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Serveur SMTP et envoi de mails

Vous pouvez envoyer des mails directement depuis Gestan (envoyer des factures en pdf avec mail d'accompagnement, par exemple).

Pour ce faire, Gestan utilise un serveur SMTP, le “tuyau” par lequel votre mail transite en sortie.

Par défaut, Gestan utilise un serveur SMTP collectif. Cependant, cette solution, si elle est pratique, n'est pas la solution optimale (délivrabilité non garantie). Il est préférable d'utiliser le SMTP de votre nom de domaine, un SMTP professionnel, ou le SMTP de votre FAI.

Lorsque vous envoyez un mail, votre ordinateur dialogue avec premier serveur, en utilisant un protocole de communication appelé SMTP (en gros, l'équivalent d'une langue) : il est appelé “serveur SMTP”. Il appartient soit à votre fournisseur d'accès, soit au prestataire chez qui vous avez acheté un nom de domaine, soit chez quelqu'un qui le met à votre disposition en vous donnant un code et un mot de passe.

Puis ce serveur SMTP va transmettre le message, à travers une série d'ordinateurs reliés par Internet, jusqu'au serveur du destinataire de votre email, administré par l'entreprise chez qui est hébergée l'adresse de votre destinataire.

Cela se passe comme indiqué par le schéma ci-dessus : le serveur SMTP est en quelque sorte le “tuyau” par lequel sortent vos emails.

Les serveurs SMTP se présentent sous la forme d'une adresse de la forme : [préfixe].[domaine].[extension], par exemple smtp.orange.fr.

De plus, ils se caractérisent par :

  • un n° de port, c'est à dire le numéro du “tuyau” par où ça passe,
  • un protocole de communication (non sécurisé, SSL ou TLS),
  • un identifiant (la plupart du temps, l'adresse mail en question) et un mot de passe éventuellement

Toutes ces caractéristiques sont paramétrables dans le paramétrage général.

:?: Plus d'info sur le blog de mailjet

Vous pouvez utiliser :

  • le serveur de votre fournisseur d'accès Internet (par exemple, smtp.orange.fr si vous êtes connecté à Internet avec une box Orange) : solution acceptable.
  • le serveur de votre fournisseur d'adresse mail (par exemple smtp.yahoo.fr si vous utilisez une adresse mail comme robert.dupont@yahoo.fr, ou smtp.gmail.com si vous utilisez une adresse mail comme john.doe@google.com) : solution non recommandée
  • le serveur de votre nom de domaine, par exemple smtp.masociete.com si vous possédez le domaine masociete.com : solution recommandée
  • un serveur SMTP professionnel, via des services comme SendInBlue, MailJet, etc : solution parfaite, mais non gratuite.

Si vous souhaitez tester vos identifiants email, un site est très efficace: https://www.smtper.net/

Voyons ces serveurs en détail.

:-| Solution acceptable - Non disponible pour Gestan Cloud.

Le fournisseur d'accès Internet (FAI), qui vous a fourni la box par laquelle vous pouvez vous connecter à l'Internet met aussi à votre disposition un serveur SMTP qui vous permet d'envoyer des mails. En général, c'est l'adresse de votre fournisseur précédé de smtp, par exemple smtp.orange.fr si vous êtes connecté à Internet par une box de chez Orange. Voir Liste des serveurs SMTP.

En général, ces serveurs fonctionnent sans authentification, sur le port 25. Renseignez vous auprès de votre FAI si tel n'est pas le cas.

Vous trouverez la liste des serveurs SMTP sur le site d'Arobase, et un petit tuto bien fait sur BBS Consultant.


Avantages

Facile à paramétrer

Inconvénients

ces serveurs sont généralement limités en nombre de mails par jour. Par exemple, l'utilisation du smtp non authentifié de free est limité à 100 mails par heure et 1000 mails par semaine.

:-( Solution déconseillée

Si votre adresse mail est chez un fournisseur comme yahoo, free, gmx, ou google, dans la plupart des cas ces fournisseurs mettent également à votre disposition un serveur SMTP que vous pouvez utiliser. Renseignez-vous auprès de votre fournisseur pour le paramétrage à utiliser.

Mais cela veut dire que vous utilisez comme adresse professionnelle une adresse comme maplomberie@yahoo.fr, maboulangerie@gmx.com, ou monepicerie@free.fr, ce qui n'est pas une bonne option pour l'image de votre entreprise.


