Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- wiki:extensv15:abo [2023/08/31 19:57] – [Paramétrage] eneuville
+++ wiki:extensv15:abo [2024/01/04 12:10] (Version actuelle) – [Versions] eneuville
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+====== ABO : Abonnements ======
+Cette extension permet de générer des abonnements à une revue ou a un service, auxquels les clients souscrivent par un site Internet.
+Elle a été conçue pour le traitement des abonnements d'un magazine national trimestriel ([[https://www.capital-social.info|Capital Social]]), mais peut également être utilisée pour tout type d'abonnement (lunch boxes, wine boxes, etc).
+===== Installation =====
+L'installation de l'extension est effectuée via le [[wiki:v15:admin:extensions|gestionnaire d'extensions]].
+A l'issue, un menu **Abonnement** est présent dans le menu **Métier** de Gestan.
+{{:wiki:extensv15:abo_12.png?nolink|}}
+==== Pré-requis ====
+  * L'extension [[wiki:extensv15:woocommerce|Woocommerce]] doit avoir été installée sur le site du vendeur d'abonnement.
+  * Dans Gestan doivent avoir été enregistré les produits correspondant aux différents abonnement (un an, deux ans, soutien, etc), **en respectant la convention de nommage** ci-dessous.
+==== Principe de fonctionnement ====
+Les achats (abonnements et commande au numéro) sont effectués en ligne, sur le site du magazine. Ils sont traités via le programme e-Commerce Woocommerce.
+L'extension [[wiki:extensv15:woocommerce|Woocommerce pour Gestan]] permet de récupérer les données concernant les achats en ligne, et de les intégrer dans Gestan, en créant les clients et les factures correspondantes.
+L'extension ABO enregistre alors les achats effectués, qu'il s'agisse qu'il s'agisse d'abonnements ou de ventes au numéro, et va permettre :
+  * de gérer des fichiers d'expédition pour les abonnés auxquels il faut envoyer le numéro en cours
+  * d'historiser les expéditions effectuées
+  * de mettre en évidence les abonnements bientôt à échéance, en vue de mener toute action (relance, notamment).
+:TIP: C'est l'extension [[wiki:extensv15:woocommerce|Woocommerce pour Gestan]] qui fait le lien entre les ID produits de Woocommerce et les codes produit dans Gestan.
+==== Convention de nommage des produits ====
+Les codes produits doivent être codifiés comme suit :
+  * Abonnements : le code produit doit être de la forme : ABO-xxyyy, avec xx = deux caractères pour caractériser l'abonnement, et yy = durée de l'abonnement en mois. Par exemple : ABO-PR12
+  * Ventes au numéro : le code produit doit être de la forme : NUM-xx, avec xx = caractères désignant le numéro. Par exemple : NUM-1
+{{:wiki:extensv15:abo_01.png?nolink|Une liste de produits correctement nommés}}
+===== Paramétrage =====
+//**Accès :** Outils -> Paramètres de l'application -> Paramétrage des extensions -> Abonnements//
+{{:wiki:extensv15:abo_02.png?nolink|Ecran de paramétrage de l'extension ABO}}
+Indiquez la **Périodicité** de votre produit.
+Le **Routeur** est celui de vos contact qui va traiter la diffusion des numéros pour les abonnements. C'est à lui que sera adressé la liste des adresses auxquelles adresser votre publication (ou service).
+La **Date premier numéro** est la date à laquelle a été daté votre premier numéro.
+La partie liste présente les produits pris en compte par l'extension.
+===== Utilisation =====
+==== Traitement des abonnements ====
+//**Accès :** Métier->Abonnement->Abonnements, achats au numéro \\ ou bouton-joker Table_Z79_ACHAT, et sélectionner "Abonnements"//
+{{:wiki:extensv15:abo_03.png?nolink|}}
+L'écran de affiche l'ensemble des achats d'abonnements.
+Le statut (colonne **"S"**) indique si l'abonnement est en cours ou non, il est codifié par des puces de couleur :
+  * Vert : l'abonnement est en cours
+  * Rouge : l'abonnement est expiré
+  * Jaune : L'abonnement va expirer dans 15 jours ou moins.
+Il est possible de créer un nouvel abonnement sans liaison avec une facture (par exemple, un abonnement cadeau ou un service de presse), via la touche **Nouveau**. Si un abonnement est lié à une facture, sa suppression est interdite.
