Sauvegarde des données Gestan

Important:

La sauvegarde (backup) des données d'entreprise est une fonction cruciale, mais de nombreuses entreprises ne sauvegardent pas, ou très imparfaitement, leurs données professionnelles.

Vous devez pouvoir répondre à cette question : En cas d'incendie de mon bureau, que reste-t-il de mes données professionnelles ?

Il faut sauvegarder le répertoire complet des données Gestan.

Ce répertoire est par défaut, C:\Gestan\[nom de l'entreprise]. Il est affiché dans le coin inférieur gauche du menu principal de Gestan.

Ici, le répertoire à sauvegarder est C:\GESTAN\TEST.

Il contient les sous-répertoires à sauvegarder :

DATABASE,
DOCUMENTS,
RESSOURCES,
BACKUPS.

Dans le répertoire DATABASE, vous pouvez éventuellement exclure les fichiers .NDX, ils peuvent être recrées ex nihilo.

Vous pouvez éventuellement exclure le répertoire BACKUPS de la sauvegarde, il contient les backups mensuels de Gestan (mais ce n'est pas recommandé, il est quelquefois fort utile de disposer d'une photographie de la base d'il y a un ou plusieurs mois).

Adaptez votre fréquence de sauvegarde à votre usage de Gestan.

Gestan étant utilisé quotidiennement dans la plupart des cas, nous recommandons vivement une sauvegarde quotidienne.

Comment faire ?

En terme de matériel, il y a deux grands types de solutions :

soit une sauvegarde sur un support amovible (Clé USB, disque dur externe). Cela nécessite que vous ayez un jeu de supports, et toujours un support à l'extérieur en vue de pallier la destruction totale des locaux.
soit une sauvegarde sur un emplacement distant : soit un autre ordinateur de votre réseau (à la condition qu'il ne soit pas dans le même lieu physique), soit un emplacement Cloud (il existe de nombreuses offres gratuites pouvant être suffisantes).

La seconde solution est de beaucoup préférable, ne nécessitant pas l'astreinte du changement de support de sauvegarde. De plus, elle peut être complètement gratuite.

La sauvegarde est une copie de fichiers, en général quotidienne.
La synchronisation est une copie de fichier effectuée à chaque changement détecté du fichier en question.

Sur une base de données destinée à être utilisée par plusieurs personnes, les nombre de fichiers modifiés est important, aussi nous déconseillons très vivement de mettre les données Gestan (spécialement le répertoire DATABASE) sous synchronisation (Dropbox, GoogleDrive, Drive, etc) : vous risquez d'endommager gravement votre base et de perdre des données (conflits de modification et désindexation), sans parler des problèmes de confidentialité concernant toute données stockées sur le territoire des Etats-Unis.

Exemple concret de stratégie de sauvegarde

Voici un exemple de stratégie de sauvegarde efficace, facile …et totalement gratuite !

installez les données de Gestan dans un répertoire de votre ordinateur, par exemple C:\GESTAN\TEST
installez un logiciel de sauvegarde (voir liste de logiciels gratuits ci-dessous)
ouvrez un compte chez un fournisseur Cloud proposant une offre gratuite (voir liste ci-dessous)
votre fournisseur Cloud va vous fournir un programme de synchronisation entre un des répertoires de votre ordinateur vers l'emplacement Cloud. Identifiez ce répertoire.
réglez le programme de sauvegarde pour que chaque jour, il copie le répertoire C:\GESTAN\TEST vers l'emplacement de synchronisation
assurez vous de savoir comment récupérer les données en cas de sinistre.

Ainsi, les données de Gestan seront automatiquement sauvegardées en Cloud, chaque jour.

Chaque mois, au cours de l'opération de maintenance périodique, Gestan compresse votre base de données, et stocke le fichier zip obtenu dans le répertoire BACKUPS. Le fichier obtenu est dénommé Backup_FINGERPRINT_[date]_[heure].zip. L’historique est conservé sur 12 mois glissants. Il est aussi possible de la déclencher manuellement, ou de le désactiver.

Cette fonctionnalité vise à conserver une “photo” de la base à un moment donné, permettant par exemple de retrouver des données anciennes qui auraient été supprimées malencontreusement (ou de confirmer qu’elles n’avaient jamais existé !).

Bien qu'elle a souvent “sauvé la vie” de nos techniciens de support quand il leur est arrivé de recevoir un appel affolé d'un chef d'entreprise ayant détérioré ses données par mégarde, cette fonctionnalité ne peut pas être considérée comme une sauvegarde.

Pour que vous n'ayez vraiment aucune excuse, voici une liste de logiciels de sauvegarde, gratuits ou payants que nous avons testé, et de fournisseurs d'hébergement Cloud recommandés.

EchoSync Un très beau développement, par un Français en plus, bravo ! Le seul point négatif est qu'il est un peu difficile d'en programme l'exécution, il faut passer par une tâche windows.
Kopia un nouveau venu, gratuit et open-source.
Sauvegarde Facile, très joli développement écrit en Windev (comme Gestan, quoi), par EMJYSOFT - gratuit jusqu'à 10 Go.
SyncBack V9.3.11.0 Syncback existe en version free, SE et pro, mais la version free suffit pour faire une sauvegarde sur un réseau local. Ne gère pas le versionning en free. Interface anglaise.
Duplicati : sauvegarde sous format propriétaire, mais le logiciel est open-source.
FBackup La version gratuite du logiciel Backup4All
Veeam La référence des softs de backups, avec une version gratuite.
AutoVer Un logiciel tout léger et efficace, téléchargement sur ce lien.
EaseUS Un outil simple, rapide, avec une interface fluide et propre. Cependant c'est un logiciel Chinois…
AceBackup gratuit avec versioning des fichiers.
CrownBackup backup distant partagé, un must.

Backup4All : après le mariage4All, la manif4All, la PMA&GPA4All, il y a Backup4All, qui reste la meilleure option.
GoodSync : prend en charge le SFTP. Tarif démesuré (800 euros) pour la version serveur, acceptable (25 euros) pour la version desktop
Syncovery : prend en charge le SFTP. Encore plus complet que GoodSync mais avec une interface assez old-fashioned. 30-330 euros.
CloudBerry Backup : A 80 euros, un excellent rapport performance prix pour un fonctionnement en SFTP. Pour les très gros backups qui n'ont pas le temps de s'exécuter dans la plage impartie, le comportement du logiciel n'est pas top, parce qu'il recommence TOUT le backup, sans se limiter aux fichiers modifiés depuis le dernier backup.
Sauvegarde facile, existe en version gratuite
BackupChain très pro, efficace avec des VM.

Voir aussi Les meilleurs logiciels de sauvegarde article de Logithèque.com

Stocker vos données aux USA est vivement déconseillé : d'une part vos données sont soumises au Patriot Act, donc leur confidentialité n'est pas garantie, d'autre part vous les confiez à des entreprises dont le modèle économique est pour partie basé sur l'exploitation commerciale de ces données à votre insu.

En Europe, la confidentialité des données reste questionnable, mais elle est objectivement meilleure actuellement.

Vous pouvez aussi auto-héberger votre propre cloud, avec des solutions comme Nextcloud ou OwnCloud, mais il y faut quelques connaissances techniques.

Systèmes de synchronisation recommandés :

Cozy, entreprise française, avec une offre gratuite de 5Go.
Liivia : entreprise française axée confidentialité. 100 Go pour 25€
Nexcloud : un outil de référence, open-source, autohébergeable, comparable à Owncloud.
Pcloud : une formule originale avec un forfait à vie
kDrive : la proposition Suisse alternative à Dropbox.