Exemple de processus : Intermédiation (cas pratique)

Etudions le cas pratique de l'intermédiation.

Par exemple, vous êtes la société MyLittleBoite, et vous effectuez un travail d'intermédiation auprès de votre client MonClient, et de fournisseurs divers et variés que vous connaissez.

Le process se déroule comme suit :

  • MonClient a un besoin, et vous l'exprime, votre job commence par la recherche de fournisseurs à même de satisfaire à la demande.
  • Vous trouvez Fournisseur1 et Fournisseur2, qui proposent chacun un morceau du service attendu, et leur passez commande au nom de MonClient.
  • Vous réceptionnez les commandes des deux fournisseurs, qui vous envoient tous les deux leur facture.
  • A la fin du mois, vous faites une note que vous expédiez à MonClient, qui récapitule le montant des factures des deux fournisseurs, plus votre travail d'intermédiaire
  • MonClient vous règle cette note
  • Vous réglez à votre tour les deux fournisseurs et l'affaire est soldée.

Gestion des pièces fournisseur

Avec le module de gestion des pièces fournisseur1), vous pouvez commencer à adresser quelques demandes de prix à vos fournisseurs référencés.

Puis, vous sélectionnez les demandes de prix qui vous paraissent les plus intéressantes et vous générez les commandes correspondantes, ou alors vous générez deux commandes fournisseur directement, si vous n'aviez pas utilisé le module de demandes de prix.

Un clic droit sur l'adresse de la commande fournisseur permet de sélectionner un “contact pour la livraison”, qui sera MonClient.

Puis vous recevez le contenu de vos deux commandes, ou alors un avis selon lequel vos commandes sont réalisées. Vous pouvez alors générer un bon de réception pour chacune des deux commandes fournisseur, selon les contraintes de votre organisation.

Ensuite, vous recevez les factures de vos deux fournisseur : via la liste des commandes, vous vérifiez qu'elles sont conformes, et si tel est le cas, vous enregistrez la facture fournisseur d'un seul clic, soit à partir de la commande soit à partir du bon de réception si vous en avez fait un. Si la facture fournisseur n'est pas conforme, vous pouvez, si nécessaire, la modifier dans Gestan, bien sûr.

Gestion des pièces client

A la fin du mois, à la fin de votre mission, ou à tout autre moment selon les termes du contrat qui vous lie à MonClient, vous allez facturer à MonClient le montant des commandes que vous avez passé en son nom, et facturer le montant de votre prestation.

Pour cela, vous allez dans la liste des factures fournisseur. Sélectionnez les factures qui correspondent aux prestations de Fournisseur1 et Fournisseur2 pour MonClient, et cliquez sur le bouton “GenFclt”. Cela va générer une seule facture client à partir de vos deux factures fournisseur. Un écran intermédiaire permet de sélectionner le client final de cette nouvelle facture.

Cette facture client va comporter autant de lignes que la somme des lignes des deux factures fournisseur.

Vous pourrez alors :

  1. soit rajouter une ligne supplémentaire, qui sera la ligne correspondant à la valorisation de votre travail d'intermédiation, et la transmettre comme facture;
  2. soit la transmettre telle quelle à votre client (avec un clic droit, vous pouvez modifier l'intitulé en le passant de “Facture” à “Note de débours”, par exemple), et générer une facture séparée pour la valorisation de votre travail d'intermédiation;
  3. soit la transmettre telle quelle à votre client et ajouter ensuite une ligne correspondante à la valorisation de votre travail d'intermédiation;
  4. soit vous voulez gérer cela dans deux chronos différents, ce qui est possible en détournant l'utilisation des devis ou des commandes client (voir plus bas)

En matière de TVA, selon vos conventions, vous devriez pouvoir mettre à 0 la TVA des lignes de prestation fournisseur dans la facture client. En effet, vous avez ou vous aller régler les fournisseurs en TTC, MonClient vous faisant un simple remboursement de l'avance que vous avez consenti pour lui. MonClient va vous régler les débours en net, et votre presta avec la TVA, si vous y êtes assujetti.

:!: Nous recommandons la première méthode, qui est la plus rigoureuse.

L'écran liste des factures vous permet de suivre l'état de la facture : si elle a été déstockée (si vous gérez les stocks), si elle est échue, si elle a été réglée partiellement ou en totalité, etc.

A la réception du règlement de votre client, le bouton “Encaiss” permet de noter que le règlement a été effectué, et cela génère un enregistrement dans le fichier des écritures comptables.

Détail de la méthode 4 :
* choisissez le type de pièce que vous voulez détourner, soit devis, soit commande client
* via la traduction des libellés, traduisez “Devis” (ou commande) en “Note de débours” (ou le terme qui s'applique et vous convient)
* pour notre exemple, à partir des deux factures fournisseur, générez une facture client (un clic).
* puis à partir de la facture client, générez un “Devis” (ou commande) → vous pourrez directement la transmettre au client comme “Note de débours”
* revenez à la facture client, supprimez toutes les lignes originales, et remplacez-les par une seule ligne, correspondant au montant de votre prestation → vous pouvez la transmettre normalement comme facture à votre client
* quand votre client règle votre facture, vous pouvez encaisser la facture via la bouton “Encaiss”, puis via la généalogie retrouver les deux “devis” (ou commande) liés à la facture, et les déclarer comme “accepté” si ce sont des devis, “validés” si ce sont des commandes, ce qui permet de matérialiser visuellement que les frais ont été remboursés.

Gestion des pièces client

Lorsque votre client aura réglé la totalité de votre facture, vous aurez à régler les factures fournisseur correspondantes.

Pour les retrouver, un clic droit sur la facture client permet d'afficher la “généalogie” de la pièce.

Ici, nous voyons immédiatement que la facture client 8 a pour “mères” les factures fournisseur 1 et 2.

Il ne reste plus qu'à aller dans la liste des factures fournisseur, cliquer sur le bouton “Régler” pour ces deux factures (et effectuer le règlement correspondant ;-)). Le statut des factures passera à “réglé”, et va générer deux écritures comptables par la même occasion.

Et voilà. Elle est pas belle, la vie ?!


1)
Dans Gestan, le mot “pièce” désigne un devis, une commande, une facture, un avoir, un bon de réception ou de livraison
  • wiki/util/intermediation.txt
  • Dernière modification: 2015/03/06 22:57
  • par ics01