INTERGESTAN : Communications inter-Gestans

Quand on est un Gestan, on sait parler à un autre Gestan !

Cette extension facilite le traitement des commandes entre “client” et “fournisseur”, quand tous deux sont équipés de Gestan. Elle permet :

• au “client” d'envoyer via Gestan des commandes fournisseur à un “fournisseur” équipé de Gestan,
• et au “fournisseur” de relever les commandes fournisseur reçue pour les enregistrer comme commande client.

Le cas d'usage typique est la base logistique (rôle fournisseur), qui reçoit des commandes de marchandises de tous les distributeurs qui en dépendent (rôle client). Elle peut ainsi recevoir leurs demandes facilement, et traiter les commandes via le workflow standard de Gestan (génération de facture ou de BL).

[thks to Régis, de Calvi, dont l'organisation d'entreprise en a donné l'idée ]

Il faut que les codes produit du “client” et du “fournisseur” ou des “fournisseurs” portent le même code produit.

En mode émission de commande fournisseur

Il s'agirait ici, dans notre exemple de magasins demandant des articles à une base logistique, des demandes d'approvisionnement des magasins à la base logistique.

Du et Au permettent de sélectionner une plage de date, tandis que Par permet de sélectionner l'utilisateur suiveur de la commande fournisseur.

Le bouton Afficher déclenche, pour la plage de date, l'affichage des commandes fournisseur du fournisseur sélectionné, à l'état non brouillon et non transmises, sauf si la case tout voir est cochée. Dans ce dernier cas, les commandes fournisseur brouillon sont aussi affichées. Vous pouvez utiliser la combo Suivi pour sélectionner les pièces suivie par un utilisateur spécifié.

Le bouton Enlever permet de ne pas prendre en compte certaines pièces (elles ne sont pas supprimées, simplement retirées de la sélection).

Le bouton Valider va déclencher l'émission d'un mail comportant les données de l'ensemble des commandes sélectionnées pour le fournisseur concerné.

Le courriel expéditeur du mail sera l'adresse courriel du l'utilisateur connecté.

Le courriel destinataire du mail sera celui attaché au fournisseur pour cet usage. Au premier envoi, l'écran va proposer de le renseigner (ce mail est unique pour chaque fournisseur, et il n'est pas forcément le mail du responsable des commandes). Si vous souhaitez modifier cette adresse courriel destinataire, utiliser le menu contextuel Courriel commandes de la combo fournisseur.

A l'issue de l'envoi, toutes les commandes passent au statut “en attente”.

En mode réception des commande fournisseur

Dans notre exemple de base logistique fournissant des distributeurs, il s'agit de la base logistique.

La première étape est de paramétrer votre serveur de courrier entrant (IMAP ou POP3).

Pour cela, via le menu contextuel de la table, option “Serveur entrant”, indiquez les paramètres du serveur que vous utilisez pour lire les mails qui vous sont adressés.

Si vous ne connaissez pas ces paramètres, demandez au responsable informatique de votre entreprise de vous les indiquer.

Sur l'écran, le bouton Relever initie le relevé des commandes.

A l'issue du traitement, les commandes client sont crées.

A noter que les mails d'information commande ne sont pas détruits, ce qui permet de les contrôler, via un client mail classique ou un webmail.

3 étapes simples :

• Commencez par installer Gestan et l'extension INTERGESTAN sur les deux machines. Jusque là, c'est à la portée de tout le monde.
• Définissez le répertoire FTP commun que vous allez utiliser, et créez les utilisateurs FTP pour accéder à ce répertoire (vous pouvez utiliser le même utilisateur FTP dans les deux cas). Là, il faut demander à la personne qui gère votre site Internet, c'est super facile pour elle. Paramétrez les extensions avec ce répertoire FTP et ces utilisateurs.
• Dans la base centrale, il n'y a rien de plus à faire. Pour la base client, le plus simple est de la créer à vide, puis d'y ajouter les fichiers PRODUIT.xxx, FAMPROD, SSFAMPROD (si vous gérez les sous-familles), LK_PRDPRDCOMP (si vous gérez des produits composés) que vous trouverez dans la base “maître”.

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