Facturation : généralités

• Côté client, ce terme désigne les devis, commandes, factures, avoirs, et bons de livraison.
• Côté fournisseur, ce terme désigne les demandes de prix, les commandes fournisseur, les factures fournisseur, et les bons de réception.

Dès qu'une pièce est transmise à votre client (elle l'est automatiquement quand vous la transmettez par mail), elle devient non-modifiable dans Gestan. La transmission implique en effet la validation de la pièce, et vous ne devez pas modifier une pièce après transmission au client.

Cependant, les administrateurs Gestan peuvent posséder le droit spécifique d'administration des pièces. Avec ce privilège, il est possible de décocher la case “Transmis”, et de revenir aux modification de la pièce.

Si vous n'êtes pas administrateur Gestan, il faut alors :

• soit demander à votre administrateur de modifier la pièce
• soit demander à votre administrateur de vous accorder également les droits administrateur Gestan (via l'écran “Liste des utilisateurs”).
• soit demander à votre administrateur de vous conférer des droits partiels pour l'administration des pièces (via l'écran “Privilèges”)

Pour numéroter les pièces, Gestan utilise un identifiant numérique unique (id), par opposition au numéro externe, celui qui est imprimé sur les documents mail ou papier.

Le n° interne est géré par Gestan : il est incrémenté à chaque création, et n'est jamais réutilisé. Par exemple, si vous avez juste créé la facture 57 et que vous la supprimez, la prochaine facture que vous allez créer portera le n°58, et non 57. Dans certaines conditions, il est cependant possible de recréer un n° de pièce supprimé par erreur (voir ci-dessous)

Le n° externe adopte le format que vous paramétrez. Vous pouvez, tout simplement, rependre le n° interne, ou souhaiter un format d'édition qui le contienne, par exemple “Facture 1546-325-10”, ou totalement indépendant, comme par exemple EN/FC20150815-25

A la création de la première pièce, Gestan vous permet de choisir le numéro à partir duquel vous voulez commencer la numérotation interne. Cela permet de prendre la suite d'une numérotation précédente éventuelle.

La suppression des facture est interdite par défaut dans Gestan, tandis que la suppression des autres pièces reste possible.

Lorsqu'une pièce est supprimée dans Gestan, l'identifiant interne n'est pas réutilisé. Par exemple, si vous avez créé les devis de 1 à 10, et que vous supprimez le devis 8, le prochain devis que vous allez créer portera le n°11 et non pas 8.

Les privilèges d'administration de pièces éventuellement attribués aux administrateurs Gestan permettent de supprimer une facture (la suppression demeurant tracée dans les fichiers journaux de Gestan).

Pour ce qui est des factures, la législation de certains pays, et spécialement en France, énonce que votre facturier doit comporter des numéros qui se suivent, sans aucun trou. La suppression de facture est donc vivement déconseillée.

Il y a trois options de tri des lignes, accessibles soit via le paramétrage général, soit via les options re-définissables par pièces, via le clic droit sur la liste des pièces.

Les lignes de factures sont imprimées dans l'ordre selon lequel elles sont affichées par la fiche facture (Au contraire des colonnes ! Elles peuvent être affichées dans la fiche, et ne pas être imprimées dans l'état, et vice-versa, cela dépend du paramétrage général).

Dans cette option, quand vous êtes dans la fiche facture, quand vous ajoutez une nouvelle ligne de facture, elle est ajoutée en bas des précédentes.

Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle entête de colonne, afin de les trier. Par exemple, dans l'ordre alphabétique des codes produits, ou par ordre de prix croissants.

Vous pouvez également déplacer les lignes à la souris, par exemple pour avoir les lignes dans l'ordre logique de réalisation, par exemple “Enduit” avant “Peinture”.

Dans cette option, les lignes sont classées par familles, dans l'ordre des familles des produits que vous saisissez, puis, à l'intérieur des familles de produit, les lignes sont également classées dans l'ordre des saisies. A l'intérieur d'une famille, vous pouvez modifier l'ordre des lignes à la souris, ou via un clic sur les entêtes de colonnes. Vous pouvez également modifier l'ordre des familles via un clic sur l'entête de la première colonne.

Si vous souhaitez classer les familles dans un ordre qui n'est ni l'ordre des saisies, ni un tri alphabétique, vous pouvez le faire via l'option “Classer les familles”, accessible via le clic droit de la table des pièces.

Dans cette option, il est possible de classer les lignes soit par grands titres, comme par exemple “Salon”, “Salle à manger”, “Chambre”, ou alors par Titre et Lot, comme par exemple “Salon/Electricité”, “Salon/Peinture”, etc. A la souris, il est possible de déplacer les lignes à l'intérieur d'un titre/lot, ou de l'affecter à un autre titre/lot.

De la même façon que dans les cas précédent, les lignes de titre/lot sont affichées par titre et par lot (s'il y a lot), dans l'ordre des saisies. Et si vous voulez un ordre des Titres qui ne soit ni celui de votre saisie, ni l'ordre alphabétique, vous pouvez le faire via l'option “Classer les titres/lots”, accessible via le clic droit de la table des pièces.

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