Ecritures comptables

Les écritures comptables représentent les flux qui entrent et sortent de vos comptes bancaires ou de votre caisse.

Plusieurs écrans sont dédiés à la saisie de ces mouvements.

Utilisation en mode de saisie normale

L'écran présente les écritures enregistrées, pour le mois et le compte sélectionné.

La combo 1 permet de filtrer les écritures en fonction du mode de paiement.

La liste 2 affiche les comptes bancaires non clôturés. Le menu contextuel permet de tous les afficher.

La zone de recherche 3 permet de filtrer les écritures selon la chaîne saisie (Recherche combinée sur le tiers, le libellé le n° de chèque ou de remise, le montant TTC ou l'ID de l'écriture).

Sur le côté droit de l'écran 4 est affiché le montant du solde du dernier arrêté de compte pour le compte sélectionné dans la liste, ici 970 euros au 01/02/18 pour le compte “Banque Pro”.

Le champ “Solde courant” est ce montant de dernier arrêté de compte, augmenté de toutes les écritures au crédit du compte et diminué de toutes les écritures au débit du compte, pour toutes les écritures dont la date de mouvement est postérieure strictement à la date de l'arrêté de compte. Ici, le solde courant est de 1450 euros, c'est à dire le solde précédent de 970 euros, plus les 480 euros de recette qui ont été enregistrés, mais à une date postérieure à celle du dernier arrêté de compte (01/02/2018).

Utilisation en mode de pointage

Le “pointage” des écritures (ou “rapprochement”) consiste, quand vous avez reçu votre relevé de banque, à contrôler que les écritures saisies correspondent bien avec le relevé, et que vous avez bien enregistré toutes les écritures figurant dans le relevé.

Lorsque vous cliquez sur le bouton Pointage, Gestan vous demande si vous voulez pointer des écritures pour le relevé en cours, ou pour un nouveau relevé. Dans ce dernier cas, répondez “Oui”, et saisissez la date de dernier relevé et le montant du solde.

Sur cet écran ci dessous, nous sommes passés en mode Pointage, et nous voulons pointer les écritures d'un nouveau relevé, avec un solde de 1450 € au 02/02/2018.

De nouveaux champs sont affichés :

  • Précédent : le solde du relevé de compte précédent, en l'occurrence 1250 euros au 31/01/2018.
  • Comptabilisé : solde précédent, diminué des débits et augmenté des crédits postérieurs à la date de fin du relevé précédent (31/01/18). Affiché en vert, cela veut dire que nous avons enregistré correctement les écritures.
  • Pointé : solde précédent, diminué des débits pointés et augmenté des crédits pointés, postérieurs à la date de fin du relevé précédent. Affiché en vert, cela veut dire que nous avons pointé correctement les écritures, comme dans ci-dessous.

Le bouton Relevés affiche la liste des relevés de compte.

Options disponibles dans les menus contextuels

Le menu contextuel de l'écran

Afficher permet d'afficher une colonne supplémentaire dans la table, contenant au choix : le n° de chèque, le n° de remise, le code budget, la liaison projet ou pièce.

Solde courant permet d'afficher le solde courant soit en ne tenant compte que des écritures du mois affiché, soit en tenant compte de celles du mois et de toutes les suivantes.

Le menu contextuel de la table

  • Totaliser la sélection effectue le total des lignes sélectionnés (multisélection possible)
  • Lier l'écriture permet de rattacher une écriture à une pièce client ou une pièce fournisseur, et/ou à un projet et une tâche. Lorsque Gestan génère une écriture depuis le bouton Encaisser de la liste des factures, le rattachement est automatique.
  • Mode masque permet de masquer/démasquer les écritures avec un double-clic. C'est très pratique au moment du pointage des écritures.
  • Passer après la fin d'arrêté permet de passer toutes les écritures non-pointées après la date de fin d'arrêté. C'est très pratique à la fin d'un pointage, pour déplacer toutes les écritures qui avaient été enregistrées à tort avec des dates trop précoces.
  • Pour la sélection, il est notamment possible de changer l'imputation.
  • Imprimer le chèque permet d'imprimer le chèque correspondant à l'écriture sélectionnée sur un papier pré-imprimé.
  • Imprimer la liste regroupe différents états comptables.

