Migrer son ERP actuel vers Gestan

Le premier point à vérifier lors du choix d'un ERP est celui de la disponibilité de vos propres données.

En effet, dans l'offre très étendue des ERP, il n'est pas rare de trouver des logiciels avec lesquels vous ne pouvez pas disposer des données que vous avez enregistrées et qui vous appartiennent, car aucune procédure d'exportation n'est prévue, ou alors à un coût prohibitif. Pour rappel, toutes les données de Gestan sont exportables via un simple clic droit sur la table, et nous fournissons gratuitement toute données complémentaire qui ne serait pas disponible dans une table, sur simple demande.

Ce point vérifié, vous pouvez ensuite passer à l'étude des critères facilement mesurables :

• le prix d'acquisition ou d'usage : quel est le coût des licences d'achat, ou d'utilisation (logiciel en SAAS). Attention aux coûts cachés :les prix annoncés ne comprennent pas toujours le prix des modules complémentaires ou des fonctions dont vous aurez besoin.
• le coût de maintenance : certains logiciels comprennent une quasi-obligation de souscrire à un contrat de maintenance, d'autre non. Dans les deux cas, il faut en évaluer le coût.
• le support technique : le support doit être assuré par du personnel disponible, compétent, et à un coût maîtrisé.
• le mode d'utilisation : monoposte, multiposte, en réseau local, en cloud, sur tablettes et mobiles.
• l'ouverture aux applications tierces
• la disponibilité de plugins,
• l'ancienneté de l'éditeur,
• la communauté d'utilisateurs, etc.

Le point le plus délicat, notamment pour les primo-utilisateurs d'un ERP, est celui du calibrage de l'outil non seulement à l'activité actuelle, mais à l'activité prévue à moyen terme (5-10 ans). Il faut éviter deux écueils :

• l'écueil d'un ERP trop simple : certains éditeurs communiquent sur la facilité de prise en main de leur solution, qualité effectivement très importante pour un ERP. Cependant, il ne faut pas que cette facilité de prise en main au début de l'usage de l'ERP masque une pauvreté fonctionnelle qui ne sera détectée qu'après un usage de quelques mois ou quelques années. Il faut dès le choix de l'ERP, anticiper sur les volumes probables de données à traiter et les fonctionnalités attendues.
• l'écueil d'un ERP trop lourd : d'autre éditeurs communiquent sur la richesse fonctionnelle et les multiples options de leurs solutions, ce qui est une qualité fondamentale pour un ERP, à la seule condition que vous ayez le besoin de cette richesse fonctionnelle. Car qui dit richesse fonctionnelle dit coût d'utilisation important : licence, maintenance, support, formation des nouveaux utilisateurs.

Si, au bout de quelques mois ou quelques années d'utilisation, l'ERP s'avère inadapté, il s’avérera nécessaire d'en changer, et donc de migrer les données de l'ancien ERP vers le nouveau, opération potentiellement très coûteuses si elle est réalisée de manière intégrale ou potentiellement handicapante, si elle n'est réalisée que partiellement.

Les projets de migration de données d'un ERP à un autre sont toujours des projets lourds (nécessitant une réflexion importante et éventuellement les budgets ad hoc), aussi une grande attention doit être apportée, dès le départ, à rechercher un ERP correctement calibré.

Vous avez un ERP inadapté, insuffisant, obsolète, trop complexe ou trop coûteux, et vous voulez migrer vers Gestan ? Voici les grandes lignes à considérer pour cette opération.

Pour une migration depuis un logiciel extérieur, la première question à poser est de savoir si les données sont disponibles : certains logiciels prévoient des procédures d'exportation de données, d'autres ne le prévoient pas.

Si votre ERP actuel ne permet pas l'exportation de données, alors la migration de ces dernières ne pourra pas être réalisée, il faudra ressaisir manuellement au moins le fichier des clients et le fichier des produits.

Dans le cas contraire (votre ERP actuel autorise l'export de données), il existe plusieurs options lorsque vous passez d'un ERP à un autre.

Vous pouvez décider de partir d'une base vide, en profitant d'un changement d'exercice.

Dans cette option, vous saisissez toutes les opérations de l'exercice passé sur l'ancien ERP, et toutes les opérations concernant le nouvel exercice sur le nouvel ERP.

Cette option est à coût zéro, mais oblige naturellement à de la ressaisie, et la consultation des historiques sur l'ancien ERP n'est pas forcément aisée.

Dans cette option, seule les fichiers de base sont migrés : notamment les clients et les produits.

