Comptabilité avec Gestan : les grands principes

Si la comptabilité d'une entreprise de petite taille peut être tenue via un simple tableur, dès lors que l'activité représente un certain volume - disons à partir de 30 à 50.000 € de chiffre d'affaires, ou que l'entrepreneur a la responsabilité de salariés, le recours à un comptable professionnel est indispensable, car il garantit une comptabilité conforme aux normes comptables et fiscales, et une vision chiffrée précise de la santé de l'entreprise.

De la génération des résultats comptables “basiques” à l'élaboration d'un bilan élaboré, Gestan sait vous accompagner dans toutes les configurations.

Les outils comptables de Gestan mettent la saisie comptable à la portée de tout personnel administratif, sans aucune compétence comptable requise. L'outil de rapprochement bancaire ainsi que celui de justification des écritures permettent d'avoir une base exacte en permanence, et de disposer ainsi des données comptables en temps réel.

Les données comptables saisies pourront être exportées depuis Gestan, au format natif du logiciel de votre comptable, qui n'aura plus aucune ressaisie à effectuer, d'où diminution du risque d'erreur. Il pourra se concentrer sur sa valeur ajoutée : la vérification de conformité des comptes, la production des documents fiscaux, l'analyse du bilan et le conseil de gestion.

Avec Gestan, vous allez aimer la comptabilité !

Pour aller plus loin : Présentation générale des fonctions comptables de Gestan.

Gestan est livré avec un plan comptable par défaut, liste des codes comptables à utiliser. Via l'écran de gestion du plan comptable, vous pouvez modifier tous les comptes, ou charger un autre plan comptable, suivant votre pays. Le plan comptable OHADA est disponible.

Le paramétrage de la comptabilité repose sur quelques écrans simples :

Le paramétrage des classes et des comptes, qui va permettre de définir des classes comptables (si différentes de celles par défaut), des journaux, et des comptes spécifiques à utiliser
Le paramétrage des journaux comptables, très simple
Le paramétrage des taux de TVA, et des éventuels codes comptables qui leurs sont liés, par taux
Le imputations comptables, qui permettent de faire un lien entre une nature de flux (par exemple “Loyer de bureau” ou “Ventes sur le marché”) et les codes comptables retenus pour l'opérations.
Si vous voulez descendre plus finement dans les affectations comptables, vous pouvez paramétrer des liaisons comptables

Il est recommandé de procéder à ce paramétrage, notamment les imputations et les liaisons comptables éventuelles, avec votre comptable.

Gestan permet bien sûr de saisir les factures et avoirs client, les factures et avoirs fournisseurs, et d'enregistrer les encaissements et décaissements liées à ces pièces, ainsi que tout autre encaissement ou décaissement.

Avec Gestan, la saisie des écritures est réalisée en trois étapes simples :

La première étape consiste en la saisie des écritures, par exemple, j'ai réglé 1000 € de loyer mensuel du bureau, ou tel client m'a réglé telle facture.

Elle est normalement réalisée au fil de l'eau (ce qui permet de vous donner l'état de votre trésorerie en temps réel), via l'écran liste des écritures en "mode normal".

Les imputations (c'est à dire un libellé en clair pour désigner la nature de la dépense ou de la recette, par exemple “EDF”, “Parking”, ou “Recettes pro”) permettent de les relier automatiquement aux codes comptables adéquats.

Ecran de saisie d'une écriture comptable

A noter : les écritures peuvent être ventilées, c'est à dire prendre en compte leur caractère composite vis à vis de la TVA.

En savoir plus sur la saisie des écritures

En savoir plus sur la ventilation des écritures

Le pointage des écritures, ou rapprochement bancaire, est réalisé à réception de votre relevé de banque.

Elle consiste, via l'utilisation en "mode pointage" de l'écran liste des écritures, à contrôler que les écritures que vous avez saisies sont strictement cohérentes avec celles enregistrées par votre banque, transmise dans le relevé bancaire.

En savoir plus sur l'utilisation en "mode pointage" de l'écran liste des écritures

En savoir plus sur la gestion des relevés de comptes bancaires

Cette étape consiste à vérifier que pour chaque écriture impactant la TVA, qu'il s'agisse d'une dépense de restaurant, de transport, de matériel, etc., l'entreprise est bien en possession du justificatif correspondant : note du restaurant, ticket d'autoroute, facture du fournisseur.

La partie vente est justifiée par défaut : à partir du moment où vous avez encaissé une somme avec TVA à la suite d'une facture enregistrée dans Gestan, l'opération est considérée comme justifiée, puisque par définition vous possédez la facture.

En savoir plus sur la justification des écritures (pointage TVA)

L'ensemble des écritures, dûment pointées et justifiées, est la base qui va vous permettre de déclarer la TVA de manière strictement exacte, grâce à la qualité de saisie en amont.

Le programme de déclaration de TVA produit :

un état détaillant les écritures prises en compte pour le calcul
la déclaration CA3 (CERFA France) pré-remplie.

Finis, les calculs fastidieux du 18 du mois au soir !

