Comptabilité avec Gestan : les grands principes

Sur le lien ci-dessous, une présentation générale des fonctions comptables de Gestan.

gestan_presentation_comptabilite.pdf

Gestan est livré avec un plan comptable par défaut, liste des codes comptables à utiliser. Via l'écran de gestion du plan comptable, vous pouvez modifier tous les comptes, ou charger un autre plan comptable, suivant votre pays. Le plan comptable OHADA est disponible.

Le paramétrage de la comptabilité repose sur quelques écrans simples :

• Le paramétrage des classes et des comptes, qui va permettre de définir des classes comptables (si différentes de celles par défaut), des journaux, et des comptes spécifiques à utiliser
• Le paramétrage des journaux comptables, très simple
• Le paramétrage des taux de TVA, et des éventuels codes comptables qui leurs sont liés, par taux
• Le imputations comptables, qui permettent de faire un lien entre une nature de flux (par exemple “Loyer de bureau” ou “Ventes sur le marché”) et les codes comptables retenus pour l'opérations.
• Si vous voulez descendre encore plus finement dans les affectations comptable, vous pouvez paramétrer des liaisons comptables

Il est recommandé de procéder à ce paramétrage, notamment les imputations et les liaisons comptables éventuelles, avec votre comptable.

Gestan permet bien sûr de saisir les factures et avoirs client, les factures et avoirs fournisseurs, et d'enregistrer les encaissements et décaissements liées à ces pièces, ainsi que tout autre encaissement ou décaissement.

Avec Gestan, la saisie des écritures est réalisée en trois étapes simples :

La première étape consiste en la saisie des écritures, par exemple, j'ai réglé 1000 € de loyer mensuel du bureau, ou tel client m'a réglé telle facture.

Elle est normalement réalisée au fil de l'eau (ce qui permet de vous donner l'état de votre trésorerie en temps réel), via l'écran liste des écritures en "mode normal".

Les imputations (c'est à dire un libellé en clair pour désigner la nature de la dépense ou de la recette, par exemple “EDF”, “Parking”, ou “Recettes pro”) permettent de les relier automatiquement aux codes comptables adéquats.

TIP A noter : les écritures peuvent être ventilées, c'est à dire prendre en compte leur caractère composite vis à vis de la TVA.

En savoir plus sur la saisie des écritures

En savoir plus sur la ventilation des écritures

Le pointage des écritures, ou rapprochement bancaire, est réalisé à réception de votre relevé de banque.

Elle consiste, via l'utilisation en "mode pointage" de l'écran liste des écritures, à contrôler que les écritures que vous avez saisies sont strictement cohérentes avec celles enregistrées par votre banque, transmise dans le relevé bancaire.

En savoir plus sur l'utilisation en "mode pointage" de l'écran liste des écritures

En savoir plus sur la gestion des relevés de comptes bancaires

Cette étape consiste à vérifier que pour chaque écriture impactant la TVA, qu'il s'agisse d'une dépense de restaurant, de transport, de matériel, etc., l'entreprise est bien en possession du justificatif correspondant : note du restaurant, ticket d'autoroute, facture du fournisseur.

La partie vente est justifiée par défaut : à partir du moment où vous avez encaissé une somme avec TVA à la suite d'une facture enregistrée dans Gestan, l'opération est considérée comme justifiée, puisque par définition vous possédez la facture.

En savoir plus sur la justification des écritures (pointage TVA)

L'ensemble des écritures, dûment pointées et justifiées, est la base qui va vous permettre de déclarer la TVA de manière strictement exacte, grâce à la qualité de saisie en amont.

Le programme de déclaration de TVA produit :

• un état détaillant les écritures prises en compte pour le calcul
• la déclaration CA3 (CERFA France) pré-remplie.

Finis, les calculs fastidieux du 18 du mois au soir !

En savoir plus sur le programme de calcul de la TVA

En savoir plus sur les arrêtés de TVA

Ce processus de saisie et de contrôle vous permet de disposer en temps réel de données comptables fiables :

• les journaux comptables
• le Grand livre
• la balance
• la balance tiers (balance client)
• l'encours client
• le compte de résultat
• la trésorerie immédiate
• les produits et charges par imputation
• la ventilation détaillée par taux de taxe

Pour l'édition du bilan, ces données pourront être transmises au service comptable de deux manières :

• via l'export des factures et des écritures, via un simple clic droit sur les écrans correspondants, ou en utilisant l'extension dédiée (dans ce cas, l'export est effectué en partie simple)
• via l'export XIMPORT, qui produit des fichiers directement intégrables au logiciel utilisé par le service comptable (dans ce cas, l'export est effectué en partie double).

En savoir plus sur les priorités d'affectation des codes comptables

A la fin de l'exercice comptable, vous pourrez alors générer une balance de clôture avec Gestan.

Plus encore, il est possible de saisir des soldes de gestion, afin de prendre en compte, par exemple, les soldes calculés pour l'exercice précédent par un autre logiciel de comptabilité, par exemple.

En savoir plus sur la balance de clôture

Il y a trois modes de fonctionnement classiques, du fonctionnement manuel au fonctionnement automatique :

Vous enregistrez seulement les factures client et leurs règlements. Vous transmettez seulement la liste des factures et leur état (encaissé ou pas), via un clic droit sur la liste (vous pouvez aussi utiliser pour cela l'extension TRANSCOMPTA).

Il faudra lui transmettre également vos justificatifs (factures fournisseurs, notes de frais, etc) sous forme de papiers ou de scans, pour contrôle.

Vous enregistrez vos règlements client et fournisseur dans Gestan, et vous faites le pointage et la justification des pièces. Vous transmettez à votre comptable la liste des factures client par un simple clic droit, et la liste des écritures par le même clic droit (vous pouvez aussi utiliser pour cela l'extension TRANSCOMPTA).

Vous lui transmettez les justificatifs sous forme papier ou scan en différé, éventuellement à la date de clôture de l'exercice

Comme dans le cas précédent, vous enregistrez vos règlements client et fournisseur dans Gestan, et vous faites le pointage et la justification des pièces, et vous exportez automatiquement vos données comptables en totalité, au format de son logiciel. Ainsi, votre comptable n'a plus aucune saisie à effectuer.

Nous recommandons ce mode, après avoir procédé, en concertation avec le comptable, à un paramétrage des imputations comptables de Gestan, en fonction de la “granularité” souhaitée.

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