Il est recommandé de l'effectuer aussi en profitant d'un changement d'exercice.

Elle présente l'avantage sur la précédente d'économiser la ressaisie des données de base, tout en restant dans des coûts très bas. C'est souvent l'option optimale.

La migration complète ajoute aux données de bases des données issues de fichiers composés en général d'un fichier principal, d'un fichier de ligne (par exemple les factures et les lignes de facture), et dans certains cas de fichier contenant des données complémentaires aux deux précédents.

Pour certaines données, il sera possible d'utiliser les programmes standard d'importation de fichiers dans Gestan : par exemple, pour les devis, commandes, factures, etc, il est possible de les importer via le programme standard d'importation des pièces de Gestan. Pour d'autres, il n'existe pas de programme natif d'importation de données, et il faudra développer un script spécifique.

Cette solution est idéale, sauf pour son coût : en effet, l'établissement des correspondances entre les valeurs des champs et leur signification, ainsi que la récupération des données dans les différentes source de l'ERP de départ et leur mapping, est un travail méticuleux, pouvant prendre beaucoup de temps, et le développement de scripts pour l'importation de certaines données peut nécessiter le concours d'informaticiens expérimentés.

Les premiers fichiers à migrer sont les fichiers client, et les fichiers de produit.

Pour ce faire, exportez les données client et produit de votre ERP actuel, mettez les au format requis via un tableur comme Calc (Libre Office) ou Excel (Microsoft), et utilisez le programme d'importation des fichiers texte pour importer les données.

Vous aurez sans doute à créer préalablement des enregistrements annexes, par exemple, des civilités (M., Mme, Melle) pour les contacts, ou des familles de produit, voire des sous-familles, pour les produits, et à assurer la correspondance avec les fichiers à importer.

Si vous gérez des stocks, vous pouvez procéder de la même manière pour importer des mouvements de stock. Idem, vous aurez probablement à créer préalablement des types de mouvements de stock.

Si vous suivez les temps de travaux de vos collaborateurs, vous pourrez facilement importer ces données, après avoir crées les utilisateurs concernés dans Gestan.

Si vous gérez certains matériels pour vos clients, par exemple des dispositifs dont vous assurer la maintenance ou vous proposez le location, ou même vos propres ressources de production, vous pourrez aussi le faire facilement.

Les opérations de migrations peuvent être complexes dès lors que les fichiers en entrée doivent assurer de nombreuses correspondances (par exemple, 2 pour la civilité contact dans Gestan correspond à M., mais il faut trouver la correspondance avec les données de l'ERP de départ), ou qu'ils comportent des informations réparties dans plusieurs fichiers, comme les factures par exemple, qui comporte un fichier principal des entêtes de facture, et un fichier secondaire des lignes de facture.

L'importation du fichier des écritures fait partie du premier cas, comportant des données qui doivent être cohérentes avec celles d'autres fichiers : ainsi de l'identifiant du compte bancaire ou du mode de paiement, l'importation des données de base pourra être réalisée par programme d'importation des fichiers texte. Cependant, le lien de l'écriture avec les factures devra être réalisé par un script complémentaire écrit en w-langage.

L'importation des pièces (devis, commandes, factures, etc.) fait partie du second cas, car il s'agit d'importer des entêtes de factures, et de leur relier des lignes. L'importation est effectuée par le programme d'importation des pièces, qui nécessite cependant une mise au format précise des données de départ. Selon les volumes, mais aussi selon l'accessibilité des données dans l'ancien ERP, il pourra être pertinent de développer un programme spécifique d'exportation des données source, dans le format d'import de Gestan.

Vous pouvez réaliser par vous même l'importation des fichiers de base, comme les données client ou les données produit.

Cela nécessite seulement des connaissances de base en informatique (usage d'un tableur ou d'un éditeur de texte comme PSPad, SublimeText ou autre).

L'importation des pièces est aussi réalisable par vous même, même si elle peut exiger beaucoup de temps, si vous ne disposez pas d'un script d'exportation des données dans un format utilisable.

En revanche, une migration complète ne peut être effectué qu'avec des connaissances informatiques avancées en w-langage et HFSQL, ainsi qu'une compréhension du modèle de données.

ICS-Informatique peut mettre à votre disposition un technicien expert pour vous aider à réaliser ces opération, ou les réaliser à votre place, à un prix de journée de 135% du prix de journée de développement (en effet, la compétence requise dépasse celle d'un développeur).

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