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Ecritures comptables

Les écritures comptables représentent les flux qui entrent et sortent de vos comptes bancaires ou de votre caisse.

Plusieurs écrans sont dédiés à la saisie de ces mouvements.

L'écran présente les écritures enregistrées, pour le mois et le compte sélectionné.

La combo 1 permet de filtrer les écritures en fonction du mode de paiement, tandis que la combo 2 permet de filtrer par sens

La liste 3 affiche les comptes bancaires non clôturés.

Le menu contextuel de la liste (ci-dessous) permet de tous les afficher.

La zone de recherche 4 permet de filtrer les écritures selon la chaîne saisie (Recherche combinée sur le tiers, le libellé le n° de chèque ou de remise, le montant TTC ou l'ID de l'écriture).

Sur le côté droit de l'écran 5 est affiché le montant du solde du dernier arrêté de compte pour le compte sélectionné dans la liste.

Le champ “Solde courant” est ce montant de dernier arrêté de compte, augmenté de toutes les écritures au crédit du compte et diminué de toutes les écritures au débit du compte, pour toutes les écritures dont la date de mouvement est postérieure strictement à la date de l'arrêté de compte.

Le “pointage” des écritures (ou “rapprochement bancaire”) consiste, quand vous avez reçu votre relevé de banque, à contrôler que les écritures saisies correspondent bien avec le relevé, et que vous avez bien enregistré toutes les écritures figurant dans le relevé.

Le 02/05/2018, nous recevons l'arrêté de compte de notre banque, qui nous dit que nous avions 1000 euros sur notre compte en banque au 01/04/2018, et euros au 30/04/2018.

Nous allons procéder au pointage du relevé de banque, ou au rapprochement bancaire. Pour ce faire, nous cliquons sur le bouton Pointage de l'écran liste des écritures. Gestan nous propose de créer un arrêté de compte.

L'arrêté de compte reprend les informations de solde fournies par la banque. Nous le saisissons comme ci-dessous :

Cela nous permet de retourner sur l'écran liste des écritures en mode pointage. En haut de l'écran, un point rouge clignote, qui nous indique que nous sommes en mode pointage, et que les montants pointés ne sont pas cohérents avec l'arrêté de compte saisi.

Nous constatons que notre relevé de banque mentionne bien nos deux écritures, l'achat de consommable et le règlement client. Nous effectuons donc un double-clic sur ces écritures, ce qui permet de les enregistrer comme étant pointées. Le point rouge passe alors au vert, pour signaler que les montants pointés sont corrects par rapport à l'arrêté de compte.

Si nous ouvrons l'écran liste des relevés de compte via le bouton “Relevés” de la table des écritures, nous pouvons constater que les écarts par rapport au solde pointé et au solde comptabilisé sont nuls, ce qui est parfait.

Le bouton Relevés affiche la liste des relevés bancaires pour le compte sélectionné.

  • Totaliser la sélection effectue le total des lignes sélectionnés (multisélection possible)
  • Lier l'écriture permet de rattacher une écriture à une pièce client ou une pièce fournisseur, et/ou à un projet et une tâche. Lorsque Gestan génère une écriture depuis le bouton Encaisser de la liste des factures, le rattachement est automatique.
  • Mode masque permet de masquer/démasquer les écritures avec un double-clic. C'est très pratique au moment du pointage des écritures.
  • Passer après la fin d'arrêté permet de passer toutes les écritures non-pointées après la date de fin d'arrêté. C'est très pratique à la fin d'un pointage, pour déplacer toutes les écritures qui avaient été enregistrées à tort avec des dates trop précoces.

Le menu Pour cette écriture permet de :

  • planifier une écriture : c'est à dire d'enregistrer une écriture récurrente. Par exemple, si vous payez un abonnement de téléphone chaque mois, vous pouvez enregistrer un décaissement mensuel qui sera généré automatiquement
  • budgétiser : c'est à dire déclarer que l'écriture considérée est récurrente, et en tenir compte dans vos prévisions de trésorerie (ce menu n'est activé qu'en présence de l'extension GESTAN_TRESO).
  • ventiler explicitement : c'est à dire déclarer la “composition” d'une écriture, par exemple déclarer que sur une facture d'abonnement internet, XXX euros sont concernés par une tva à 20%, et YYY euros par une TVA à 10%. La ventilation d'une écriture de TVA à décaisser ou remboursée par l'état n'est pas autorisée.

