ABO : Abonnements

Cette extension permet de générer des abonnements à une revue ou a un service, auxquels les clients souscrivent par un site Internet.

Elle a été conçue pour le traitement des abonnements d'un magazine national trimestriel (Capital Social), mais peut également être utilisée pour tout type d'abonnement (lunch boxes, wine boxes, etc).

L'installation de l'extension est effectuée via le gestionnaire d'extensions.

A l'issue, un menu Abonnement est présent dans le menu Métier de Gestan.

• L'extension Woocommerce doit avoir été installée sur le site du vendeur d'abonnement.
• Dans Gestan doivent avoir été enregistré les produits correspondant aux différents abonnement (un an, deux ans, soutien, etc), en respectant la convention de nommage ci-dessous.

Les achats (abonnements et commande au numéro) sont effectués en ligne, sur le site du magazine. Ils sont traités via le programme e-Commerce Woocommerce.

L'extension Woocommerce pour Gestan permet de récupérer les données concernant les achats en ligne, et de les intégrer dans Gestan, en créant les clients et les factures correspondantes.

L'extension ABO enregistre alors les achats effectués, qu'il s'agisse qu'il s'agisse d'abonnements ou de ventes au numéro, et va permettre :

• de gérer des fichiers d'expédition pour les abonnés auxquels il faut envoyer le numéro en cours
• d'historiser les expéditions effectuées
• de mettre en évidence les abonnements bientôt à échéance, en vue de mener toute action (relance, notamment).

C'est l'extension Woocommerce pour Gestan qui fait le lien entre les ID produits de Woocommerce et les codes produit dans Gestan.

Les codes produits doivent être codifiés comme suit :

• Abonnements : le code produit doit être de la forme : ABO-xxyyy, avec xx = deux caractères pour caractériser l'abonnement, et yy = durée de l'abonnement en mois. Par exemple : ABO-PR12
• Ventes au numéro : le code produit doit être de la forme : NUM-xx, avec xx = caractères désignant le numéro. Par exemple : NUM-1

Accès : Outils → Paramètres de l'application → Paramétrage des extensions → Abonnements

Indiquez la Périodicité de votre produit.

Le Routeur est celui de vos contact qui va traiter la diffusion des numéros pour les abonnements. C'est à lui que sera adressé la liste des adresses auxquelles adresser votre publication (ou service).

La Date premier numéro est la date à laquelle a été daté votre premier numéro.

La partie liste présente les produits pris en compte par l'extension.

Accès : Métier→Abonnement→Abonnements, achats au numéro
ou bouton-joker Table_Z79_ACHAT, et sélectionner “Abonnements”

L'écran de affiche l'ensemble des achats d'abonnements.

Le statut (colonne “S”) indique si l'abonnement est en cours ou non, il est codifié par des puces de couleur :

• Vert : l'abonnement est en cours
• Rouge : l'abonnement est expiré
• Jaune : L'abonnement va expirer dans 15 jours ou moins.

Il est possible de créer un nouvel abonnement sans liaison avec une facture (par exemple, un abonnement cadeau ou un service de presse), via la touche Nouveau. Si un abonnement est lié à une facture, sa suppression est interdite.

Le bouton Modifier permet d'ouvrir la fiche abonnement, et éventuellement de modifier les caractéristiques de l'abonnement, pratique qui doit rester exceptionnelle.

Le menu contextuel, ou le raccourci Ctrl+E permet d'afficher les envois correspondants à l'achat sélectionné.

Sur cette liste, le menu contextuel ci-dessous est disponible :

Selon la sélection, la fiche de création d'abonnement hors-facture, ou d'envoi au numéro hors-facture est affichée :

Afin de pouvoir valider les modifications, il faut que l'opérateur utilise le bouton “cadenas” 1 pour déverrouiller le bouton de validation.

Ici, l'écran affiche la liste des achats au numéro.

De même que pour la liste des abonnements, il est possible d'en créer, ou d'en supprimer s'il n'y a pas de lien avec une facture.

Sur les écrans de gestion des achats, qu'il s'agisse des abonnements, ou des commandes au numéro, le bouton Destinataires permet d'ouvrir l'écran de génération des fichiers d'expédition, contenant les adresses des destinataires.

Ce bouton ouvre la liste des destinataires d'un envoi.

Il peut s'agir :

• d'un envoi pour honorer l'abonnement, dans ce cas le numéro de la publication est toujours le même, et demandé au moment de la génération du fichier d'expédition,
• d'un envoi pour répondre aux commandes d'exemplaires au numéro, et dans ce cas le numéro de la publication à envoyer est déduit du code produit.

Pour obtenir le fichier d'adresses au format texte ou csv, cliquez sur le bouton Expédier. Le fichier sera généré selon l'option que vous aurez choisie.

Le fichier d'export des adresses peut alors être transmis au partenaire qui effectue le routage postal, ou exploité directement selon les cas.

Accès : Métier→Abonnements→Expéditions, routages.

L'écran liste des expédition affiche les expéditions effectuées

Sur cette liste, le bouton Envois permet de visualiser les envois rattachés à cette expédition.

Accès : Métier→Abonnements→Envois effectués.

L'écran liste des expédition affiche les envois effectués, pour l'expédition sélectionnée.

La loupe 1 permet de sélectionner une autre expédition.

Le bouton Adresses permet de générer à nouveau le fichier d'adresse correspondant à l'expédition.

Accès : Métier→Abonnements→Suivi abonnnements.

Le propos de cet écran est d'effectuer toute action de relance pour les abonnements à échoir.

Saisissez un nombre de jours dans la zone Expiration dans puis cliquez sur le bouton Afficher : tous les abonnements qui seront échus sous ce nombre de jours seront affichés : libre à vous d'effectuer un mailing, l'envoi d'un encart de réabonnement, ou d'un mailing par courrier…

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