Factures d'acompte

Une “facture d'acompte” est utilisé comme document présenté au client afin qu'il règle l'acompte demandé, ou bien comme un document, une fois le paiement de l'acompte réalisé, qui est transmis au client afin qu'il puisse justifier de sa sortie comptable.

C'est bien pratique, mais conceptuellement bancal (voir détail ci-dessous).

Elles sont cependant plus ou moins pratiquées, selon les secteurs d'activité. Plusieurs méthodes existent pour traiter les factures d'acompte : nous recommandons la “méthode Gestan”, simple, efficace, et rigoureuse comptablement.

Elle s'effectue selon le processus suivante :

1. Vous émettez un devis, qui mentionne le montant ou le pourcentage d'acompte que vous souhaitez.
2. Le client vous retourne ce devis avec son accord.
3. Dès l'accord reçu du client, vous générez la facture à partir du devis (1 clic), et vous transmettez la facture : Gestan vous demandera si vous souhaitez transmettre une facture d'acompte : répondez oui (2 clics) : la facture transmise sera une “facture d'acompte”.
4. Quand il vous transmettra le montant de l'acompte, ou s'il vous l'avait déjà transmis avec son accord sur le devis à l'étape 2, encaissez-le sur la facture (1 clic).
5. Quand vous aurez terminé les travaux prévus, transmettez de nouveau la même facture. Gestan sachant que l'acompte a déjà été transmis, générera une facture normale (1 clic).

En bref, vous gérez l'ensemble du processus en 5 clics !

Voici un devis de 1800 TTC, dans lequel vous demandez un acompte de 20% (Gestan le calcule automatiquement).

Le client accepte ce devis. Vous notez alors la date d'accord dans la zone Accepté le

Puis, comme vous avez l'accord du client, en utilisant le bouton Générer→une facture de la table des devis, vous … générez une facture.

Vous pourrez observer que la facture générée portera le même montant de demande d'acompte.

Lorsque vous voudrez imprimer ou transmettre par mail la facture au client, Gestan vous demandera :

Si vous répondez Oui, la facture qui sera imprimée ou transmise aura cette aspect :

La facture porte la mention “Facture d'acompte”, et le bas de facture mentionne le montant total de l'acompte à régler.

Quand vous recevez l'acompte (ce peut être le même jour que la réception de l'accord du client, donc le même jour que l'émission de la facture), procédez à l'encaissement de l'acompte.

Pour ce faire, utiliser le bouton Encaiss de la liste des factures.

Ce bouton va ouvrir l'écran d'encaissement, avec l'ensemble des champs renseignés par défaut :

Sur cet écran, vérifiez les éléments, puis cliquez sur Valider. La validation va générer automatiquement une écriture liée au devis.

Quand vous aurez terminé les travaux, il vous suffira de transmettre la même facture au client : elle portera la mention des règlements effectués, et du solde à régler.

Pour toute facture, il est possible de définir un échéancier de facturation, dont le nombre d'échéance, la périodicité, et les montants sont librement définissables.

Si vous voulez, pour une facture, demander un acompte et définir un échéancier de paiement, la méthode est donc très simple :

1. établir un devis mentionnant un montant d'acompte
2. établir une facture à partir du devis
3. attacher à la facture un échéancier comportant le versement de l'acompte comme première échéance

Le résultat sera la publication, en bas de le facture, de l'échéance à régler, comme ci-dessous.

A noter que, selon les options de paramétrage, l'échéancier complet peut être imprimé (au dessus de la notification de l'échéance à régler).

Un acompte (on peut aussi parler d'“avance”) est tout paiement partiel qui survient lors de la conclusion du contrat de vente ou après sa conclusion. C'est un versement “à valoir” sur un achat. Il est impossible de renoncer à l'achat du produit dès lors que l'acompte est versé, sauf si un nouvel accord est trouvé avec le vendeur (hors crédit à la consommation).

Il est possible de rembourser un acompte, avec une indemnité éventuelle, si le vendeur manque à son obligation principale (la livraison d'un produit, notamment).

L'acompte (et son montant) doit être mentionné comme tel dans le contrat de vente, à défaut les sommes versées initialement peuvent être considérées par l'acheteur comme des arrhes (Dans ce dernier cas, l'acheteur perd l'intégralité de la somme versée s'il annule sa commande ou se rétracte).

La TVA est exigible dès le paiement de l'acompte, ou dès l'émission du contrat de vente qui le prévoit, selon votre mode d'imposition à la TVA.

Article 289 du CGI

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