Itinerix

Itinerix est une application compagnon de Gestan destinée à la prise de commande chez vos clients, sur le terrain.

Elle est donc connectée à la base de l'entreprise, et les saisies effectuées via Itinerix remontent en temps réel dans le système d'information de l'entreprise.

Elle pourra embarquer des fonctionnalités supplémentaires, en fonction des demandes des utilisateurs (utilisez le forum).

Cette application sera proposée au tarif de 8 à 12 euros/mois selon les configurations, mais pour le moment elle est gratuite, profitez-en !

Téléchargez Itinérix sur la page des téléchargements, et installez-le comme n'importe quel autre programme.

Pour utiliser Itinérix à distance, il faut que votre Gestan soit installé en mode client Serveur. La documentation vous explique comment réaliser pas à pas cette opération simple. Mais si vous êtes vraiment perdu le Support technique peut vous le faire à distance.

Itinerix fonctionne également en réseau local (utile pour les commerciaux sédentaires).

Le premier écran permet d'enregistrer les paramètres de connexion.

Indiquez le nom de base que vous voulez, et précisez si vous voulez vous connecter automatiquement (c'est à dire sans avoir à préciser à chaque fois votre code et votre mot de passe Gestan). Puis choisissez le type de connexion que vous allez utiliser.

• En mode client/Serveur : Dans cette configuration, précisez l'IP du Serveur (ou le nom de domaine si vous lui aviez associé un domaine comme par exemple gestan.maboite.fr), le port C/S de communication (en standard 4900), le nom de la base de données dans le serveur HFSQL, et le code Utilisateur et le mot de passe de l'utilisateur du serveur HFSQL que vous allez utiliser. Vous pouvez choisir l'option de cryptage des échanges pour plus de sécurité, et l'option de compression des trames si les performances de votre connexion sont faibles.

• En mode classique : Vous pouvez aussi utiliser Itinérix en réseau local (notamment pour tester facilement la solution), pour cela il suffira de lui préciser le répertoire associé où se trouve la base de données.

Cliquez sur Enregistrer, pour ouvrir l'écran de connexion à Itinérix ci-dessous.

Sur cet écran, saisissez votre code et votre mot de passe Gestan et cliquez sur Se connecter

Vous allez alors arriver sur le tableau de bord Itinerix.

Via le menu contextuel (clic droit), vous pouvez réorganiser les blocs ou en modifier la dimension à votre guise.

Imaginons que vous êtes dans l'Ardèche et souhaitiez visiter les clients de ce département. Tapez simplement 07 dans la zone Code postal du bloc de recherche des clients, et le bouton Rechercher.

Un nouvel onglet s'ouvre alors, avec la liste de vos clients de l'Ardèche.

Allons visiter M. Jean Trancène, de la société Yabanco : en double-cliquant sur la ligne correspondante, la fiche de M. Trancène s'ouvre dans un nouvel onglet.

Sur l'onglet Infos contact, le bouton 1 permet d'afficher la carte de son adresse pro (puisqu'il s'agit d'une entreprise), le bouton 2 celui de son adresse de livraison habituelle, le cas échéant.

Sur l'onglet Pièces, vous allez pouvoir afficher les devis, commandes, factures de M. Trancène, en fonction des options choisies dans les cases à cocher 1.

Les onglets peuvent s'organiser comme vous voulez, et vous pouvez détacher tout onglet de la fenêtre principale, comme ci-dessous, juste en les sélectionnant avec votre souris et en les glissant là où vous voulez, comme ci-dessous. Cool !

Sur l'onglet du contact, cliquez sur le bouton Commande du ruban.

Un nouvel onglet s'ouvre, comportant les informations du client, et les zones nécessaires à la saisie de sa commande.

Vous pouvez saisir un code produit, ou un libellé produit dans les zones 1 ou 2. Les produits pouvant correspondre à la saisie seront alors affichés dans la zone 3. Vous pourrez alors saisir la quantité demandée en zone 4, la zone 5 vous affichant le stock disponible immédiatement.

Cliquez sur le bouton 6 pour ajouter la ligne.

Et ainsi de suite, pour répondre à la demande de votre client.

Une fois que vous avez noté les demandes de votre client, enregistrez sa commande avec le bouton Sauver du ruban.

Le bouton Sauver déclenche l'enregistrement de la commande par Itinérix : elle sera donc immédiatement visible dans Gestan.

Le bouton Valider brouillon du ruban s'active alors : en effet, la commande est crée à l'état Brouillon dans Itinerix (et donc dans Gestan). Tant qu'elle est à l'état brouillon, vous pourrez la modifier sans limite dans Itinerix.

Quand votre client est au clair sur le contenu de sa commande (il est courant qu'à la fin du rendez-vous entre un agent commercial et son client, le client lui dise : “ah mais tant que vous êtes là, vous pouvez aussi me mettre 50 boites d'aspirine en plus”), alors seulement vous pouvez cliquer sur le bouton Valider brouillon.

Le bouton Valider brouillon passera le statut de la commande de “Brouillon” à “A transmettre”.

La validation du brouillon propose de transmettre au client un relevé de commande.

Le relevé de commande est un document pdf attaché à un e-mail. Vous le recevez également en copie. Son formalisme est volontairement différent de la commande “officielle” émise par Gestan. En effet, il peut être utilisé de manière personnalisée par les entreprises, en fonction de leur processus commercial :

• il peut tenir lieu de commande, et servir de base directe à la génération d'un BL ou d'une facture
• il peut tenir lieu de pré-commande, et être confirmé par le back-office avec une commande “officielle” le reprenant en tout ou partie, ou par un devis à valider pour le client.
• et toute autre procédure spécifique à l'entreprise.

Si l'entreprise gère ses déstockages à partir des commandes client, il sera possible de procéder immédiatement au déstockage à partir d'Itinérix.

Cette possibilité est spécialement utile en cas d'un stock en flux tendu à rotation rapide. En effet, si les quantités disponibles en stock sont limités, et si les expéditions sont faites dès réception de la commande, le déstockage immédiat permet d'avoir l'information sur les stocks disponibles à la vente en temps réel, information pouvant être capitale pour l'agent commercial.

Le déstockage est effectué grâce au bouton Déstocker du ruban. Les mouvements de stocks seront crées automatiquement, pour tous les produits dont le stock est géré, avec les valeurs par défaut de type de mouvement du paramétrage général de Gestan.

Une fois déstockée, l'état est signalé dans la colonne S.

Et voilà : Itinérix vous permet de gérer tout le cycle de la commande !

Remerciements : Cette application s'inspire d'un exemple fourni par les services techniques de PCSoft, éditeur de Windev, outil que nous utilisons pour développer Itinerix et Gestan. Qu'ils trouvent ici l'expression de notre gratitude.