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BATCHMAIL: traitement groupé de pièces

Une extension proposée par : CATS Informatique.

L'extension BATCHMAIL permet de constituer un ensemble de pièces, sélectionnées selon certains critères, avant de les traiter en masse.

📣 L'extension existe en mode Light (2 options possibles : Génération ou Envoi) et Premium (toutes fonctionnalités incluses)

🔝 Possibilité d'upgrader de Light à Premium (via un supplément de 100€)

✨ Présentation de l'extension : BatchMail - Traitement groupé des pièces


Pour toutes les pièces commerciales client et fournisseur, les traitements possibles sont :

✅ envoyer par mail un lot de pièces (message type + pièce jointe) ou générer un lot de pièces sources en pièces cible (option au choix)

🆒🔴 Premium : regrouper toutes les pièces destinées à un même contact dans un seul mail (avec possibilité de compresser les pièces jointes dans un fichier ZIP)

🆒🔴 Premium : envoyer les relances client sur une période échue

🆒🔴 Premium : générer des pièces cible à partir des pièces sélectionnées (ex : commande ⇒ facture)

🆒🔴 Premium : dupliquer des pièces à une date spécifiée en paramètre

🆒🔴 Premium : éditer des documents récapitulatifs (balance, relevé de factures, liste des consos, …)


A venir !

  • Enregistrement des mouvements de stock pour une sélection de pièces (selon le paramétrage)
  • L'extension permettra aussi prochainement d'ajouter des interventions sélectionnées pour un client dans une facture nouvelle ou existante (à choisir dans une liste)

Acheter l'extension

TIP Cette extension fonctionne à partir des versions 15.16.xx de Gestan.

Le paramétrage SMTP est effectué via l'écran de paramétrage général de Gestan.

Le contenu des courriels d'accompagnement des factures sont gérés via l'écran standard des messages-type.

Utilisation de l'écran

Accès : Suivi clients → Traitements groupés

La fenêtre principale se compose de 2 parties :

  • en partie haute, la sélection des pièces à constituer en lot
  • en partie basse, les caractéristiques de l'action de traitement (génération, envoi, envoi + génération, édition)

Pour constituer un lot de factures, on peut les sélectionner selon les critères suivants :

  • type de pièce client ou fournisseur (devis, commande, facture, etc…)
  • statut : choix d'un statut ou d'un regroupement de statuts
  • période (mensuelle ou annuelle)
  • contact
  • filtre multi critères (montant , nature , raison sociale, nom client)

Le lot est constitué en cochant les lignes de la liste filtrée. Il est possible de sélectionner/désélectionner les lignes en cliquant sur Toutes ou Aucune.

On peut également ajouter des pièces unitairement en les sélectionnant dans la liste filtrée ou encore en sélectionnant plusieurs lignes avant de cliquer sur Ajouter au lot via le clic droit sur la liste des factures.

Depuis cette fenêtre principale, il est aussi possible d'ouvrir la Pièce et la fiche du contact lié à partir d'une ligne sélectionnée.

  • Dupliquer : Les pièces sont créées à l'identique en prenant en compte les options ci contre et la date spécifiée en paramètre

Options du traitement : conserver les notes complémentaires, les anotations, les documents liés ou consolider les pièces par destinataire.

  • Transformer : Une nouvelle pièce est générée à partir de la pièce d'origine sélectionnée, en prenant en compte le paramétrage général (par type de pièce) et les transformations possibles activées (voir Paramétrage pièces
  • Consolider : L'ensemble des pièces sélectionnées sont regroupées dans une pièce résultante.
Version Premium
* Possibilité de regrouper les factures dans un mail par destinataire (au lieu d'un mail par facture)

* Options du traitement : compresser les fichiers PDF dans une archive unique (ZIP)

* les nouvelles pièces sont générées et envoyées dans la foulée
Version Standard

Selon l'option choisie, on peut envoyer OU générer des pieces.

Caractéristiques de l'envoi

  • expéditeur : choisir une des adresses mail définies dans la fiche Utilisateur
  • message : sélectionner le message type parmi les messages existants pour ce type de pièce. Attention, une image dans la signature du message choisi ne sera transmise que si un lien web (et non un chemin local) est indiqué
  • sujet : on peut se servir de mots-clé pour personnaliser l'objet du mail
  • PJ : on peut ajouter un document en pièce jointe dans le mail (en plus de la facture automatiquement insérée comme pièce jointe)
  • suivi de l'envoi : Accusé de réception, Confirmation de lecture, Priorité haute, mémorisation de l'envoi dans la fiche Contact

Mots clés spécifiques pour envoi multiples (version Premium)

%INTERVALLE_NUM_PIECES% : Intervalle des numéros de piece (plus petit au plus grand)

%INTERVALLE_DT_PIECES% : Intervalle des dates de pièce (plus ancienne à plus récente ou date unique si les 2 dates sont égales)

%MONTANT_TOTAL_TTC% : Montant total de toutes les pièces cumulées

%LISTE_PIECES_AVECSOLDE% : Détail des pièces avec solde restant à payer pour chaque pièce

%MONTANT_TOTAL_TTC_SOLDE% : Montant total du solde restant à payer pour toutes les factures cumulées

Rapport de l'envoi

Ce rapport en temps réel est affiché suite au clic sur le bouton Envoyer A la fin de l'envoi, il sera précisé combien de factures n'ont pu être envoyées et Gestan proposera automatiquement un nouvel essai au prochain démarrage.

  • Relevé de factures : Permet d'éditer un document regroupant l'ensemble des factures pour ce contact et les contacts appartenant à la même société sur une période donnée.
  • Balance client : Peut être développé sur demande
  • Liste des consos : Peut être développé sur demande

Version Date Observations
3.15.39.00 15/09/2022 Nouvelles fonctionnalité d'édition de documents récapitulatifs
3.15.35.00 12/04/2022 Regroupement de pièces comme pièces jointes au mail, par destinataire commun + sélection de pièces à relancer
3.15.35.00 03/03/2022 Traitement des autres pièces commerciales en plus des factures, possibilités de dupliquer et générer des pièces
3.15.19.00 03/12/2020 Ajout de la date de dernier envoi + sélection possible par dates + gestion envois précédents
3.15.16.01 04/09/2020 Première version de production

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CARNEDBOR : Carnet de bord véhicule
CHAT : Clavardage avec Gestan
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COMMISSIONSCO : Commissions commerciales
COMPTAPLUS : fonctions comptables complémentaires
CYBERBANQUE : Intégration fichiers bancaires
DEV : Développements (informatiques)
DRM : Déclaration Récapitulative Mensuelle
EASYVRP : Interface EasyVRP
ECHEANCIER : Ventilation des factures par échéances
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EDUC : Écoles et centres de formation
ETIQUEXPED : Etiquettes d'expédition
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TXREMCLI : Taux de remise client
WISHLIST : Liste de courses
WOOCOMMERCE Commerce en ligne
WORDPRESS Espace client sous Wordpress

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  • Dernière modification : 2022/09/28 19:40
  • de ehenry