront bientôt disponibles.

La fiche prospect présente une personne (ici le prospect) rattaché à une intention commerciale (une opportunité).

Le statut de la fiche prospect peut être uniquement “En cours”, “Gagné”, ou “Perdu”.

Et si le statut n'est ni gagné ni perdu, un sous-statut présente le détail du statut principal : affaire nouvelle, qualification en cours, démo planifiée, attente d'engagement, négociation. Ces sous-statuts seront paramétrables.

Il présente les champs habituels d'identification. Sont affichées les catégories éventuelles paramétrées pour le fichiers principal des contacts.

Il présente :

• le Résumé du projet en quelques mots : par exemple “Nouveau client Gestan”
• un champ Notation pour évaluer l'intérêt du projet sur une échelle qui vous est propre
• un champ Intérêt pour indiquer l'intérêt du client pour votre proposition
• une date d'échéance qui est celle à laquelle tous les choix concernant le projet seront effectués. C'est donc le délai qui vous est imparti pour démontrer à votre prospect que votre proposition est la meilleure.
• un champ Recette qui permet d'indiquer le montant de recettes attendue de l'opération. Cela peut être le montant de commission réservée au commercial, ou le CA attendu par l'entreprise.
• une zone de saisie de Commentaires
• une date de clôture du projet, c'est à dire la date à laquelle le projet sera reconnu gagné ou perdu. Dans le cas où il a été perdu, il est souhaitable de préciser un motif de perte.

Il est affiché s'il y a des champs complémentaire Contact définis dans le paramétrage général de Gestan.

Il affiche la liste des tâches de prospection affectées au prospect.

Une action de prospection est définie par une description, une date d'échéance (celle ou elle doit être réalisée), un responsable de suivi. Elle n'a que deux états, A faire ou Terminée, en fonction de l'interrupteur 1. Elle peut être notée comme importante, via le drapeau 2. Vous pouvez noter dans le champ Notes le détail de la réalisation de l'action.

Kanban, du japonais カンバン ou 看板 (kanban, « étiquette »), désigne un outil visuel d'ordonnancement d'étapes de la gestion d'un processus. Son utilisation pour la prospection commerciale est particulièrement pertinente.

Le tableau vous présente les prospects (aussi désignés “opportunités”), rangés dans un certain nombre de colonnes (actuellement 7 paramétrables dans Gestan), sous forme de “cartes”. Il suffit de glisser-déposer les cartes en fonction de leur statut, jusqu'aux colonne finales, “perdu” ou “gagné”.

L'écran affiche toutes les actions de prospection en cours (c'est à dire ni gagnées ni perdues), ainsi que les actions de prospection gagnées ou perdues dans la journée.

Vous pouvez faire glisser les opportunités (ici, les prospects avec les tâches de prospection), d'un statut A à un statut B par glisser-déposer.

Le bouton 1 permet d'ajouter une opportunité (prospect).

Les boutons 2, 3, 4 permettent respectivement d'ouvrir la fiche du prospect, de modifier la tâche affichée, et de créer une nouvelle tâche.

La carte présente le projet 1, la raison sociale et le nom du prospect 2, le libellé de la prochaine action commerciale à faire (la première à faire, s'il y en a plusieurs) 3, et la date/heure à laquelle elle doit être faite 4. Cette date/heure est colorée en rouge en cas de retard, en orange quand elle doit être faite dans la journée, et en vert dans le cas contraire.

Sur cet écran, le raccourci Ctrl+K permet de basculer en mode liste.

En mode simplifié, double cliquer sur une carte permet d'afficher la fiche prospect correspondante.

Sur cet écran le sélecteur 1 permet de sélectionné la période sur laquelle les différentes données sont présentées.

Le combo 2 permet de filtrer en fonction de l'utilisateur responsable du prospect.

Dans l'onglet Histogramme, un histogramme 3 présentant le nombre de prospects créés, gagnés ou perdus sont affichés en fonction de leur date de création ou de clôture.

L'onglet Circulaire permet d'afficher deux diagrammes circulaires. Le premier 4 représente la proportion de prospects gagnés ou perdus parmi les prospects traités sur la période sélectionnée. Le second 5 montre la répartition des différents raison de perte d'un prospects parmi les prospects perdus.

L'onglet Données permet d'afficher une table contenant les différents données ayant permis de tracer les divers graphiques.

Pour importer un fichier de prospects, il faut qu'il respecte le format ad hoc.

Vous pouvez utiliser n'importe quel tableur pour gérer ce fichier. Au moment de l'enregistrement, précisez bien au tableur que vous voulez l'enregistrer au format texte avec séparateur (soit TAB, soit point-virgule, soit virgule).

Ci-dessous, un exemple de fichier prêt à être chargé. Dans la colonne civilité, vous pouvez mettre soit M., Mme, Melle, M. & Mme ou les codes 1,2,3,4 ou 5 (pour “sans civilité”)

Les 5 premières lignes ne sont pas lues, elles décrivent le fichier. De même, les lignes commençant par # ne seront pas traitées (elles permettent de stocker des commentaires).

Pour utiliser cet écran, sélectionnez le fichier à charger (la baguette magique 1 produit un exemple tout prêt), sélectionner le séparateur de champs à utiliser, puis cliquez sur Charger. La table affiche alors les données lues, que vous pouvez modifier. Cliquez sur Valider pour intégrer les données au fichier des prospects.

Version	Date	Description
3.15.43.26	08/01/24	Ajout d'un filtrage par période pour les prospects conclus dans le kanban
3.15.43.25	05/01/24	Ajout de l'écran statistiques
3.15.43.24	21/12/23	Correction du masque tél, statut kanban fiche prospect, importation contact + Ajout des cartes simplifiées
3.15.43.23	04/12/23	Correction de l'affichage des tâches et prospects + Correction de la validation des paramètres
3.15.43.22	30/11/23	Ajout de la liste des tâches à faire + nombreuses améliorations
3.15.43.21	21/10/23	Ajout de l'écran de traitement en Kanban
3.15.43.05	20/10/23	Améliorations diverses. Ajout USER suivi action, Indicateur Important, Heure échéance
3.15.43.00	14/10/23	Ajout des actions de prospections
3.15.39.02	27/10/22	Mise au format Ax
3.15.39.00	19/08/22	Compilation WD27 + correction bug menu
3.15.34.00	05/02/22	Redéveloppement pour Gestan 15

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