Avantages

Facile à paramétrer

Inconvénients

Image de marque non optimale

:-( :-( :-( Solution vivement déconseillée. Voir la page Serveur SMTP Gmail.

:-) Solution recommandée

Si vous disposez d'un nom de domaine pour votre société, par exemple masociete.com, alors vous disposez aussi d'un serveur SMTP associé à ce domaine, et vous pouvez créer autant d'adresses courriel que vous voulez.

Consultez le fournisseur auprès duquel vous avez acheté votre nom de domaine (OVH, Gandi, O2Switch, etc), afin de connaître ses caractéristiques. Vous pouvez aussi le trouver en interrogeant le service outils-rezo.


Avantages

Renforce votre image de marque Maîtrise complète des paramètres d'envoi (donc meilleure délivrabilité supposée)

Inconvénients

Aucun

Pour utiliser votre SMTP avec Gestan Cloud, communiquez au support Cloud les deux éléments suivants :

  • le nom du serveur (en général du type smtp.monfournisseur.tld)
  • le numéro du port à utiliser

Note:

Vous ne disposez pas de nom de domaine ?

Vous pouvez acquérir un nom de domaine auprès de nombreux fournisseurs (OVH, Gandi, O2switch etc), pour environ 10 euros par an, et il existe des offres promotionnelles proposant des prix encore plus bas. Ce nom de domaine vous permettra de protéger vos données et celles de vos clients, de renforcer l’image professionnelle de votre entreprise, et aussi de mettre en ligne votre propre site web, qu’il soit un site vitrine ou un site e-commerce.

Les équipes de Gestan peuvent s’en charger pour vous sur simple demande à contact@ics-informatique.com (domaine : 10 euros/an, site vitrine : à compter de 36 euros/an)

Exemples de paramétrages

Domaines chez OVH

Assurez-vous de bien activer l’authentification pour le serveur sortant (SMTP). Si cela n’est pas fait, vous pourriez recevoir une erreur 553 sorry, that domain isn't allowed to be relayed thru this MTA (#5.7.1).

Si vous avez une adresse e-mail MX Plan

  • Serveur : ssl0.ovh.net
  • Port : 465
  • Sécurité : SSL
  • Compte : votre adresse mail principale (untel@mondomaine.fr)
  • Mot de passe : le mot de passe qui correspond à cette adresse

Autre paramétrage observé :

  • Serveur : ssl0.ovh.net
  • Port : 587
  • Sécurité : TLS
  • Authentification G3 : coché

Si vous avez une adresse e-mail EXCHANGE

  • Nom de serveur : ex3.mail.ovh.net
  • Port : 587
  • Méthode de chiffrement : TLS

WARNING : ce paramétrage ne fonctionne pas pour tous les domaines OVH, nous ne savons pas pourquoi.

Domaines chez Ionos (ex 1and1 ou 1&1)

  • Serveur : smtp.ionos.fr
  • Port et protocole : 465 en SSL, ou 587 en TLS
  • Sécurité : SSL
  • Compte : votre adresse mail principale (untel@mondomaine.fr)
  • Mot de passe : le mot de passe qui correspond à cette adresse

Domaine chez Godaddy

Godaddy utilise plusieurs serveurs SMTP, dont les IP peuvent varier. Aussi, pour utiliser un SMTP Godaddy, il faut utiliser une IP, et non une adresse de type smtpout.secureserver.net.

Les IP autorisées sont les suivantes (sur le port 25) :

  • 173.201.192.229
  • 173.201.193.228
  • 68.178.252.101
  • 173.201.192.101
  • 68.178.252.229
  • 173.201.193.101
  • 176.74.176.187

Domaines chez Infomaniak

  • Serveur : mail.infomaniak.com
  • Port et protocole : 587
  • Sécurité : aucune
  • Compte : votre adresse mail principale (untel@mondomaine.fr)
  • Mot de passe : le mot de passe qui correspond à cette adresse

:-) Solution recommandée

Vous pouvez ouvrir un compte SMTP professionnel chez tout fournisseur comme SendInBlue, Mailjet, etc, il y en a pléthore. Par exemple, la société SendInBlue propose une offre gratuite jusqu'à 300 mails par jour, parfaite pour tester.