+Le bouton **Modifier** permet d'ouvrir la fiche abonnement, et éventuellement de modifier les caractéristiques de l'abonnement, pratique qui doit rester exceptionnelle.
+:TIP: Le menu contextuel, ou le raccourci Ctrl+E permet d'afficher les envois correspondants à l'achat sélectionné.
+Sur cette liste, le menu contextuel ci-dessous est disponible :
+{{:wiki:extensv15:abo_13.png?nolink|}}
+Selon la sélection, la fiche de création d'abonnement hors-facture, ou d'envoi au numéro hors-facture est affichée :
+{{:wiki:extensv15:abo_05.png?nolink|}}
+Afin de pouvoir valider les modifications, il faut que l'opérateur utilise le bouton "cadenas" <badge>1</badge> pour déverrouiller le bouton de validation.
+==== Traitement des achats au numéro =====
+{{:wiki:extensv15:abo_07.png?nolink|Liste des achats au numéro}}
+Ici, l'écran affiche la liste des achats au numéro.
+De même que pour la liste des abonnements, il est possible d'en créer, ou d'en supprimer s'il n'y a pas de lien avec une facture.
+==== Génération du fichier des adresses ====
+Sur les écrans de gestion des achats, qu'il s'agisse des abonnements, ou des commandes au numéro, le bouton **Destinataires** permet d'ouvrir l'écran de génération des fichiers d'expédition, contenant les adresses des destinataires.
+===== Génération des fichiers d'expédition ====
+{{:wiki:extensv15:abo_08.png?nolink|}}
+Ce bouton ouvre la liste des destinataires d'un envoi.
+Il peut s'agir :
+  * d'un envoi pour honorer l'abonnement, dans ce cas le numéro de la publication est toujours le même, et demandé au moment de la génération du fichier d'expédition,
+  * d'un envoi pour répondre aux commandes d'exemplaires au numéro, et dans ce cas le numéro de la publication à envoyer est déduit du code produit.
+Pour obtenir le fichier d'adresses au format texte ou csv, cliquez sur le bouton **Expédier**. Le fichier sera généré selon l'option que vous aurez choisie.
+Le fichier d'export des adresses peut alors être transmis au partenaire qui effectue le routage postal, ou exploité directement selon les cas.
+===== Liste des expéditions=====
+//**Accès :** Métier->Abonnements->Expéditions, routages.//
+{{:wiki:extensv15:abo_09.png?nolink|}}
+L'écran liste des expédition affiche les expéditions effectuées
+Sur cette liste, le bouton **Envois** permet de visualiser les envois rattachés à cette expédition.
+===== Liste des envois=====
+//**Accès :** Métier->Abonnements->Envois effectués.//
+{{:wiki:extensv15:abo_10.png?nolink|}}
+L'écran liste des expédition affiche les envois effectués, pour l'expédition sélectionnée.
+La loupe <badge>1</badge> permet de sélectionner une autre expédition.
+Le bouton **Adresses** permet de générer à nouveau le fichier d'adresse correspondant à l'expédition.
+===== Suivi des abonnements =====
+//**Accès :** Métier->Abonnements->Suivi abonnnements.//
+{{:wiki:extensv15:abo_11.png?nolink|}}
+Le propos de cet écran est d'effectuer toute action de relance pour les abonnements à échoir.
+Saisissez un nombre de jours dans la zone **Expiration dans** puis cliquez sur le bouton **Afficher** : tous les abonnements qui seront échus sous ce nombre de jours seront affichés : libre à vous d'effectuer un mailing, l'envoi d'un encart de réabonnement, ou d'un mailing par courrier...
+===== Versions =====
+^Version^Date^Description^
+| 15.43.00 | 04/01/24 | Prise en compte des factures annulées |
+| 15.42.00 | 31/08/23 | Améliorations mineures |
+| 15.41.00 | 03/03/23 | Ajout d'une convention de nommage, modification du paramétrage, nombreuses autres améliorations |
+| 15.37.45 | 12/05/23 | Ajout : écran de gestion des expéditions, écran de gestion des échéances |
+| 15.37.38 | 11/05/23 | Version révisée |
+| 15.00.00 | 00/00/00 | Première version |
+-----------------
+{{:wiki:tags:voir_aussi.gif?nolink |}}**Autres articles "Extensions V15"**
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