Export des données comptables

Cet écran permet de générer un fichier d'export, au format du logiciel de votre service comptable.

Il génère les mouvements comptables à partir des factures et avoirs client, factures fournisseurs, et des écritures, selon les règles classiques de la comptabilité en partie double.

Sont disponibles les formats suivants :

• XIMPORT format relativement universel, utilisé notamment par CIEL / EBP / SAGE (fichier .txt)
• SAGE Coala (fichier .txt)
• CEGID Expert (Grand Livre Excel - Format 2) (fichier .xls)
• APISOFT Winapi Huit (ficher .txt, avec séparateur “;”)
• CER France POMO Comptabilité (fichier .txt)
• QUADRATUS QuadraCompta (fichier .txt)
• WINFIC V2.10 et + et WINSIS (Fiducial) (fichierEcriture.win)
• W-DIAMANT Comptabilité (fichier .xls)
• ISTEA Comptabilité (fichier .xls)
• EBP V3 pour Windows (fichier .txt)
• Fiscal légal (FEC) (fichier .txt)
• IBIZA Comptabilité SaaS (fichier.csv)
• CADOR DORAC (fichier .txt)
• ISTEA 2016 (fichier .txt)
• CIEL Compta Evolution (fichier.txt
• SuiteExpert d'ACD (fichier .xls)
• ISACOMPTA d'Agiris/Isagri (.ecr)

Prenons un exemple simple, pour fixer les idées, d'une écriture sous Gestan et de sa traduction comptable.

Par exemple, vous émettez une facture pour un montant de 55,00 euros TTC (45,99 HT, et 9,01 de TVA), comportant une partie de prestation de service pour 45 euros, et une partie de vente de pièces pour 10 euros

Lors de l'export XIMPORT, Gestan va générer :

• un mouvement de débit de 55,00 au compte “Clients et comptes rattachés”
• un mouvement de crédit de 9,01 au compte “TVA collectée”
• un mouvement de crédit de 49,99, au compte “production vendue”

Au moment où votre client vous paye, la comptabilisation donnerait lieu à deux nouveaux enregistrements :

• un mouvement de débit de 55,00 au compte “banque”
• un mouvement de crédit de 55,00 au compte “Clients et comptes rattachés”

Il est possible d'aller plus loin encore. Si vous vouliez traiter vos ventes de prestation et vos ventes de matériel dans des comptes comptables différents (dans le cas ci dessus, nous pourrions souhaiter générer, au lieu d'un mouvement de 49.99 au compte “production vendue”, un mouvement de 37,63 au compte “prestations vendues”, et un mouvement de 8,36 au compte “matériel vendues”), les liaisons comptables permettent d'associer un produit, ou une famille de produits, à un compte du plan comptable.

Pour les écritures, les comptes de plan comptable sont déduits de l'imputation de l'écriture. Mais il est possible d'aller beaucoup plus loin dans le paramétrage, via les liaisons comptables, qui permettent de déterminer un compte de vente et/ou d'achat pour la famille de produit ou le produit, le type comptable de client, et le caractère export ou pas de l'opération.

Il est donc nécessaire, préalablement à l'utilisation de l'écran, d'avoir paramétré les correspondances entre les imputations, les comptes de plan comptable et ceux de contrepartie, et les codes journaux (voir chapitre “comptabilité”), et éventuellement les liaisons comptables complémentaires nécessaires.

Bien que nous ayons mis dans la présente aide un certain nombre d'exemple dans le but de facilité la compréhension de la mécanique comptable, ce paramétrage pourra paraître abscons aux personnes ne pratiquant que peu, ou pas, le noble art de la comptabilité en partie double : nous leur recommandons de l'effectuer avec la collaboration, ou la complicité, selon les cas, de leur comptable habituel, à qui il paraîtra d'une simplicité quasi-évangélique. Beaucoup de temps, et de cheveux, économisés !

En haut de l'écran est affiché le régime de TVA déclaré dans le paramétrage général. En TVA sur encaissement, seules seront prises en compte les pièces (factures, avoirs, factures fournisseur et avoirs fournisseur)réglées. Dans le cas contraire, toutes les pièces avec statut transmis seront prises en compte.

Cochez Seulement nouveaux pour n'exporter que les pièces et les écritures qui n'ont pas encore été exportées.

Cochez Simple pour ne générer qu'une écriture par pièce sur l'imputation de la pièce, au lieu d'une écriture par ligne de pièce, sur le compte de produit. Par exemple, vous faites une facture comportant trois lignes de factures. La génération des mouvements produirait trois écriture HT au crédit du compte de produits, une écriture HT au crédit du compte de TVA collectée, et une écriture TTC au débit du compte client (41). Si la case Simple est cochée, une seule ligne sera générée sur le compte de produit, au montant total HT de la facture.

