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BATCHMAIL: traitement groupé de pièces

Une extension proposée par : CATS Informatique.

L'extension BATCHMAIL permet de constituer un ensemble de pièces, sélectionnées selon certains critères, avant de les traiter en masse.

📣 L'extension existe en mode Light (2 options possibles : Génération ou Envoi) et Premium (toutes fonctionnalités incluses)

✨ Présentation complémentaire de l'extension : BatchMail - Traitement groupé des pièces


Pour toutes les pièces commerciales client et fournisseur, les traitements possibles sont :


➡️ **Version basique (mode Envoi ou Génération - option au choix)**

✅ envoyer par mail un lot de pièces (message type + pièce jointe)

✅ générer des pièces cible à partir des pièces sélectionnées (ex : commande ⇒ facture)


➡️ **Version Premium**

✅ regrouper toutes les pièces destinées à un même contact dans un seul mail (avec possibilité de compresser les pièces jointes dans un fichier ZIP)

✅ envoyer les pièces à un email unique (en remplacement de l'email de chaque contact)

✅ envoyer les relances client sur une période échue

✅ dupliquer des pièces à une date spécifiée en paramètre

✅ éditer des documents récapitulatifs (balance, relevé de factures, liste des consos, …)


🔝 Possibilité d'upgrader de Light à Premium (via un supplément de 100€)

Acheter l'extension

TIP Cette extension fonctionne à partir des versions 15.16.xx de Gestan.

Le fichier GESTAN_BATCHMAIL.WDL doit être copié sur le répertoire suivant : C:\Users\[user]\AppData\Roaming\GESTAN_15

Le paramétrage SMTP est effectué via l'écran de paramétrage général de Gestan.

Le contenu des courriels d'accompagnement des factures sont gérés via l'écran standard des messages-type.

Attention : si vous faites des envois groupés de factures à un destinataire, bien penser à crééer un message-type adapté en utilisant les mots-clés appropriés (voir plus bas)

Utilisation de l'écran

Accès : Suivi clients → Traitements groupés

La fenêtre principale se compose de 2 parties :

  1. en partie haute, la sélection des pièces à constituer en lot
  2. en partie basse, le traitement à réaliser (génération, envoi, envoi + génération, édition)
  3. et les paramètres du traitement

Pour constituer un lot de factures, on peut les sélectionner selon les critères suivants :

  • type de pièce client ou fournisseur (devis, commande, facture, etc…)
  • statut : choix d'un statut ou d'un regroupement de statuts
  • période (mensuelle ou annuelle)
  • contact
  • filtre multi critères (montant , nature , raison sociale, nom client)

Le lot est constitué en cochant les lignes de la liste filtrée. Il est possible de sélectionner/désélectionner les lignes en cliquant sur Toutes ou Aucune.

On peut également ajouter des pièces unitairement en les sélectionnant dans la liste filtrée ou encore en sélectionnant plusieurs lignes avant de cliquer sur Ajouter au lot via le clic droit sur la liste des factures.

Depuis cette fenêtre principale, il est aussi possible d'ouvrir la Pièce et la fiche du contact lié à partir d'une ligne sélectionnée.

Le bouton Aucune permet de remettre à zéro la sélection.

Le bouton File Attente permet de consulter les envois de mail en défaut.

  • Dupliquer : Les pièces sont créées à l'identique en prenant en compte les options ci contre et la date spécifiée en paramètre

Options du traitement : conserver les notes complémentaires, les anotations, les documents liés ou consolider les pièces par destinataire.

  • Transformer : Une nouvelle pièce est générée à partir de la pièce d'origine sélectionnée, en prenant en compte le paramétrage général (par type de pièce) et les transformations possibles activées (voir Paramétrage pièces
  • Consolider : L'ensemble des pièces sélectionnées sont regroupées dans une pièce résultante.
Version Premium
* Possibilité de regrouper les factures dans un mail par destinataire (au lieu d'un mail par facture)
  • Options du traitement : compresser les fichiers PDF dans une archive unique (ZIP)
  • les nouvelles pièces sont générées et envoyées dans la foulée
  • Possibilité d'utiliser le service Brevo (ex Sendinblue) , pour Tracking des emails
Version Standard

Selon l'option choisie, on peut envoyer OU générer des pieces.

Caractéristiques de l'envoi

  • expéditeur : choisir une des adresses mail définies dans la fiche Utilisateur
  • message : sélectionner le message type parmi les messages existants pour ce type de pièce. Attention, une image dans la signature du message choisi ne sera transmise que si un lien web (et non un chemin local) est indiqué
  • sujet : on peut se servir de mots-clé pour personnaliser l'objet du mail
  • PJ : on peut ajouter un document en pièce jointe dans le mail (en plus de la facture automatiquement insérée comme pièce jointe)
  • options pour l'envoi :
    • Demander un accusé de réception,
    • Demander une confirmation de lecture,
    • Marquer le message comme prioritaure
    • Priorité haute, mémorisation de l'envoi dans la fiche Contact
    • Envoyer une copie du message à l'expéditeur
    • Ignorer le CCi automatique
    • Envoyer à un destinataire unique (en remplacement du contact), préciser le mail de destination

Mots clés spécifiques pour envoi multiples (version Premium)

%INTERVALLE_NUM_PIECES% : Intervalle des numéros de piece (plus petit au plus grand)

%INTERVALLE_DT_PIECES% : Intervalle des dates de pièce (plus ancienne à plus récente ou date unique si les 2 dates sont égales)

%MONTANT_TOTAL_TTC% : Montant total de toutes les pièces cumulées

%LISTE_PIECES_AVECSOLDE% : Détail des pièces avec solde restant à payer pour chaque pièce

%MONTANT_TOTAL_TTC_SOLDE% : Montant total du solde restant à payer pour toutes les factures cumulées


Rapport de l'envoi

Ce rapport en temps réel est affiché suite au clic sur le bouton Envoyer A la fin de l'envoi, il sera précisé combien de factures n'ont pu être envoyées et Gestan proposera automatiquement un nouvel essai au prochain démarrage.

  • Relevé de factures : Permet d'éditer un document regroupant l'ensemble des factures pour ce contact et les contacts appartenant à la même société sur une période donnée.
  • Balance client : Peut être développé sur demande
  • Liste des consos : Peut être développé sur demande

Version Date Observations
3.15.4.5 01/08/2023 Correction anomalies dans la sélection et optimisations, ajout de l'exclusion CCi automatique
3.15.4.0 15/06/2023 Correction anomalies dans la génération, optimisations diverses sur le temps de chargement
3.15.3.0 15/06/2023 Modifications mineures, intégration composants Licence et Brevo
3.15.2.0 31/10/2022 Mise à niveau version A1
3.15.1.5 15/09/2022 Nouvelles fonctionnalité d'édition de documents récapitulatifs
3.15.1.4 12/04/2022 Regroupement de pièces comme pièces jointes au mail, par destinataire commun + sélection de pièces à relancer
3.15.1.3 03/03/2022 Traitement des autres pièces commerciales en plus des factures, possibilités de dupliquer et générer des pièces
3.15.1.2 03/12/2020 Ajout de la date de dernier envoi + sélection possible par dates + gestion envois précédents
3.15.1.1 04/09/2020 Première version de production

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  • Dernière modification : 2023/08/02 15:51
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