INTERGESTAN : Communications inter-Gestans

Quand on est un Gestan, on sait parler à un autre Gestan !

Cette extension est destinée à fonctionner entre deux sites distants, dont chacun est équipé d'un Gestan indépendant. Elle permet :

au premier site de transmettre des commandes fournisseur ;
au second site de recevoir ces commandes fournisseur, et de les enregistrer en tant que commandes client.

Elle correspond à un cas d'usage entre une base logistique et des distributeurs locaux :

les distributeurs adressent leurs demandes d'approvisionnement à la base logistique, sous forme de commandes fournisseur
la base logistique reçoit ces commandes fournisseur, qui deviennent pour elle des commandes client. Les commandes client lui permettront d'alimenter ses dépôts de distributeurs via le workflow standard de Gestan (génération de factures ou de BL).

La transmission des données se base sur l'utilisation de messages spéciaux transmis par mail.

[Merci à Régis, de Calvi, dont l'organisation d'entreprise en a donné l'idée ]

Il faut que les codes produit soient identiques pour toutes les bases ayant à communiquer. Pour ce faire, le plus simple est de monter une base côté central (dans notre exemple, la base logistique), puis de la copier dans chaque site distant (dans notre exemple, les distributeurs), puis de changer les éléments d'identification dans le paramétrage général de chaque site distant. Il est également possible de monter une base vide dans chaque site distant, puis de copier les fichiers PRODUIT.*, FAMPROD.*, SSFAMPROD.* (si vous gérez les sous-familles), LK_PRDPRDCOMP.* (si vous gérez des produits composés) de la base centrale.

Il va falloir également dédier une adresse mail à la communication entre site distant et site central, par exemple appros@site-central.com.

En mode émission de commande fournisseur

Dans notre exemple, il s'agit de l'utilisation par les distributeurs, qui émettent des commandes fournisseur vers la base logistique.

Du et Au permettent de sélectionner une plage de date, tandis que Par permet de sélectionner l'utilisateur en charge du suivi de la commande fournisseur.

Le bouton Afficher déclenche, pour la plage de date, l'affichage des commandes fournisseur du fournisseur sélectionné, à l'état non brouillon et non transmises, sauf si la case tout voir est cochée. Dans ce dernier cas, les commandes fournisseur brouillon sont aussi affichées. La combo Suivi permet de sélectionner les pièces suivie par un utilisateur spécifié.

Le bouton Enlever permet de ne pas prendre en compte certaines pièces (elles ne sont pas supprimées, simplement retirées de la sélection).

Le bouton Valider va déclencher l'émission d'un mail comportant les données de l'ensemble des commandes sélectionnées pour le fournisseur concerné.

Le courriel expéditeur du mail sera l'adresse courriel du l'utilisateur connecté.

Le courriel destinataire du mail sera celui attaché au fournisseur pour cet usage. Au premier envoi, l'écran va proposer de le renseigner (ce mail est unique pour chaque fournisseur, et il n'est pas forcément le mail du responsable des commandes). Si vous souhaitez modifier cette adresse courriel destinataire, utiliser le menu contextuel Courriel commandes de la combo fournisseur.

A l'issue de l'envoi, toutes les commandes passent au statut “en attente”.

En mode réception des commande fournisseur

Dans notre exemple, il s'agit de la base logistique centrale.

Paramétrage du serveur de courrier entrant

La première étape est de paramétrer votre serveur de courrier entrant (IMAP ou POP3) afin d'aller lire les commandes fournisseur émises par les sites distants.

Pour cela, via le menu contextuel de la table, option “Serveur entrant”, indiquez les paramètres du serveur que vous utilisez pour lire les mails qui vous sont adressés.

Si vous ne connaissez pas ces paramètres, demandez les au responsable informatique de votre entreprise.

Sur l'écran, le bouton Relever initie le relevé des commandes.

A l'issue du traitement, les commandes client sont crées.

A noter que les mails d'information commande ne sont pas détruits, ce qui permet de les contrôler, via un client mail classique ou un webmail. De temps à autre, il est indiqué de les purger.