Choisissez les dates début et fin de la Période que vous voulez exporter (généralement les dates début et fin de votre exercice, mais vous pouvez faire un export mensuel, ou selon toute autre périodicité).

Si vous cochez Suffixer les comptes des écritures sur les comptes de tiers seront suffixées avec l'id du contact concerné. Par exemple, vous avez une facture pour votre client M. Dupont, id 567, et supposons que votre compte collectif client soit le 411. Dans l'export, les écritures concernant M. Dupont seront liées au compte 411 suffixé de l'ID client, soit 411567. Et si vous cochez Séparateur, un tiret sera ajouté entre les deux, soit 411-567, plus lisible.

Si Suffixer n'est pas cochée, alors vous pourrez utiliser la case Sans tiers, qui permet de ne pas générer les écritures sur les comptes de tiers. Classiquement, les écritures correspondant à une facture client sont un crédit HT sur le compte de produit, un crédit TVA sur le compte de TVA, un débit TTC sur le compte banque, et une paire débit/crédit TTC sur le compte de tiers. Cocher cette case permet de supprimer ces écritures sur le compte de tiers.

Cochez Remplacer libellés opérations pour remplacer les libellés opérations par le libellé des tiers.

Le bouton “Générer” permet de générer le fichier prêt à être exporté. Ce fichier est généré à partir des enregistrements pièces (facture client, avoirs, facture fournisseur, avoirs fournisseur) et écritures.

Les pièces sont, comme les écritures, rattachées à des imputations, qui permettent de déduire le compte principal, le compte de contrepartie, et le code journal. Le rattachement des pièces aux imputations est effectué automatiquement, par la première écriture rattachée à la pièce. Par exemple, si vous enregistrez une facture EDF, puis une écriture au débit de votre compte bancaire pour payer cette facture, rattachée à l'imputation “EDF”, la facture sera rattachée automatiquement à la même imputation. Dans le cas des pièces sans écritures (par exemple une facture que vous avez reçue mais pas encore réglée), un écran intermédiaire vous invitera à saisir manuellement l'imputation de la pièce.

La table affiche les informations suivantes :

• ID de mouvement : il est généré automatiquement, et n'est pas mémorisé
• le code journal : il est déduit de l'imputation de la pièce, ou de l'écriture
• date d'écriture : la date de pièce ou d'écriture
• date d'échéance : date d'échéance de pièce
• numéro de pièce : le numéro de la pièce, pour une pièce, ou le numéro de pièce liée à l'écriture, pour une écriture. Ce numéro de pièce est constitué d'une lettre et de chiffres. C'est le numéro interne de la pièce, préfixé par “C” (facture client), “A” (avoir client), “F” (facture fournisseur), “W” (avoir fournisseur).
• numéro de compte : le code du compte de plan comptable, éventuellement suffixé de l'ID client.
• libellé : le libellé de l'écriture : nature de la pièce, ou libellé de l'écriture (ou libellé du tiers selon option)
• montant : le montant concerné
• C/D : C ou D s'il s'agit d'un crédit ou d'un débit
• pointage : le numéro de pièce s'il s'agit d'une pièce, le numéro d'écriture s'il s'agit d'une écriture. Dans ce dernier cas, elle est préfixée par “E” (E456, par exemple)
• budget : code budget (pour les écritures)
• libellé compte : le libellé du compte de plan comptable
• Euro : contient le caractère 0
• Général : le compte général
• Auxiliaire : le compte auxiliaire
• Tiers : libellé du tiers
• Mode de paiement

Lorsque la ligne a pour origine une facture client, le fond de la première colonne est coloré en vert sombre, en vert clair s'il s'agit d'un avoir client. Lorsque la ligne a pour origine une facture fournisseur, le fond de la première colonne est coloré en rouge sombre.

Le programme XIMPORT prendra en compte tout ce qui peut être lié à n'importe quelle classe comptable, sauf les comptes spéciaux, et les comptes analytiques : ces classes ne devraient pas figurer dans les imputations.

Il vous appartient de vérifier les données d'export avant de les introduire dans votre logiciel comptable !

Rien de mieux que quelques exemples pratiques pour comprendre le principe, et l'effet des multiples options du programme XIMPORT !

Dans le paramétrage comptable, nous avons les éléments ci-dessous :

Et pour les imputations :

Prenons pour exemple la facture ID 1 ci-dessous, constituée de trois lignes : une lignes concernant un produit relié à la famille “Prestations”, deux lignes concernant des produits liés à la famille “Fournitures”.