Le menu Pour la sélection permet entre autre de modifier en bloc une sélection d'écritures, par exemple changer leur imputation.

Le menu Etats écritures permet de déclencher l'impression de nombreux états relatifs aux écritures, et notamment :

  • le bon de caisse
  • le reçu (ou récépissé)
  • le chèque (permet d'imprimer le chèque correspondant à l'écriture sélectionnée sur un papier pré-imprimé).

Le menu des Options écran permet de :

  • Solde courant permet d'afficher le solde courant soit en ne tenant compte que des écritures du mois affiché, soit en tenant compte de celles du mois et de toutes les suivantes.
  • Afficher permet d'afficher une colonne supplémentaire dans la table, contenant au choix : le n° de chèque, le n° de remise, le code budget, la liaison projet ou pièce.

L'imputation est un libellé “en clair” qui permet de faire le lien entre l'écriture, son code comptable, et son code de contrepartie. Ici, nous avons paramétré “Recette pro” sur le compte 70 (Vente de produits), avec une contrepartie sur le compte 41 (Clients et comptes rattachés). Un clic droit sur la combo “Imputation” permet de créer de nouvelles imputations, si nécessaire.

Le régime permet de distinguer s'il s'agit d'arrhes, d'acompte, ou d'autre chose.

Le tiers est la personne concernée par l'écriture, celle qui vous règle ou celle que vous payez.

Le mode de paiement conditionne la saisie d'informations en rapport. Ici, le mode de paiement “par chèque” permet de saisir un code banque, un n° de chèque, et un éventuel n° de bordereau de remise.

TIP La zone “Code banque” n'est affichée que si vous avez saisi au moins un code banque !

La TVA peut être préaffichée en fonction de l'imputation. Pour les TVA qui ne sont pas aux taux standards, sélectionnez “Autre” dans la combo TVA : vous pourrez alors saisir séparément un montant TTC et un montant HT, le taux définitif de la TVA sera calculé au moment de la validation de l'écriture.

Le bas de la fiche présente les liaisons éventuelles de l'écriture. Ici, l'écriture est liée à une facture client.

Dans Gestan, l'ensemble des données comptables est stockée dans la devise spécifiée dans le paramétrage général. Mais comment réaliser un encaissement dans une autre monnaie que la monnaie de référence ?

Pour ce faire, une fois que le montant est renseigné dans la zone Montant TTC, faites un clic droit sur la zone (ou utilisez la touche F2), qui ouvrira l'écran ci-dessous.

Indiquez la devise dans laquelle vous voulez convertir le montant initial. Le bouton 1 permet de rechercher le cours du jour de la devise précisée (via le site de la banque européenne. Nécessite une connexion Internet).

Si le client vous règle, saisissez le montant dans la zone Réglé. La zone A rendre vous affiche alors le montant que vous devez rendre.

Le bouton Valider alimentera la zone Montant TTC de la fiche écriture avec le montant converti.

Quand vous utilisez le bouton d'encaissement de la liste des factures, une écriture est générée, avec une liaison automatique vers la facture réglée : lorsque vous demandez l'affichage des paiements pour telle ou telle pièce, cela permet d'afficher les écritures liées à la pièce.

Il est possible de supprimer et de créer manuellement ces liaisons. En cas de création d'une liaison vers une facture, qui solderait la facture, le statut de la facture sera mis à “réglé”. En cas de suppression d'une liaison vers une facture réglée, le statut de la facture sera mis à “règlement en attente”.

TIP Mémoriser les codes banques des chèques qui vous sont remis. Pour ceci, faites un clic droit sur la zone “code banque”.

TIP Taux de TVA bancals. Si vous avez une écriture avec par exemple un TTC à 15.95, et un HT à 15.12, Gestan va vous afficher un taux de TVA de 5.49, car il est calculé sur les valeurs fournies, et arrondi (le taux est de 5.48941). Pour retrouver un taux de 5.5%, utilisez le menu contextuel du montant TTC Appliquer un taux de TVA. Ce menu va vous permettre de saisir un taux de TVA. Un montant HT non arrondi sera calculé (mais la somme affichée sera toujours de 15.12), et le taux de TVA sera à sa valeur correcte, soit 5.5%


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  • Dernière modification: 2021/04/15 20:25
  • de eneuville