Ce type de service présente des avantages intéressants :

  • possibilité d'envoyer de très nombreux mails
  • meilleure délivrabilité des mails
  • possibilité native de contrôler la réception et l'ouverture des mails.
  • nombreux outils de gestion des mails (templates, listes de diffusion, etc)

Ecran de suivi (tracking) des mails - SendInBlue

Le SMTP de Gestan

:-) Solution recommandée

Par défaut, Gestan utilise un serveur SMTP de SendInBlue (société Française non soumise au Patriot Act / Cloud Act).

Les mails envoyés via le SMTP par défaut de Gestan portent une mention “Généré par Gestan” en bas de message.

Il n'autorise pas le mailing de masse.

Cette solution est pratique (pas de paramétrage), mais il demeure préférable d'utiliser soit le SMTP de votre nom de domaine, soit un autre SMTP professionnel.

Note:

Information RGPD
Le serveur SMTP de Gestan étant opéré par SendInBlue, il relève des mêmes conditions de protection des données que celles exposées par SendInBlue dans les pages concernant sa politique de confidentialité. Le personnel d'ICS-Informatique a accès aux mêmes informations que le personnel de SendInBlue, et est tenu aux obligations de confidentialité et de protection des données telles qu'exposées dans ses CGV et sa politique de confidentialité.


Avantages

Renforce votre image de marque Maîtrise complète des paramètres d'envoi (donc meilleure délivrabilité supposée) Tracking natif des mails Nombreux outils de gestion de mailing

Inconvénients

Services payants.

Certains mails qui ressemblent trop à des spams… sont classés en spam par les clients de messagerie. C'est ce que l'on appelle la délivrabilité du mail.

Aux temps anciens des débuts du mail, aucun contrôle n'était effectué par les serveurs d'expédition de mail, et le contexte législatif était très permissif. Aujourd'hui, près de 60% des mails sont des spams, aussi le législateur français a durci les règles, et les fournisseurs de service ont, à juste titre, développé une batterie de dispositifs permettant de réduire ce volume de spam.

Le temps où parce qu'un mail était envoyé, il arrivait, est bel et bien terminé : l'expertise en délivrabilité est devenue quasiment un métier à part entière.

La délivrabilité de vos mails dépend de plusieurs facteurs :

  • le contenu du mail
  • la réputation de l’adresse IP de l’expéditeur
  • la fréquence et le volume de vos messages
  • des données correctes dans vos enregistrements MX
  • la présence d'enregistrements SPF et DKIM dans le domaine expéditeur
  • etc.

La délivrabilité des mails est fortement améliorée par l'ajout d'un enregistrement SPF et d'un enregistrement DKIM dans le DNS du domaine expéditeur. Nous vous conseillons de les mettre en place.

Nous avons observé quelques problèmes de délivrabilité :

  • pour OVH, lorsque les serveurs SSL (ssl0.ovh.net) étaient utilisés au lieu des serveurs non sécurisés POP, ou IMAP standards.
  • pour ORANGE et OUTLOOK, ces serveurs font du Reverse DNS pour authentifier le domaine d'origine associé au mail (ce qui pose  parfois des problèmes avec des serveurs partagés qui hébergent des multi domaines avec une IP commune).

TIP Pour tester votre score de délivrabilité, vous pouvez utiliser mail-tester.com ou MultiRBL.valli

TIP Plus d'informations sur le site de MailJet.

TIP Autre outil utile : https://www.digwebinterface.com

TIP Un article répertoriant 9 outils de test.

Une voie alternative à l'utilisation de votre propre serveur SMTP (celui rattaché à votre domaine), est la modification des enregistrements SPF de ce domaine, pour y déclarer l'adresse IP du serveur Gestan Cloud sur lequel vous êtes installé.

Cette manipulation n'est pas possible pour tous les domaines, renseignez-vous auprès du dépositaire de votre domaine.

TIP En savoir plus sur le SPF sur le site d'octopuce.

Si un certain nombre de critères sont réunis (contenu des messages, volume, rythme d'envoi, etc), les serveurs par lesquels transitent les mails envoyés peuvent blacklister l'adresse IP de l'expéditeur, et bloquer toute transmission d'un mail provenant de la machine correspondante. Votre adresse IP peut être blacklisté à juste titre, parce que vous envoyez du spam, mais elle peut aussi être blacklistée par erreur, ou parce qu'un tiers a usurpé votre nom de domaine, ou a pris le contrôle de votre machine.

Comment faire pour savoir si votre IP est blacklistée

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  • Dernière modification : 2022/09/13 11:53
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