Cette facture, pour le moment, n'est pas réglée.

Générons maintenant un export XIMPORT, et prenons pour commencer l'option simple. Voilà ce que cela donne :

La facture n'étant pas réglée, elle est reliée par défaut (voir paramétrage comptable) à l'imputation “Recette professionnelle”, elle même reliée au compte 70 (vente de produits fabriqués), et au compte de contrepartie 41 (clients et comptes rattachés).

L'export a généré :

• une écriture du montant TTC total au débit sur le compte 41, déduit de l'imputation de la facture
• une écriture du montant de TVA total au crédit du compte 445, paramétré comme compte de TVA en attente
• une écriture du montant HT total au crédit du compte 70, déduit également de l'imputation de la facture

Si nous décochons la case Simple, voilà ce que cela donne :

Nous avons maintenant 5 lignes, car la ligne du montant HT total au crédit du compte 70 a été détaillée en trois lignes des montant HT des lignes de facture

• une ligne de 200 HT pour la première ligne de la facture, au crédit du compte 70
• une ligne de 125 HT pour la deuxième ligne de la facture, au crédit du compte 70
• une ligne de 50 HT pour la troisième ligne de la facture, au crédit du compte 70

Nous pouvons aller plus loin dans ces affectations, à l'aide de l'écran des Liaisons comptables.*

Via cet écran, lions la famille “Presta MO” au compte 706 (ventes de prestation), et la famille “Produits” au compte 707 (ventes de marchandises) comme ci-dessous.

(il aurait été possible de ne lier qu'une seule famille, de la lier aussi à un compte d'achat, ou de lier un produit au lieu d'une famille).

Voici ce que donne le nouvel export :

On voit que les comptes de plan des lignes de facture sont passées du compte générique 70 (qui était le compte lié à la facture via l'imputation “recette professionnelle”) aux comptes spécialisés 706 et 707, c'est plus précis.

Ici, nous avions coché Suffixer et avec séparateur, le compte 41 a donc été suffixé avec l'ID client (ici : 2), pour donner 41-2.

Ça va ? Continuons !

Maintenant, le client règle votre facture (cela arrive !).

Restons simple, il la règle en une fois. L'encaissement génère une écriture du montant TTC de la facture, ici sur le compte “Banque pro” et avec l'imputation “Recettes pro”, cette fois explicite.

L'export donnera le résultat suivant :

On voit que quatre mouvements ont été générés en plus, correspondant à l'enregistrement de l'encaissement de la facture :

• une du montant TTC au crédit du compte client 41
• une du montant TTC au débit du compte 51, qui est le compte rattaché au compte bancaire
• une du montant de la TVA au crédit du compte TVA 445 (ici, c'est le compte de TVA collectée)
• une du montant de la TVA au débit de ce même compte 445 (ici, c'est le compte de TVA collectée en attente)

Ces deux dernières écritures sont sur le même compte 445 car nous avons pris le même compte pour la TVA collectée et la TVA collectée en attente.

Si votre entreprise est au régime de TVA sur les encaissements : nous préconisons d'utiliser deux comptes TVA collectée différents pour :

• la TVA collectée en attente, qui sera créditée en date de facture
• la TVA collectée, qui sera créditée en date de règlement, la TVA collectée en attente sera alors débitée (soldée) à cette même date de règlement. Cela permet d'avoir une vision plus nette de :
  • la TVA que vous avez facturée (TVA collectée en attente)
  • la TVA que vous avez encaissée et que vous devez à l'état (TVA collectée)

Si votre entreprise est au régime de TVA sur les débits :

• Le compte de TVA collectée en attente ne sera jamais mouvementé.
• Le compte de TVA collectée sera crédité en date de facture.
• l'écriture de règlement ne mouvementera pas les comptes de TVA.

Si vous ne vous souciez pas d'avoir des comptes de tiers, décochez la case “Suffixer et cochez la case Sans tiers. Voilà le résultat :

Les deux écritures sur le compte de TVA collectée et en attente (445), de même montant, l'une au crédit et l'une au débit, ont été supprimées de l'export. : cette case devrait porter un autre nom !

Et si nous cochons (qui s'en dédit) à nouveau sur la case Simple, voilà ce que cela donne :

Nous retrouvons trois écritures seulement, les écritures sur les comptes 706 et 707 ayant été regroupées en une seule écriture sur le compte 70 (nonobstant les liaisons comptables existantes, en l'occurrence pour les deux familles de produit).

