Numérotation des pièces

Dans Gestan, une pièce (pièces client = factures, devis, etc. ou pièce fournisseur = demandes de prix, bons de réception, etc) porte un numéro interne, un ID numérique incrémenté automatiquement (vous pouvez partir de 1 ou de n'importe quel numéro), qui est le “vrai” numéro.

Mais Gestan peut imprimer tout autre numéro que vous souhaiteriez, comme par exemple FAC SZ EB/MAB 2018 1589-3, ou F2018-0001

Les pièces sont stockées dans des fichiers qui comportent un identifiant automatique, incrémenté à chaque création : un enregistrement créé juste après l'enregistrement 77 prendra pour identifiant 78, et ainsi de suite.

C'est ce que nous appelons le n° interne de la pièce, ou ID. C'est la référence unique par laquelle est identifiée la pièce, dans tous les écrans de Gestan (compta, édition de rapports, statistiques).

Un numéro interne n'est jamais réutilisé : par exemple, si vous supprimez le devis 77, le devis suivant qui sera créé ne sera pas un nouveau devis 77, mais le devis 78. Si vous voulez que vos numéros de devis soient “sans trous”, il faudra alors “forcer un numéro”, en utilisant les menus d'administration spéciaux, dédiés à cela.

Il est tout à fait possible d'imprimer les pièces avec cette numérotation simple. Vous auriez donc une facture 1, puis 2, puis 3, etc.

Il est également possible d'utiliser une numérotation de pièce plus signifiante, qui ne sera utilisée que pour l'impression de vos pièces, et contenant, ou pas ce numéro ID, c'est ce que nous appellerons le numéro imprimé

Par exemple, vous pouvez imprimer avec Gestan un numéro du type FAC SZ EB/MAB 2018 1589-3, dans lequel FAC représente une facture, SZ représente votre agence de Sézanne (une très jolie ville de Champagne), EB celui qui a créé la facture, MAB celui qui suit la facture, 2018 l'année, 1589 l'ID facture, et 3 car c'est la 3° facture du client.

Via l'écran de paramétrage général de Gestan, vous disposez de beaucoup d'options de numérotation, par exemple :

Vous pouvez en changer comme vous voulez, car l'option de numérotation ne modifie en aucun cas l'ID des pièces.

Le type de numérotation par défaut est : [n°client - n° ID de pièce - n° de pièce pour le client]. Ainsi, par exemple, la facture portant le numéro imprimé 560-78-22 est la vingt-deuxième facture dans l'ordre des dates de création pour le client n°560, et elle porte le n° ID interne 78.

TIP Quand l'option de numérotation de pièce ne comporte pas l'ID, il est quand même imprimé au bas de la facture, ce qui permet de la retrouver facilement et d'une manière certaine.

WARNING Les options de numérotation ne comportant pas l'ID interne doivent être utilisées avec attention. Par exemple, si vous numérotez vos devis avec l'option [Année - n° de pièce dans l'année] (le devis 2018000077 serait le 77° devis produit en 2018), la numérotation imprimée va se décaler si vous supprimez un devis. Il faut donc être au clair sur les procédures avant d'adopter une telle numérotation ! Si cette option a été développée suite à des demandes de clients particuliers, nous déconseillons son usage dans le cas général.

A la création de votre première facture sous Gestan, le logiciel vous demande à partir de quel numéro vous voulez commencer.

Si vous débutez votre activité professionnelle, commencez par le numéro 1.

En revanche, si vous aviez une facturation suivie par un autre logiciel, commencez par la suivante (par exemple, si vous en étiez à la facture FC-2018-125 sur l'ancien logiciel, commencez à 126 sous Gestan.

WARNING Ne commencez en aucun cas par le millésime de l'année, par exemple 2018001 sous prétexte que nous sommes sur votre première facture de 2018. En effet, cela ne fonctionnera plus en 2019 ! Mais choisissez une option de numérotation comportant le millésime de l'année.

Le numéro affiché dans la liste des pièces est le numéro interne, qui permet de se repérer le plus rapidement dans les recherches : il est plus facile de chercher la facture 1 que la facture 20180000001.

Cela présente comme inconvénient, si vous avez choisi une numérotation qui ne comporte pas le numéro interne, que vous puissiez avoir du mal à retrouver votre facture si votre client ne vous mentionne que le numéro imprimé ! C'est pourquoi nous recommandons d'utiliser préférentiellement les numérotations qui le contiennent.

Si vous supprimez une pièce, le numéro de cette pièce ne sera pas réutilisé par Gestan. Dans certain cas, il peut cependant être nécessaire de forcer un numéro.

Cette opération n'est possible qu'aux utilisateurs Gestan

• ayant les droits d'administration sur la base : pour ce faire, vérifiez sur la liste des utilisateurs de Gestan que vous êtes bien Administrateur.
• et ayant de plus le privilège de forcage : pour ce faire, sur la fiche des privilèges de l'utilisateur, la case “Forcer” doit être cochée.

A partir du moment où ces deux conditions sont réunies, le menu Outils > Administration > Traitement des données > Forcer un n° de pièce permet de créer un enregistrement avec un n° prédéterminé, qu'il faudra ensuite modifier.

WARNING Cette opération est interdite en France pour ce qui est des factures. Dans tous les cas, elle sera archivée dans le journal des opérations de l'application.

En France, légalement, votre facturier doit comprendre une succession de numéros “sans trous”. C'est à dire que vous pouvez par exemple numéroter vos factures FA201801, FA201802, etc, mais il est interdit de passer de FA201801 à FA201803 (cependant, il est admis que vous puissiez avoir plusieurs chronos différents).

Cette obligation ne porte que sur les factures (pas sur les commandes, devis, demandes de prix, etc).

Gestan interdit la suppression des factures aux non-administrateurs. Les administrateurs ne peuvent les supprimer que sur confirmation explicite.

WARNING La suppression d'une facture est interdite en France. Dans tous les cas, elle sera archivée dans le journal des opérations de l'application.

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