Application COTRIVA *

La SAS COTRIVA effectue des opérations de nettoyage de surfaces sur des surfaces (toits, murs, etc). Elle utilise des drones, notamment, pour appliquer les produits nécessaires.

Les éléments à considérer relèvent de plusieurs domaines :

• la gestion des prospects
• la visite de chantier et le suivi de chantier

A la lecture du cahier des charges, voici le process que nous suggérons. Cette suggestion ne constitue nullement une solution unique, mais la solution que nous pensons la plus adaptée à la problématique COTRIVA, telle qu'elle nous est exposée dans le cahier des charges.

• Le service commercial travaille le fichier de prospect pour décrocher des affaires
• Quand un prospect demande un devis pour des travaux, le prospect est migré dans le fichier CONTACT de Gestan
• Une visite de début de chantier est effectuée par COTRIVA, et donne lieu à l'établissement d'un rapport de visite
• Ce rapport permet d'établir un bon de commande, transmis au client pour accord. Les travaux peuvent alors débuter.
• Le back-office ouvre alors un PROJET dans Gestan, et le découpe en une ou plusieurs TACHES, selon la complexité du chantier.

Durant les travaux, il sera possible

• d'enregistrer un certain nombre d'INTERVENTIONS rattachées à ces PROJETS, avec les INGREDIENTS utilisés
• d'utiliser le fichier ACTION pour planifier les visites de suivi de chantier (ou INTERVENTION)
• d'enregistrer les temps consommés réellement via le fichier CONSO

A la livraison des travaux :

• les documents de réception de chantier sont générés par COTRIVA et délivrés au client.

Le fichier de prospects est composé de 500.000 prospects.

Cette volumétrie très importante conduit à conseiller de les gérer de manière séparée du fichier des contacts natifs de Gestan.

Le fichier spécifique de prospects contiendra les informations prospect (coordonnées + éventuelles informations spécifiques comme les surfaces à traiter éventuellement, gérées selon le principe des champs complémentaires utilisables pour les contacts, par exemple), plus un fichier d'actions reliées aux prospects, pour pouvoir suivre les actions de prospection.

En un seul clic, un prospect pour lequel doit être établi un devis est migré dans le fichier des contacts de Gestan, avec ses actions reliées, et est supprimé du fichier des prospects.

Il est éventuellement possible de prévoir un programme d'importation des prospects depuis un fichier Excel, par exemple.

COTRIVA souhaite gérer les informations suivantes :

• Nom, prénom NATIF
• Activité NATIF
• Adresse, coordonnées téléphoniques, électroniques NATIF
• Type de bien possédé
• Nombre de bien possédé
• Surfaces
• Localisation du ou des biens en abscisse et en ordonnées
• Composition du bien (murs ; toiture ; dallage ; balcon ; portes ; fenêtres)
• Matières (béton ; plastique ; métal ; bois ; etc.
• Le prévisionnel d’intervention NATIF
• Réclamations- incidents NATIF

Naturellement, les clients seront gérés via le fichier CONTACT. Nativement, Gestan permet de stocker les coordonnées géographiques de l'adresse (lat/long).

Deux options sont possibles pour gérer les BIENS :

• l'utilisation des champs complémentaires. Nativement, Gestan permet de stocker 25 champs complémentaires paramétrables pour les CONTACTS.
• la gestion d'un fichier spécifique BIENS, qui contiendrait :
  • type de bien
  • surface
  • coordonnées géographiques
  • composition
  • matière

PRECISER (COTRIVA) : l'option choisie

Le fichier PROJET sera utilisé pour ce faire. Il permet de gérer nativement le contact rattaché au chantier, la date de début et de fin de chantier, le découpage éventuel en tâches, et le rattachement de tout document.

COTRIVA souhaite gérer les données suivantes :

• nom - prénom : obtenues via le contact lié au PROJET NATIF
• date de réalisation du chantier : = date de fin de projet NATIF
• date de transmission des documents au client : chaque document lié peut porter une date NATIF
• référence chantier : soit l'ID de PROJET, soit le code affaire du projet NATIF

Le prospect pour lequel une affaire sera engagée sera migré dans le fichier CONTACT de Gestan.

