Suivi détaillé des commandes client

Cet écran sert à gérer le suivi des commandes, en mode suivi détaillé.

Dans Gestan, il y a deux modes de suivi des commandes :

Le suivi simple :

• vous rédigez une commande : son statut est Brouillon;
• vous avez fini de la rédiger : son statut passe à à transmettre (au client);
• transmise au client, son statut passe à en attente
• si la date d'expédition planifiée est dépassée, et que la date de terminaison n'est pas renseignée, son statut passe à en retard;
• quand vous avez renseigné une date de terminaison, le statut passe alors à Terminée.

Le suivi détaillé :

Dans ce mode, Gestan gère en plus un statut spécifique de la commande, qui permet de suivre les étapes du traitement de la commande, à partir de la validation de la commande par le client.

Une fois que vous avez transmis la commande au client, l'écran de suivi détaillé permet de lui affecter un statut secondaire :

• en attente : la commande est mise en attente, pour une raison spéciale
• en préparation : la commande est en cours de préparation
• expédié : la commande a été expédiée
• livré : la commande a été livrée (le livreur a retourné la preuve de livraison),
• refusé : la commande a été refusée par le client, après la livraison, pour une raison spéciale
• annulé : la commande a été annulée, par vous ou par le client, pour une raison spéciale

Si le statut particulier est mis à annulé (annulation par le client avant expédition), c'est que la commande n'avait pas encore été expédiée. Le statut général reste à Traité.

Si le statut particulier est mis à Refusé, le statut général passe à Refus explicite.

Prérequis : Avoir activé le suivi détaillé des commandes dans le paramétrage général (Version Entreprise).

L'écran présente la liste des commandes sur une plage de date et pour un user (ou tous). Il est possible de filtrer la liste pour n'afficher que les commandes au statut général en cours, ou pour n'afficher que les commandes non terminées via les boutons de filtre 1.

Un clic droit sur la zone de plage de date permet de changer la période et le dates.

En dehors des zones propres à la commande, la partie haute affiche :

• le statut spécifique de la commande, dans la colonne Cde 2.
• le nombre de BL générés pour la commande, qu'ils aient été générés directement (Commande→BL), ou indirectement (Devis pères de la commande → BL, ou factures filles de la commande → BL)
• le nombre de factures générées pour la commande, qu'elles aient été générées directement (Commande→Facture), ou indirectement (Devis pères de la commande → Facture, ou BL fils de la commande → Facture)

Dans la partie basse est affiché, sur l'onglet Détail, les lignes de commande, avec l'affichage des écarts par rapport aux quantités livrées (ayant fait l'objet d'un BL) et aux quantités facturées (ayant fait l'objet d'une facture).

Le bouton Suivre permet d'ouvrir l'écran de suivi détaillé du statut, et d'enregistrer les étapes de la vie de la commande.

A la première ouverture de l'écran de suivi, la commande était supposée être “En attente” : le statut proposé va être “En préparation”. Et à chaque ouverture, le statut va “avancer d'un cran”, jusqu'au statut “livré”. Mais il sera possible d'enregistrer tous les autres événements de la vie de la commande.

Les dates et heures de changement de statut sont archivés dans l'historique automatique de la pièce. Seul un utilisateur ayant des droits d'administrateur peut modifier l'historique automatique de la commande.

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