En savoir plus sur le programme de calcul de la TVA

En savoir plus sur les arrêtés de TVA

Ce processus de saisie et de contrôle vous permet de disposer en temps réel de données comptables fiables :

les journaux comptables
le Grand livre
la balance
la balance tiers (balance client)
l'encours client
le compte de résultat
la trésorerie immédiate
la trésorerie prévisionnelle, via l'extension ad hoc
les produits et charges par imputation
la ventilation détaillée par taux de taxe

Pour l'édition du bilan, ces données pourront être transmises au service comptable de deux manières :

via l'export des factures et des écritures, via un simple clic droit sur les écrans correspondants, ou en utilisant l'extension dédiée (dans ce cas, l'export est effectué en partie simple)
via l'export XIMPORT, qui produit des fichiers directement intégrables au logiciel utilisé par le service comptable (dans ce cas, l'export est effectué en partie double).

En savoir plus sur les priorités d'affectation des codes comptables

A la fin de l'exercice comptable, vous pourrez alors générer une balance de clôture avec Gestan.

Plus encore, il est possible de saisir des soldes de gestion, afin de prendre en compte, par exemple, les soldes calculés pour l'exercice précédent par un autre logiciel de comptabilité, par exemple.

En savoir plus sur la balance de clôture

Gestan permet de travailler avec plusieurs devises : par exemple, une société peut avoir des clients qui la payent en euros, et d'autres en dollars, tandis qu'elle règle certains fournisseurs en euros, et d'autres en dollars.

Le principe est que tous les données seront enregistrées dans la devise de référence, celle que vous avez choisie dans le paramétrage général comme étant la devise de vente la plus courante. Et dans le cas où c'est nécessaire, la devise d'expression et le taux de change seront stockés dans le même enregistrement.

Lorsque vous enregistrez vos produits dans votre catalogue, vous les saisissez dans la devise de référence (celle du paramétrage général). Ainsi, vous allez produire des factures client en monnaie de référence.

Si la devise d'usage de votre client n'est pas votre devise de référence, il faut exprimer votre facture client dans la devise du client. Pour cela le menu contextuel de la liste des factures contient l'item Options spécifiques, qui permet d'ouvrir l'écran ci-dessous.

Vous pouvez saisir le code ISO de toute devise dans le champ Code devise et utiliser le bouton 1 pour récupérer le taux de change du jour (sur le site de la BCE). Vous pouvez également saisir manuellement le taux de change. A l'impression, la facture sera bien imprimée en monnaie de référence.

Au moment du règlement, vous allez recevoir un paiment dans la devise du client, ce qui sera signalé sur la pop-up d'encaissement.

En cas de variation significative de taux de change entre l'émission de la facture et la réception du paiement, il y aura éventuellement lieu de passer une écriture pour variation de change.

Pour les fournisseurs, c'est le même principe, à l'inverse.

Les tarifs fournisseurs seront gérés non pas dans la monnaie d'usage des fournisseurs, mais dans votre monnaie de référence.

Au moment où vous enregistrez la facture du fournisseur, vous l'enregistrez dans votre monnaie de référence, et la convertissez selon le taux de change indiqué par le fournisseur, ou le taux de change au moment du règlement, selon l'accord d'achat.

Tous les documents comptables peuvent être exprimés dans la devise de votre choix.

Pour ce faire, il suffit de sélectionner la devise via le menu contextuel du champs Devise. Ci-dessous par exemple l'écran de génération des journaux comptables.

Il y a trois modes de fonctionnement classiques, du fonctionnement manuel au fonctionnement automatique :

Mode basique : Transmission des factures seules

Vous enregistrez les factures client et leurs règlements. Vous transmettez à votre comptable la liste des factures et leur état (encaissé ou pas), via un clic droit sur la liste (vous pouvez aussi utiliser pour cela l'extension TRANSCOMPTA). Votre comptable devra avoir accès à l'interface de gestion de vos comptes bancaires, pour vérifier les encaissements et suivre les comptes client.

Il faudra lui transmettre également vos justificatifs (factures fournisseurs, notes de frais, etc) sous forme de papiers ou de scans, pour contrôle.

Mode intermédiaire : Transmission des factures et des écritures

Vous enregistrez vos règlements client et fournisseur dans Gestan, et vous faites le pointage et la justification des pièces. Vous transmettez à votre comptable la liste des factures client par un simple clic droit, et la liste des écritures par le même clic droit (vous pouvez aussi utiliser pour cela l'extension TRANSCOMPTA).

Vous lui transmettez les justificatifs sous forme papier ou scan en différé, éventuellement à la date de clôture de l'exercice

Mode normal : Transmission automatique, au format du logiciel de votre comptable

Comme dans le cas précédent, vous enregistrez vos règlements client et fournisseur dans Gestan, et vous faites le pointage et la justification des pièces, et vous exportez vos données comptables en totalité, au format de son logiciel.

Votre comptable charge les écritures dans son logiciel, et n'a plus aucune saisie à effectuer, ce qui diminue drastiquement le temps de travail nécessaire, ainsi que le risque d'erreur. Il pourra se livrer à quelques contrôles par sondages, notamment de présence des justificatifs devant être conservés pour l'administration, mais surtout se concentrer sur sa mission fiscale (production de la liasse fiscale et validation du bilan) et d'analyse (analyse de bilan, tréso, etc).

Dans ce mode, il est vivement recommandé de procéder, préalablement à l'export des écritures comptables, à un paramétrage correct des imputations et des éventuelles liaisons comptables, qui assurent le classement automatique des écritures dans les comptes (ce qui ne préjuge pas des éventuels reclassements ponctuels pouvant être effectué par le comptable).