Norme SEPA

Gestan sait générer automatiquement les fichiers XML destinés aux prélèvements ou aux virements SEPA.

Cela vous permet, en une seule opération, de prélever vos clients des montants dont il vous sont redevables, ou de régler ce que vous devez à l'ensemble de vos fournisseurs.

La réalité est cependant un peu moins idyllique, car cette norme, conçue par des ânes, a été mise en place de manière très chaotique et il lui a fallu trois ans pour atteindre un état relativement stable (cf infra).

Le principe est le suivant :

  • vous enregistrez les factures client ou fournisseur, avec le mode de paiement “prélèvement”
  • vous sélectionnez les pièces que vous voulez prendre en compte (factures client ou factures fournisseur) et générez un fichier de prélèvements (vous êtes payés), ou de virements (vous payez), au format XML via Gestan.
  • vous transmettez ce fichier à votre banque par le back-office fourni par cette dernière
  • et voilà !

Le SEPA est la norme qui remplace le norme CFONB depuis août 2014. Censée être un “langage européen”, identique pour toutes les banques. La réalité est moins idyllique : certaines banques ont des règles qui leur sont propres, et tel fichier accepté chez la banque X sera refusé par la banque Y (qui vous facturera en plus des frais de rejet, il n'y a pas de petits profits).

Dans certaines banques, le BtoB passe parfaitement bien, dans d'autres, il vous faut contacter votre conseiller bancaire pour qu'il mette en place la possibilité de traiter du BtoB sur votre compte, même si c'est un compte pro. Certains clients, par ailleurs, peuvent refuser de voir leur prélèvement traité en BtoB, et exiger un traitement en BtoC. En effet, il y a davantage de possibilité de recours en BtoC qu'en BtoB, et apparemment il suffirait que le paiement soit en BtoC pour bénéficier de ces avantages, alors même qu'on est en entreprise.

Nous vous recommandons donc vivement d'interroger votre banque pour vous assurer des règles qui prévalent chez elle (et qui ne dépendent pas de Gestan).

Lorsque vous voulez prélever vos clients via des prélèvements SEPA, il faut tout d'abord obtenir un ICS (Identifiant Créancier SEPA), à demander à votre banque référent (en France, c'est la Banque de France). Enregistrez cet ICS dans le paramétrage général de Gestan (paramétrage général, onglet identité de l'entreprise).

Ensuite, faites signer à chacun de vos clients un mandat SEPA, et enregistrez pour chaque client :

- ses informations bancaires dans l'onglet “Infos commerciales” de la fiche contact :

  • le BIC et l'IBAN.

- ses informations SEPA, via la sélection du moyen de paiement prélèvement et un clic sur le bouton de saisie des paramètres ci-dessous :

  • la date de signature du mandat. Théoriquement, un mandat est automatiquement caduque au bout de 36 mois d'inactivité.
  • le n° de référence unique de mandat (RUM). Il s'agit d'un identifiant sur 35 caractères.

Le couple ICS/RUM doit être unique pour chaque contact. Apparemment, vous pouvez utiliser une RUM unique pour toutes les opérations pour le client, sans distinction de nature. Vous pouvez, par exemple, utiliser comme RUM un libellé correspondant au service que vous apportez au client, ou votre raison sociale, avec la date/heure de signature, par exemple (pour votre client, cela lui sera plus utile qu'une codification absconse qu'il retrouvera sur son relevé de compte).

Ouvrez l'écran, sélectionnez un sens de virement et une plage de dates, puis cliquez sur Afficher.

Sélection des pièces

Ici, nous avons sélectionné Prélèvement. Toutes les factures en prélèvement non encore réglées de la plage de date sélectionnée sont affichées, avec les informations SEPA correspondantes.

Le Compte est le compte bancaire pour lequel vous voulez réaliser l'opération.

Pour ce qui est de la date d'opération (date à laquelle l'opération de prélèvement est demandée), elle est pré-affichée au lendemain de la date du jour. En effet, certaines banques refusent les prélèvements à la date du jour. Mais vous pouvez la changer si votre banque l'accepte.

Le type d'opération permet de choisir entre Core, BtoB, ou Auto. Vous pouvez générer des prélèvements “CORE” pour vos clients particuliers et professionnels, mais vous ne devriez générer des prélèvements “BtoB” que pour des clients professionnels. Certaines banques acceptent des fichiers comprenant des prélèvemente CORE et BtoB, d'autres demandent deux fichiers différents. Si vous choisissez Auto, Gestan va vous générer un prélèvement BtoB pour tous vos contacts déclarés comme entreprise, et Core pour les particuliers. Une bonne option est de choisir Core de manière générale.

La coche Ajout ID permet d'intégrer le n° de la pièce dans le libellé “Nature”. Dans cet exemple, les libellées “Nature” ci-dessus sont tous préfixés de Cxxxx, avec xxxx= n° de la facture. C'est quelquefois pratique.

Les coches Voir les pièces réglées et voir tous les modes devraient être toujours décochées, car elles permettent, pour l'une, de ne voir que les pièces non encore réglées, et pour l'autre de ne voir que les pièces avec pour mode de paiement le prélèvement SEPA.

