Importer des contrats dans Gestan

Ce programme permet d'importer des contrats dans Gestan.

Le ficher d'entrée doit respecter les normes de constitution décrites ci-après.

Accès : Outil → Administration → Importation de données → Importer des contrats

Sélectionnez le fichier source à traiter. Il doit respecter les normes de constitution explicitées ci-dessous. Spécifiez le séparateur utilisé dans le fichier d'entrée.

Le bouton Charger permet de charger les données en vue du traitement.

Le bouton Intégrer permet ensuite de créer les enregistrements dans la base.

La baguette magique 1 permet de générer un fichier exemple, prêt pour utilisation.

Le fichier d'entrée doit être un fichier texte avec séparateur (TAB, virgule, point-virgule, ou tout autre caractère). Pour le réaliser, vous pouvez utiliser un tableur comme LibreOffice Calc ou Microsoft Excel (penser à enregistrer le fichier sous format texte avec séparateur).

Ce fichier peut contenir deux types de lignes :

• Les lignes “C”, comme Client, obligatoires. Elles concernent le client de votre pièce.
• Les lignes “P”, comme Produit. Selon le type de facturation des contrats, elles sont obligatoires dans le cas d'une facturation de type “Produit” et interdites dans les autres cas. Elles contiennent les lignes de produits.

Voici un exemple de fichier prêt à être chargé.

A noter que vous pouvez mettre toute ligne de commentaire nécessaire, en la faisant commencer par le caractère “#”.

Les lignes C doivent être structurées de la manière ci-dessous :

1    2            3		4	    5		    6	            7
C | IDCONTACT | NUMCONTRAT | LIBCONTRAT | DT_SOUSCRIPTION | IDSOCIETE | DT_EFFET 
   8            	 9	      10                  11      12               13
| TACITE_RECONDUCTION | CONTRAT_NB | CONTRAT_PERIODE | PRIME_NB | PRIME_PERIODE | GESTION_CONFIEE
   14             15            16             17           18                        19
| RECOND_NB | RECOND_PERIODE | REF_CONTRAT | ST_CONTRAT |  ID2_MOTIFSTCONTRAT | ID2_TYPCONTRAT  
   20             21                22               23       24       25               
| DT_ECHEANCE | DT_ECHEANCEFACT  | DT_ARESILIER | US_RESP | CDUSAPP | ID2_ORIGINECTRT 
   26            27             28              29 à 35      36          37           38
| ID2_FORMULEREV| CTG_CONTRAT | COMMENTAIRE | IDDOCUMENT | DETAIL | DT_RESILIATION | PRIME_HT 
  39           40          41           42         43        44              45                 46     
| PRIME_TVA | PRIME_TTC | HONO_HT | HONO_TVA | HONO_TTC | COMMISSION_HT | COMMISSION_TVA | COMMISSION_TTC 
   47        48        49       50                 51               52             53        
| FDG_HT | FDG_TVA | FDG_TTC | AUTREFRAIS_HT | AUTREFRAIS_TVA | AUTREFRAIS_TTC | CD_PRODUIT 
   54 à 58     59 à 63     64 à 68   69 à 73      74 à 78
| USDEF_LIB | USDEF_NUM | USDEF_BOO | USDEF_DATE | USDEF_CBO

C est le type de ligne

IDCONTACT est l'ID du Client dans Gestan.

NUMCONTRAT et LIBCONTRAT correspondent respectivement au libellé et au numéro du contrat.

DT_SOUSCRIPTION et DT_EFFET sont les dates de souscription et d'effet du contrat.

IDSOCIETE est l'ID du fournisseur du contrat. La société doit être enregistrée comme fournisseur dans Gestan. Il peut s'agir de vous même si par exemple, vous proposez des contrats de location de matériel informatique. Mais cela peut être un de vos fournisseurs, dans le cas par exemple, si vous louez des camions à une société afin de réaliser vos interventions.

TACITE_RECONDUCTION

CONTRAT_NB, PRIME_NB et RECOND_NB sont respectivement le nombre de période du contrat, de la prime et le nombre de reconduction. CONTRAT_PERIODE, PRIME_PERIODE et RECOND_PERIODE correspondent aux différentes périodicités.

GESTION_CONFIEE permet d'indiquer si le montant de commission sera déduit des montants du contrat

Tous les champs ci-dessus sont obligatoires.

REF_CONTRAT est un n° de référence interne

ST_CONTRAT est le statut du contrat. Un contrat peut avoir différents statut :

• A faire
• En attente (pièces clients, pièces ou accord tiers, validation interne)
• En cours,
• Échu,
• Suspendu,
• Résilié.

ID2_MOTIFSTCONTRAT et ID2_TYPCONTRAT sont respectivement le motif et le type éventuels du contrat.

DT_ECHEANCE et DT_ECHEANCEFACT sont les dates d'échéance et d'échéance de facturation.

DT_ARESILIER est la date de future résiliation du contrat

US_RESP et CDUSAPP correspondent respectivement aux éventuels utilisateurs responsables et apporteurs du contrat.

ID2_ORIGINECTRT est l'origine du contrat

ID2_FORMULEREV est la formule de révision du contrat

CTG_CONTRAT est l'éventuelle catégorie du contrat

COMMENTAIRE est un champ de taille illimité, qui sera intégré dans l'onglet “Notes” du contrat. A noter que dans ce champ, les chaines <TAB>, <RC> et <LF> sont converties respectivement en TAB, RC, et caract(10).

IDFACTURE_LAST est l'ID de la dernière facture

DT_ECHEANCE_LAST est la date de dernière échéance

IDDOCUMENT est l'ID des documents a lier au contrat. Il est possible d'ajouter jusqu'à 7 documents. Les documents doivent être enregistrés dans Gestan avant d'être ajoutés au contrat.

DETAIL est un champ de taille illimité, qui sera intégré dans l'onglet “Termes du contrat”. A noter que dans ce champ, les chaines <TAB>, <RC> et <LF> sont converties respectivement en TAB, RC, et caract(10).

DT_RESILIATION est la date de résiliation dans le cadre de l'import d'un contrat résilié

PRIME_HT, PRIME_TVA et PRIME_TTC sont respectivement les montants de prime hors taxe, TVA et le total

HONO_HT, HONO_TVA et HONO_TTC sont respectivement les montants d'honoraire hors taxe, TVA et le total

COMMISSION_HT, COMMISSION_TVA et COMMISSION_TTC sont respectivement les montants de commission hors taxe, TVA et le total

FDG_HT, FDG_TVA et FDG_TTC sont respectivement les montants de frais de gestion hors taxe, TVA et le total

AUTREFRAIS_HT, AUTREFRAIS_TVA et AUTREFRAIS_TTC sont respectivement les montants des autres frais hors taxe, TVA et le total

CD_PRODUIT est le code produit dans le cadre d'un contrat avec produit unique. Cela ne concerne pas les contrats avec le mode de facturation Produit

USDEF_LIB,USDEF_NUM, USDEF_BOO, USDEF_DATE, USDEF_CBO correspondent respectivement au libellé, numérique, booléen, date et combo paramétrables.

Les lignes P doivent être structurées de la manière ci-dessous :

1   2         3          4                        5   			            
P | CD_PROD | QTE | DT_DEBUT (facultatif) | TX_REMISE (facultatif)

P est le type de ligne

CD_PROD est le code de produit.

QTE est la quantité

DT_DEBUT est la date de début de facturation

TX_REMISE est le taux éventuel de remise sur la ligne

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