ABO : Abonnements

Cette extension permet de générer des abonnements à une revue ou a un service.

Elle a été conçue pour le traitement des abonnements d'un magazine national trimestriel, mais peut également être utilisée pour tout type d'abonnement (lunch boxes, wine boxes, etc).

• L'extension wiki:extensv15:woocommerce doit avoir été installée sur le site du vendeur d'abonnement.
• Dans Gestan doivent avoir été enregistré un produit correspondant à l'abonnement d'un an, de deux ans, et l'achat du numéro en cours.

L'installation de l'extension est effectuée via le gestionnaire d'extensions.

A l'issue, un menu Abonnement est présent dans le menu Métier de Gestan.

La Périodicité est celle de votre publication (ou service).

Le Routeur est celui de vos contact qui va traiter la diffusion des numéros pour les abonnements. C'est à lui que sera adressé la liste des adresses auxquelles adresser votre publication (ou service).

Le Code Produit à renseigner représente celui de vos achats dont vous souhaitez faire le suivi.

La durée correspond à la durée (année) de votre achat si celui-ci est un abonnement.

Au numéro représente le code produit de votre achat au numéro.

Le délai d'alerte est le nombre de jour à partir duquel vous souhaitez être alerté de la fin d'un abonnement.

La Date du premier numéro est la date a laquelle commence vos achats.

Les commandes (abonnements et commande au numéro) sont enregistrés sur le site du magazine, via le programme e-Commerce Woocommerce.

L'extension Gestan Woocommerce récupère les données du site : identité des contacts, nature des produits commandés.

Les commandes woocommerce sont intégrées dans Gestan en tant que commandes, puis transformées immédiatement en factures, puisqu'elle sont réglées via le site.

L'adresse qui sera prise en compte est :

• celle de livraison si elle existe
• l'adresse personnelle si la raison sociale n'est pas renseignée
• l'adresse professionnelle dans le cas contraire

L'écran de gestion des achats affiche l'ensemble des achats au numéro.

Le gestionnaire concerné effectue l'envoi ponctuel du numéro commandé : l'écran fiche lui permet d'indiquer la date à laquelle l'envoi a été effectué.

L'écran de gestion des achats affiche l'ensemble des achats d'abonnements.

La date d'expédition s'affiche avec une couleur lorsque le numéro en cours de l'abonnement n'a pas fait l'objet d'une expédition (Il en va de même pour les achats au numéro).

Le statut indique si l'abonnement est en cours ou non, il est codifié par trois couleurs :

• Vert : l'abonnement est en cours
• Rouge : l'abonnement est expiré
• Jaune : L'abonnement est toujours en cours mais il va arriver à expiration selon le nombre de jour renseigné dans le délai d'alerte.

Lorsqu'une personne s'abonne, elle reçoit le numéro qui suit immédiatement sa date d'abonnement : si une personne s'abonne le 14 juillet et que la date de son premier numéro renseigné en paramètre est le 01 juin, le premier numéro qui lui sera adressé sera celui du 1er septembre (si la périodicité renseigné est trimestriel), à charge pour cette personne de commander en plus le numéro en cours (celui du 1/6).

A la date d'expédition du numéro en cours : l'écran de gestion des achats présente un bouton d'envoi des adresses de tous les abonnés relevant de l'expédition en cours, c'est à dire de tous les abonnements commencés à une date antérieure à celle de l'échéance en cours, et non échus, il apparaitra alors l'écran de génération des fichiers d'expédition.

Dès lors que vous cliquez sur expédier vous aurez plusieurs possibilités :

• La génération du fichier d'export des adresses (le type de fichier dépendra de l'option choisie 1 .txt ou .csv.
• L'ouverture ou non de votre fichier d'export.
• Si vous souhaitez enregistrer votre expédition.
• Le numéro du produit de votre expédition à renseigner.

WARNINGSi vous n'enregistrez pas votre expédition, vos achats seront toujours considéré comme non transmis pour la période en cours

Le fichier d'export des adresses est alors transmis au partenaire qui effectue le routage postal, ou exploité directement selon les cas.

L'écran liste des envois vous permets d'afficher la liste des achats expédié en fonction de la date d'expédition.

Il suffit de sélectionner l'expédition souhaitée.

Il vous sera alors possible sur l'écran liste des envois de changer de liste expédié, ou de générer, un fichier d'adresses si celui-ci n'a pas été crée lors de l'expédition.

L'écran de gestion de ventes peut présenter les abonnements dont l'échéance se situe en dessous d'un certain délai : par exemple, il est possible d'afficher tous les abonnement expirant dans moins de trente jours.

Procédure de relance : à spécifier.

Le processus d'abonnement sous woocommerce permet de saisir une adresse de facturation et une adresse de livraison par achat : si une personne souhaite souscrire à plusieurs abonnements à livrer à des adresses différentes, il est obligé de faire autant de commandes sur le site que d'adresses différentes à livrer.

Si ce client ne souhaite qu'une seule facture, plusieurs processus de traitement sont envisageables :

• faire une facture globale dans Gestan (avec des codes produit différents de ABO1, ABO2, etc, pour ne pas qu'ils soient repris dans le traitement des abonnements), et mettre les factures individuelles correspondantes à zéro. Cela va cependant induire une complication au moment du calcul de la dette client, en fin d'exercice comptable : méthode déconseillée.
• faire une facture globale dans un facturier séparé : méthode acceptable.
• Transmettre les x factures concernées (solution native), ce qui ne préjuge pas de l'éventuelle émission d'un document récapitulatif et de l'acceptation d'un règlement unique : solution recommandée.

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