La coche Non échues permet d'intégrer à la remise, ou pas, les pièces qui sont échues à la date d'opération spécifiée.

L'écran présélectionne les pièces qui devraient faire partie de la remise. Sont exclues de la pré-sélection celles qui sont déjà réglées, ou pour qui manquent les informations bancaires ou SEPA.

Vérification de la récurrence

La norme SEPA comprend une notion de récurrence : il faut théoriquement traiter séparément les clients que vous prélevez la première fois, la dernière fois, ceux que vous prélevez de manière récurrente ou de manière ponctuelle. Complication totalement inutile et interprétée différemment par chaque banque, mais c'est comme ça…

La théorie est qu'il faut prélever en FIRST les clients que vous prélevez pour la première fois, mais que vous entendez prélever de façon récurrente. Ensuite, vous devrez passer en RECUR, puis en FNAL quand ce sera le dernière prélèvement. Pour un prélèvement ponctuel, c'est du OOFF, bien sûr…

Gestan calcule la récurrence probable : si une facture précédent la facture concernée est trouvée avec un mode de paiement par prélèvement, la récurrence est mise à RECUR, sinon elle est mise en FIST. Il va de soi que le contrôle de la récurrence et le signalement des prélèvements FNAL ou 00FF doivent être effectués par l'opérateur.

TIP Le clic droit sur la table dispose de pas mal d'options pratiques.

TIP Le séquençage en FIRST puis RECUR n'est plus obligatoire : vous pouvez passer vos demandes directement en RECUR

Obtention des résultats

Le bouton Exporter permet de générer fichier SEPA_xxxxxx_[date]_[heure].txt est produit dans le répertoire de sortie. C'est ce fichier, qu'il vous faut transmettre à votre banque.

Il est vivement recommandé d'éditer l'état correspondant FAC5, afin de conserver une trace des demandes de virement émis. En effet, tant que vous n'avez pas indiqué qu'une facture est encaissée, vous pouvez effectuer une demande de virement (vous pourriez effectuer cette demande en double).

A la fin du traitement, le programme vous demandera également si vous voulez valider la remise : cela consistera juste à enregistrer le n° de bordereau SEPA, qui sera incrémenté de 1 à la prochaine remise.

La norme SEPA

Billet d'humeur (mauvaise)

Rarement une norme n'aura autant justifié l'adage ronchon “c'était mieux avant”, tellement elle est foireuse.

Avant le SEPA, jusqu'en 2014, les banques utilisaient le format CFONB. C'était un fichier à plat, simple, et lisible. Mais les instances européennes ont un jour remarqué, qu'il n'existait pas de norme interbancaire pour les prélèvements. Horreur !

Ces instances ont alors demandé aux banques membres de l'EPC (European Payment Concil, rien que le titre donne envie d'apprendre à jouer au foot) de produire une norme qui soit comprise à la fois par les banques Suisses, Slovaques, Allemandes, Italiennes, Roumaines, Bulgares, et même par les Françaises.

C'est là que le désastre commence : au lieu de réfléchir beaucoup pour arriver à quelque chose de simple, comme par exemple une sorte de CFONB amélioré, les banquiers ont retenu le maximum d'informations inutiles et compliquées, comme le n° RUM ou l'information de récurrence, dont personne n'a tellement rien à cirer qu'elle est plus ou moins détournée, ainsi que l'information de type d'opération, et ils ont mis cela dans le format qui était le plus à la mode à l'époque, le format XML qui n'est en rien plus sûr qu'un fichier à plat classique, mais juste beaucoup moins lisible.

Mal conçue au départ, la norme SEPA a été modifiée au fil de l'eau, les absurdités majeures en étant retirées au fur et à mesure des protestations. Elle norme a suscité tant de problèmes que son adoption, prévue le 1/2/2014, a du être décalée de 6 mois, au 31/7/2014. Et naturellement, aucun responsable de cette usine à gaz, dont les coûts sont uniquement supportés par les entreprises, n'a été viré (Napoléon l'aurait fusillé).

S'y ajoutent des questions de sécurité importantes : toute personne disposant de votre numéro de compte peut l'intégrer dans un fichier de remise SEPA. Si vous surveillez vos relevés de compte attentivement, comme la plupart des entreprises, le prélèvement frauduleux ne vous échappera pas. Mais s'il s'agit d'un prélèvement de 5 euros sur un compte de particulier avec une RUM du genre CEA047ETGRZNJLFRZK, il y a de forte chance que vous n'interrogiez pas votre banque. Et ce mécanisme peut avoir un autre intérêt : imaginez un État ne pouvant plus régler ses dettes, pour toute raison imaginable. Il lui suffira de disposer d'un listing des IBAN, et d'émettre un décret, pour prélever directement sur tous les comptes, en une fraction de seconde, aucun dépôt n'étant garanti au delà de 100.000 euros. Magique.


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  • Dernière modification: 2018/09/21 20:14
  • par ics01