Si nous cochons maintenant Remplacer libellés opération, le libellé du tiers vient remplacer le libellé de l'opération.

Nous avons vu le principal, mais c'est pas finiiiiiiiiiiiii !!……

Le principe est identique pour un avoir client.

Voila le résultat pour un avoir ID 3 de 10 euros HT, remboursé par un chèque sur votre compte pro.

On voit en vert clair les trois écritures n°2 générées par l'existence de l'avoir ID3, et les deux écritures n°4 générée par le remboursement de l'avoir.

On regarde ce que ça donne avec une facture fournisseur ? Le principe est le même, mais pas les comptes.

Prenons l'exemple d'une facture que vous recevez de votre fournisseur et que vous enregistrez dans Gestan. Elle comporte deux lignes, l'une concernant un produit de la famille “Prestation”, l'autre concernant un produit de la famille “Fournitures”.

L'export va donner le résultat suivant :

• une écriture du montant TTC sur le compte 31, matière premières et fournitures (déduit de l'affectation par défaut des pièces fournisseur)
• une écriture du montant HT de la première ligne de produit au débit du compte 60 (déduit de l'affectation par défaut des pièces fournisseur)
• une écriture du montant HT de la seconde ligne, idem
• une écriture du montant de la TVA au débit du compte 445

Quand vous la réglez, les mouvements liés à l'écriture sont générés dans l'export :

• une écriture du montant TTC au crédit du compte de banque 51, lié au compte sur lequel vous avez réglé la facture fournisseur
• une écriture du montant TTC au débit du compte fournisseur 40
• une écriture du montant de TVA au crédit du compte 445
• une écriture du montant de TVA au débit du compte 4456

De la même façon que dans les pièces clients, vous pouvez affiner le calcul de la TVA et de la TVA en attente en utilisant deux comptes différents :

• la TVA récupérable en attente sera débitée en date de facture
• la TVA récupérable sera débitée en date de règlement. La TVA récupérable en attente sera alors créditée (soldée) à cette même date de règlement.

Si vous souhaitez vous limiter à l'essentiel, cochez Simple, et Sans tiers. Ci-dessous le nouvel export.

Comme dans le cas des factures client, les lignes de factures sont regroupées en une seule ligne (coche “simple”), et les écritures s'annulant sur comptes de tiers sont exclues (coche “sans tiers”). Cela donne :

Beaucoup plus simple, mais ça ne plaît pas à tous les comptables, spécialement les plus amoureux des cyclorrhaphes !

Reste les écritures qui ne sont pas liées à des pièces. Par exemple, un apport au capital de la société, un achat de terrain, etc.

Là, il y a deux cas : soit l'imputation a été saisie sans compte de contrepartie, soit elle en a un.

Dans le cas où il n'y a pas de compte de contrepartie, nous avons ce résultat :

Dans cet exemple, il s'agit d'un paiement effectué pour une reprise, classé sur une imputation “fonds commercial” lié au compte 207 - compte d'immobilisation, sans compte de contrepartie. C'est un exemple qui arrive ?

Dans l'autre cas, si nous avions précisé un compte de contrepartie, nous aurions le résultat suivant :

Ici, nous avons paramétré un compte 409 en contrepartie du compte 207, c'est absurde mais c'est pour l'exemple. Nous avons maintenant nos trois écritures précédentes, avec une paire d'écritures symétriques supplémentaires sur le compte de contrepartie 409. trouver un autre exemple moins absurde ?

Voilà, nous avons fait le tour des choses importantes, vous pouvez jetez votre tube d'aspirine à la poubelle, il est vide ! Ça a l'air un peu compliqué, comme ça, ….et ça l'est. Mais c'est un outil redoutablement puissant pour vérifier l'orthodoxie d'une comptabilité.

___

* Les Laisons Comptables, moins dangereuses que d'autres, sont une idée de GM Service, que nous remercions grandement.

Le fichier XIMPORT est un fichier texte de type SDF (sans délimiteur fixe) et la taille d'un enregistrement ne doit pas dépasser 137 caractères.

Un enregistrement XIMPORT est structuré de la façon suivante :

* seulement pour le format Ciel 2003.

Les données numériques sont alignées à droite, les autres données à gauche.

53HA20090106200801062152        401000     Facture EDF 2152               1196.00C2152              Fournisseurs divers               O2003
53HA20090106        2152        606100     Facture EDF 2152               1000.00D2152              Fournitures non stock. eau, énergiO2003
53HA20090106        2152        445664     Facture EDF 2152                196.00D2152              Tva déductible 19.6 %             O2003

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