wiki:v15:facturation:client:factureacompte

Factures d'acompte

Une “facture d'acompte” est utilisé comme document présenté au client afin qu'il règle l'acompte demandé, ou bien comme un document, une fois le paiement de l'acompte réalisé, qui est transmis au client afin qu'il puisse justifier de sa sortie comptable.

C'est bien pratique, mais comptablement assez bancal (voir détail ci-desous). En toute rigueur, si vous faites des travaux pour 100 avec un acompte de 10, par exemple, il vous faudrait tout d'abord émettre une facture de 10, puis une facture de 90, ce qui n'a rien de pratique.

Elles sont largement pratiquées, selon les secteurs d'activité, cependant leur forme n'est pas toujours réglementaire. Plusieurs méthodes existent pour traiter les factures d'acompte : nous recommandons la “méthode Gestan”, simple, efficace, et rigoureuse comptablement.

Elle s'effectue selon le processus suivante :

  1. Vous émettez un devis, qui mentionne le montant ou le pourcentage d'acompte que vous souhaitez.
  2. Le client vous retourne ce devis avec son accord.
  3. Dès l'accord reçu du client, vous générez la facture à partir du devis (1 clic), et vous transmettez la facture : Gestan vous demandera si vous souhaitez transmettre une facture d'acompte : répondez oui (2 clics) : la facture transmise sera une “facture d'acompte”.
  4. Quand il vous transmettra le montant de l'acompte, ou s'il vous l'avait déjà transmis avec son accord sur le devis à l'étape 2, encaissez-le sur la facture (1 clic).
  5. Quand vous aurez terminé les travaux prévus, transmettez de nouveau la même facture. Gestan sachant que l'acompte a déjà été transmis, générera une facture normale (1 clic).

En bref, vous gérez l'ensemble du processus en 5 clics !

Exemple

Voici un devis de 1800 TTC, dans lequel vous demandez un acompte de 20% (Gestan le calcule automatiquement).

Le client accepte ce devis. Vous notez alors la date d'accord dans la zone Accepté le

Puis, comme vous avez l'accord du client, en utilisant le bouton Générer→une facture de la table des devis, vous … générez une facture.

Vous pourrez observer que la facture générée portera le même montant de demande d'acompte.

Lorsque vous voudrez imprimer ou transmettre par mail la facture au client, Gestan vous demandera :

Si vous répondez Oui, la facture qui sera imprimée ou transmise aura cette aspect :

La facture porte la mention “Facture d'acompte”, et le bas de facture mentionne le montant total de l'acompte à régler.

Quand vous recevez l'acompte (ce peut être le même jour que la réception de l'accord du client, donc le même jour que l'émission de la facture), procédez à l'encaissement de l'acompte.

Pour ce faire, utiliser le bouton Encaiss de la liste des factures.

Ce bouton va ouvrir l'écran d'encaissement, avec l'ensemble des champs renseignés par défaut :

Sur cet écran, vérifiez les éléments, puis cliquez sur Valider. La validation va générer automatiquement une écriture liée au devis.

Quand vous aurez terminé les travaux, il vous suffira de transmettre la même facture au client : elle portera la mention des règlements effectués, et du solde à régler.

Pour toute facture, il est possible de définir un échéancier de facturation, dont le nombre d'échéance, la périodicité, et les montants sont librement définissables.

Si vous voulez, pour une facture, demander un acompte et définir un échéancier de paiement, la méthode est donc très simple :

  1. établir un devis mentionnant un montant d'acompte
  2. établir une facture à partir du devis
  3. attacher à la facture un échéancier comportant le versement de l'acompte comme première échéance

Le résultat sera la publication, en bas de le facture, de l'échéance à régler, comme ci-dessous.

A noter que, selon les options de paramétrage, l'échéancier complet peut être imprimé (au dessus de la notification de l'échéance à régler).

Un acompte (on peut aussi parler d'“avance”) est tout paiement partiel qui survient lors de la conclusion du contrat de vente ou après sa conclusion. C'est un versement “à valoir” sur un achat. Il est impossible de renoncer à l'achat du produit dès lors que l'acompte est versé, sauf si un nouvel accord est trouvé avec le vendeur (hors crédit à la consommation).

Il est possible de rembourser un acompte, avec une indemnité éventuelle, si le vendeur manque à son obligation principale (la livraison d'un produit, notamment).

L'acompte (et son montant) doit être mentionné comme tel dans le contrat de vente, à défaut les sommes versées initialement peuvent être considérées par l'acheteur comme des arrhes (Dans ce dernier cas, l'acheteur perd l'intégralité de la somme versée s'il annule sa commande ou se rétracte).

La TVA est exigible dès le paiement de l'acompte, ou dès l'émission du contrat de vente qui le prévoit, selon votre mode d'imposition à la TVA.

FIXME Rédaction en cours

Référence : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/id/LEGIARTI000027517898/2017-09-20/   Comprenons bien l’intention, il faut une facture quand on vend des biens.

Et lorsqu’on verse un acompte il faut un reçu qui précise le montant de la TVA pour pouvoir identifier la TVA sur les encaissements.

Si vous appelez ce reçu une facture, la personne qui la reçoit va l’enregistrer comme une facture, donc comme une « vente partielle » pourrait-on dire, cad qui augmente le compte de vente donc le chiffre d’affaires.

Or l’enregistrement d’un acompte est l’enregistrement d’un flux financier compte banque par compte client, rien à voir avec une vente. Pour éviter la confusion, Gestan a choisi de ne pas éditer une facture d’acompte mais un reçu, soit une commande avec un acompte réglé, soit un devis avec un acompte réglé, qui vaut comme preuve pour la TVA (utile dans le cas des prestations de services). Car oui, on est bien d’accord avec les impôts il faut un document qui mentionne la TVA et pas seulement le montant réglé.

Comptablement :

Illustration chiffrée pour une vente de prestations de 1000€ HT avec un acompte de 250€ - cas de la TVA sur encaissement

1-Acompte = document : chèque et devis avec mention acompte versé

512 Banque 250
4191 Client avance et acompte 250
4458 TVA en attente 50
44571TVA collectée 50

2-Puis vente = document : facture

411 Client 750
4191 Client avance 250
707 Vente 1000
4458 TVA attente 200

3-Puis règlement du solde = document : chèque

512 Banque 750
4191 Client avance 750
4458 TVA attente 150
44571 TVA collectée 150

Risque avec la “facture d'acompte” : qu’elle soit enregistrée comme un vente

1-Acompte = document : facture d’acompte (vente de biens) et un chèque

512 Banque 250
707 Ventes 150
44571 TVA Collectée 50

2-Et quand arrive la « Vraie » facture

411 Collectif client 750
4191 Client avance 250
707 Ventes 1000
4458 TVA en attente 200

Tout d’abord ça ne se solde pas et la vente concernant l’acompte est passée 2 fois … (vente en 707 pour 1150€ et non 1000€)

Les écritures ont été faites coté vendeur, mais c’est plutôt coté acheteur que ça risque d’arriver, celui qui émet la facture devant être plus vigilant sur la question.

Si on veut faire une facture à tout prix, il faut faire 2 factures :

  • Un facture partielle au moment de l’acompte et l’encaisser
  • Un facture finale au moment du solde et l’encaisser

Article 289 du CGI


Autres articles “Facturation”

Facturation : éléments communs

Facturation Client

Facturation Fournisseur

  • wiki/v15/facturation/client/factureacompte.txt
  • Dernière modification : 2022/11/23 03:18
  • de eneuville