La visite de chantier avant travaux, avec prise de photos, est assurée via l'application Mobile Flex, développé par MULTIGONE.

PRECISER (COTRIVA) : Il nous est nécessaire de disposer des spécifications de cette application, afin d'en vérifier l'intégration avec Gestan.

La fiche diagnostic est structurée de la manière suivante :

• LIEU : précise le contact concerné, la zone de gestion (1, 2, …6, définie par COTRIVA), les coordonnées GPS (long/lat)
• OBJET A TRAITER : type de surface (murs, dalles, toitures, mobilier), fréquence. Rattaché à LIEU
• PRODUIT A UTILISER : Nom du produit, quantité nécessaire, conditionnement. Rattaché à OBJET A TRAITER

PRECISER (COTRIVA) : géré par MOBILEFLEX ?

La Guadeloupe est répartie selon 6 zones, soit une zone par semaine :

1. Semaine 1 = zone 1 : Abymes, Pointe-à-Pitre, Gosier
2. Semaine 2 = zone 2 : Petit-Bourg, Goyave, Capesterre B/E, Trois-Rivières, Gourbeyre, Vieux-Fort, Basse-Terre
3. Semaine 3 = zone 3 : Morne-À-L’eau, Port-Louis, Anse-Bertrand, Petit-Canal,
4. Semaine 4 = zone 4 : Saint-Claude, Baillif, Vieux-Habitants, Bouillante, Pointe-Noire, Deshaies, Sainte-Rose, Lamentin, Baie-Mahault
5. Semaine 5 = zone 5 : Moule, Saint-François, Sainte-Anne
6. Semaine 6 = Zone 6 : Les dépendances

Il est souhaité par COTRIVA que l'établissement des plannings d'intervention soit “automatique” en fonction de ce découpage géographique.

Cet automatisme pourrait prendre la forme d'un écran spécifique de création d'intervention : en fonction de la date de l'intervention en cours de création et de sa localisation géographique, il pourrait affecter l'intervention à la première date libre de la semaine concernant la zone.

Cet automatisme “basique” ne prendrait pas en compte les autres contraintes possible, comme par exemple :

• la durée du chantier
• le caractère impératif, ou pas, des dates de planification
• la possibilité, ou pas, d'avoir X chantiers en parallèle sur la même zone
• les contraintes de priorité des chantiers
• les contraintes d'enchaînement des tâches au sein d'un même chantier
• les qualifications requises et les disponibilités des intervenants au chantier
• la disponibilité des matériels nécessaires au chantier.

Autant dire que cet automatisme risque d'être plutôt dangereux. Nous préconisons une planification manuelle, au moins dans l'état actuel des éléments indiqués dans le CC.

PRECISER (COTRIVA) : préciser l'orientation retenue. Le CC demande une planification automatique, mais plus loin, prévoir une “planification instinctive”. Préciser les contraintes retenues (qualifications, matériels, etc). Préciser la volumétrie des chantiers par zone.

Les visites de suivi de chantier peuvent être planifiées via les ACTIONS de Gestan.

PRECISER (COTRIVA) : le suivi est-il réalisé via l'application MOBILEFLEX ?

La visite de fin de chantier peut être planifiée via les ACTION de Gestan.

PRECISER (COTRIVA) : le suivi est-il réalisé via l'application MOBILEFLEX ?

Les documents de fin de chantier à produire sont :

• la facture : produit par Gestan
• le dossier travaux (photos avant/après) : PRECISER (COTRIVA) : géré par MOBILEFLEX ?
• attestation CERFA 13948*03 : état à créer
• attestation d'entretien de toitures : état à créer
• attestation de nettoyage de gouttière : état à créer
• CGV : déjà inclus dans Gestan
• Copie du bon de commande : déjà inclus dans Gestan
• Exemplaire du Contrat : PRECISER (COTRIVA) : a préciser. De quoi s'agit-il ?

Pour travailler le chiffrage, il nous faut connaître le périmètre fonctionnel de l'application MOBILEFLEX.

Gestan possède nativement des fonctions de gestion de parc de véhicules (menu utilités).

