Comptabilité avec Gestan

La compta est une discipline austère, que peu de chefs d'entreprise affectionnent.

Pour autant, la puissance des concepts de la comptabilité a quelque chose de fascinant, et quelque part de beau - c'est ici une parole d'expérience.

Et avec Gestan, vous allez adorer la comptabilité, promis !

Un comptable, en dehors des entreprises unipersonnelles ou avec très peu de chiffre d'affaires, est indispensable, même s'il manque totalement d'humour, ne serait-ce que parce que la technocratie française empile chaque mois des nouveautés fiscales plus ou moins extravagantes, et qu'il est devenu impossible au citoyen normal de suivre ces évolutions.

Les logiciels comptables automatisent une partie des tâches, mais pas l'intelligence du comptable.

Gestan a été conçu par un * Avec Gestan, vous ne replacerez peut-être pas votre comptable, mais vous allez aimer faire de la compta (si, si !). Et votre comptable aussi, aimera travailler avec les données issues de Gestan que vous lui communiquerez.

Gestan est conçu pour que tout un chacun puisse enregistrer très facilement les données qui servent à la comptabilité, et disposer d'outils de contrôle efficaces qui permettent d'en assurer la qualité.

Sur la répartition des tâches, c'est le chef d'entreprise qui décide : soit il choisit de faire les saisies à 100% en interne, aucune compétence comptable n'étant requise, soit il demande à son comptable de le faire à 100% (notamment grâce à Gestan Cloud, qui permet de travailler à distance sur les mêmes données).

Gestan permet non seulement ces deux modes d'organisation, mais aussi toutes les répartitions de tâches intermédiaires.

L'avantage d'une saisie effectuée à 100% en interne est de disposer en permanence et en temps réel des documents comptables usuels : journaux, balance, grand livre, compte de résultat. Dans ce cas, nous recommandons naturellement d'effectuer le paramétrage comptable initial en concertation avec votre comptable.

Voici les étapes du workflow comptable, une fois le paramétrage comptable effectué.

• Tout d'abord, vous allez enregistrer dans Gestan vos factures clients, qui vont déterminer le poste créance client tant qu'elles ne seront pas réglées.
• Puis vous enregistrerez les règlements de ces factures, au moment où ils arrivent.
• Pour les factures fournisseur, soit vous les enregistrez pour avoir une gestion fine de votre dette fournisseur, soit vous enregistrez directement les décaissements correspondants, en fonction de vos choix de gestion.

Avant exploitation des données (édition de la déclaration de TVA CA3, ou transmission des données au comptable, par exemple), vous allez procéder au contrôle des saisies via les écrans dédiés de Gestan :

• le pointage des écritures : vérifier que chaque mouvement enregistré est bien conforme aux relevés de banque que vous recevez,
• le contrôle des justificatifs : vérifier que pour chaque mouvement passé en compta, vous avez bien la pièce justificative nécessaire.

Le classement des écritures dans les comptes est automatique, via le concept des “imputations”. Par exemple, si vous achetez un stylo, que vous enregistrez sous l'imputation “Fournitures pour le bureau”, Gestan saura qu'il faut enregistrer cette écriture sur un compte 6064 avec une contrepartie sur le 411, suivant le paramétrage de vos imputations.

Ces opérations effectuées, vous pourrez exporter les données vers votre comptable, au format natif de son logiciel. Il pourra donc intégrer directement des données fiabilisées, sans aucune ressaisie. Gestan sait ainsi alimenter directement tous les logiciels courants du marché ¹⁾. Et naturellement, Gestan sait exporter vos données comptables directement, au format FEC (format légal en France).

Sous Gestan, la notion d'exercice comptable n'induit pas de calculs particuliers, l'ensemble des résultats étant calculés à la demande.

La date de premier exercice comptable se saisit dans l'écran de paramétrage général de l'application. Elle conditionne principalement l'affichage des pièces (factures, devis, etc), l'écran affichant la sélection demandée pour la plage de date représentant l'exercice comptable.