Ecran fiche

L'imputation est un libellé “en clair” qui permet de faire le lien entre l'écriture, son code comptable, et son code de contrepartie. Ici, nous avons paramétré “Recette pro” sur le compte 70 (Vente de produits), avec une contrepartie sur le compte 41 (Clients et comptes rattachés). Un clic droit sur la combo “Imputation” permet de créer de nouvelles imputations, si nécessaire.

Le régime permet de distinguer s'il s'agit d'arrhes, d'acompte, ou d'autre chose.

Le tiers est la personne concernée par l'écriture, celle qui vous règle ou celle que vous payez.

Le mode de paiement conditionne la saisie d'informations en rapport. Ici, le mode de paiement “par chèque” permet de saisir un code banque, un n° de chèque, et un éventuel n° de bordereau de remise.

TIP La zone “Code banque” n'est affichée que si vous avez saisi au moins un code banque !

La TVA peut être préaffichée en fonction de l'imputation. Pour les TVA qui ne sont pas aux taux standards, sélectionnez “Autre” dans la combo TVA : vous pourrez alors saisir séparément un montant TTC et un montant HT, le taux définitif de la TVA sera calculé au moment de la validation de l'écriture.

Saisie d'un montant en devise étrangère

Dans Gestan, l'ensemble des données comptables est stockée dans la devise spécifiée dans le paramétrage général. Mais comment réaliser un encaissement dans une autre monnaie que la monnaie de référence ?

Pour ce faire, une fois que le montant est renseigné dans la zone Montant TTC, faites un clic droit sur la zone (ou utilisez la touche F2), qui ouvrira l'écran ci-dessous.

Indiquez la devise dans laquelle vous voulez convertir le montant initial. Dès que le code devise est renseigné, soit un taux de change précédemment enregistré dans la base est affiché (la bulle d'aide de (2) précise les éléments de l'enregistrement), tandis que le bouton (1) permet de rechercher le taux de change à la date du jour (via Reuters).

Si le client vous règle, saisissez le montant dans la zone Réglé. La zone A rendre vous affiche alors le montant que vous devez rendre. Dans notre exemple, le règlement d'une facture de 120 EUR au 19/02/2019, si le client règle en USD, le montant de sa facture est de 136,08 USD. S'il nous paye de 150 USD, alors il faut lui rendre 12.28 EUR.

Le bouton Valider alimentera la zone Montant TTC de la fiche écriture avec le montant converti.

Liaison entre factures et écritures

Quand vous utilisez le bouton d'encaissement de la liste des factures, une écriture est générée, avec une liaison automatique vers la facture réglée : lorsque vous demandez l'affichage des paiements pour telle ou telle pièce, cela permet d'afficher les écritures liées à la pièce.

Il est possible de supprimer et de créer manuellement ces liaisons. En cas de création d'une liaison vers une facture, qui solderait la facture, le statut de la facture sera mis à “réglé”. En cas de suppression d'une liaison vers une facture réglée, le statut de la facture sera mis à “règlement en attente”.

Astuces pour la gestion des écritures

TIP Mémoriser les codes banques des chèques qui vous sont remis. Pour ceci, faites un clic droit sur la zone “code banque”.

TIP Génération automatique des écritures récurrentes. Pour des écritures récurrentes, par exemple vous versez votre loyer par prélèvement le 5 du mois, vous pouvez générer automatiquement l'écriture correspondante, via le clic droit sur la liste. Voir en complément la documentation des actions planifiées.


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  • Dernière modification: 2019/08/01 01:54
  • par ics01