Pour chaque véhicule, COTRIVA souhaite gérer :

• date de visite technique : NATIF
• validité de l'assurance : NATIF
• Kilométrage et carburant consommé.

Pour chaque Conducteur, COTRIVA souhaite gérer :

• Nom Prénom NATIF
• Catégorie de permis, N° de permis, Validité du document
• Evènements (contravention ; suppression du permis etc…)

Les fonctions natives de Gestan seront utilisées.

Pour le suivi des consommations de carburant, un fichier CARB serait ajouter, lié au fichier VEHICULE, et comportant date, kilométrage, et nombre de litres de carburant

Le fichier USER sera utilisé pour ce faire.

Les informations Catégorie de permis, N° de permis, Validité du document, peuvent être gérées via les champs complémentaires de Gestan.

La gestion des évènements de conduite (contraventions, suppression de permis, diminution du nombre de points) peut être gérée soit via la zone observations de la fiche user, soit via un fichier spécifique qui comprendrait la nature de l'évènement, la date, et une zone de description. PRECISER (COTRIVA) : préciser votre choix.

• Nom, prénom : NATIF
• Catégorie de permis, N° Permis, date de validité de permis : NATIF via les champs complémentaires USER
• Événements de conduite : soit via un fichier spécifique, soit via zone observation

La spécificité de la gestion des drones (caractéristiques, production de documents, etc) incline à préférer un mode de gestion totalement spécifique plutôt que l'utilisation du concept générique des machines.

Aussi, seront déclarés les fichiers suivants :

• DRONE
• DRONEACTIVITE

COTRIVA souhaite pouvoir gérer des documents liés aux drones.

Les documents à gérer seront les suivants :

• Fichier MAP PRECISER de quoi s'agit-il
• Formulaire Cerfa PRECISER est-ce le CERFA 15476*02 (Déclaration préalable au vol en zone peuplée d’un aéronef circulant sans personne à bord)?
• Demande d'autorisation de vol PRECISER est-ce un autre formulaire que le CERFA 15476 ?
• Rapport d'incident
• Rapport de vol

Dans ces documents, il est possible de distinguer deux types de documents :

• les documents faisant référence au chantier
• les documents liés au drône

Et nous en distinguons deux types :

• les documents officiels (type CERFA)
• les documents internes

Nous préconisons :

• de gérer les documents via les fonctions natives de Gestan, qui permettent de rattacher tout type de document à un projet (chantier) et/ou à une tâche
• de développer éventuellement des écrans de saisie pour les formulaires officiels.

PRECISER (COTRIVA) : valider cette proposition, et préciser éventuellement les programmes d'édition des CERFA à produire

Il doit être possible de renseigner les informations liés à l'utilisation des drones.

Les données à gérer sont les suivantes :

• Heure de début de vol
• Durée du vol : sera calculée automatiquement en fonction de l'heure de fin de vol
• Heure de fin de vol
• Autonomie de la batterie
• Incidents
• Accidents PRECISER (COTRIVA) : les accidents ne sont pas déjà présents dans les documents des drones ?
• Rapports PRECISER (COTRIVA) : les rapports ne sont pas déjà présents dans les documents des drones ?
• Autorisations DGAC
• Autorisations de la préfecture
• Autorisation de la mairie
• Autorisation ONG ou Parc National
• Autorisation du propriétaire

Par ailleurs, un système de facturation dépendant des données de l'activité des drones doit être envisagé.

La facturation se base sur une base commune : un montant incompressible prenant en compte les frais de mise en scénario et les formalités requises.

S'ajoute à cela deux solutions de facturation :

• Au réel : un montant de complexité du chantier ainsi qu'un montant au temps de vol passé.
• Au forfait : un forfait de complexité du chantier ainsi qu'un forfait temps de vol.

La gestion des télé-pilotes se fera via l'utilisation du fichier USER.

Les données à gérer concernant les télé-pilotes sont les suivantes :

• Nom NATIF
• Prénom NATIF
• Adresse NATIF
• N° d'identité
• N° de licence DGAC
• Honoraires
• Machine fourni
• Machine de la société
• Exploitant