Si vous commencez votre premier exercice le 13 mai 2014, par exemple, mais que votre entreprise va terminer son exercice comptable au 31 décembre, indiquez 01/01/2014 comme date de premier exercice comptable. En revanche, si vous allez clôturer au 30 juin, indiquez le 01/07/2013 comme date de premier exercice.

Allons un peu plus loin…

Sous Gestan, les écritures (que votre comptable appelle des mouvements) sont reliées à des “imputations”. Par exemple “EDF”, ou “Loyer”, ou “Achat consommables bureau”, ou “Achat engrais”. Et dans le paramétrage (ce n'est pas bête du tout de faire ce paramétrage initial avec votre comptable), vous allez pouvoir relier telle ou telle imputation à un compte du plan, un compte de contrepartie, et un code journal.

Schématiquement, il faut faire une imputation par compte que vous voulez isoler, sachant que vous pouvez faire aussi des imputations différentes pour des codes comptables identiques, par exemple “EDF” et “GAZ”, si vous voulez savoir facilement ce que vous coûtent séparément le gaz et l'électricité.

A l'installation de Gestan, c'est le plan comptable simplifié France qui est installé par défaut, mais vous pouvez soit ajouter des comptes, soit charger un plan comptable détaillé d'un coup.

Pour les comptabilités simple, ce niveau de finesse d'analyse est tout à fait suffisant.

Pour les comptabilités plus exigeantes, Gestan peut aller plus loin, avec le paramétrage des liaisons dangereuses comptables. Elles permettent de relier un type de produit ou un produit à une paire de codes comptables, en précisant éventuellement un type de client et un régime de TVA. Cela permettra, au moment de l'export, de générer des enregistrements beaucoup plus détaillés, ventilés au petit poil.

Quand vous aviez une compta sur une feuille Excel ou sur un autre outil, et que vous passez à Gestan, cela pose le problème des A-NOUVEAUX, si vous ne voulez pas vous taper de retaper tout l'arriéré des factures, client par client et facture par facture.

Admettons que nous soyions le 31/12/2013. La solution conseillée sous Gestan est :

• créer un contact “Reprise A-NOUVEAUX”, créer un produit “A-NOUVEAUX”
• saisir une facture client et une facture fournisseur pour tous les montants 2012 réglés en 2013 (bien sûr, dater ces 2 factures du 31/12/2012)
• lier tous les règlements de 2013 correspondant à des factures 2012 à ces factures client et fournisseur
• saisir les liaisons comptables nécessaires et les pièces manquantes (fact. fournisseurs et règlements fournisseurs ???)

et voilà, le Grand livre, Balance, Cpte de résultat seront d'aplomb !

Comment créer une écriture entre 2 comptes du plan comptable (sans passer par un compte bancaire) ?

Par exemple entre 646100 (URSSAF) et 637100 (Contribution sociale de solidarité à la charge des sociétés).

Ce type d'écriture de compte à compte devrait normalement être saisie par votre comptable dans son logiciel de comptabilité. +

Mais pour ceux qui y tiennent, voilà comment faire :

• créer un compte bancaire “Banque OD” associé à un n° de plan comptable 512xxx.
• créer une 1ére imputation avec le 1er compte, contrepartie 40, associée au compte bancaire Banque OD, journal OD.
• créer une 2éme imputation avec le 2éme compte, contrepartie 40, associée au compte bancaire Banque OD, journal OD.
• Saisir deux écritures un coup au débit, un coup au crédit ; ainsi vos deux comptes URSSAF et Contribution seront bien mouvementés, et votre compte bancaire “Banque OD” sera soldé (un débit = un crédit).

Un peu fastidieux, quand même, mais on y arrive !

Les fonctionnalités de Gestan peuvent être complétées par des bibliothèques complémentaires.

Parmi celles ci, la bibliothèque Compta http://wiki.gestan.fr/doku.php?id=wiki:addons:bib_compta permet de gérer sa trésorerie prévisionnelle, et de faire de beaux graphiques très parlants.

Bientôt, elle pourra aussi gérer les immobilisations, mais on a pas encore terminé le dev !

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