ABO : Abonnements [Le wiki de Gestan]

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====== ABO : Abonnements ======

Cette extension permet de générer des abonnements à une revue ou a un service, auxquels les clients souscrivent par un site Internet. 

Elle a été conçue pour le traitement des abonnements d'un magazine national trimestriel ([[https://www.capital-social.info|Capital Social]]), mais peut également être utilisée pour tout type d'abonnement (lunch boxes, wine boxes, etc).

===== Installation =====

L'installation de l'extension est effectuée via le [[wiki:v15:admin:extensions|gestionnaire d'extensions]].

A l'issue, un menu **Abonnement** est présent dans le menu **Métier** de Gestan.

{{:wiki:extensv15:abo_12.png?nolink|}}

==== Pré-requis ====

  * L'extension [[wiki:extensv15:woocommerce|Woocommerce]] doit avoir été installée sur le site du vendeur d'abonnement.
  * Dans Gestan doivent avoir été enregistré les produits correspondant aux différents abonnement (un an, deux ans, soutien, etc), **en respectant la convention de nommage** ci-dessous.


==== Principe de fonctionnement ====

Les achats (abonnements et commande au numéro) sont effectués en ligne, sur le site du magazine. Ils sont traités via le programme e-Commerce Woocommerce.

L'extension [[wiki:extensv15:woocommerce|Woocommerce pour Gestan]] permet de récupérer les données concernant les achats en ligne, et de les intégrer dans Gestan, en créant les clients et les factures correspondantes.

L'extension ABO enregistre alors les achats effectués, qu'il s'agisse qu'il s'agisse d'abonnements ou de ventes au numéro, et va permettre :

  * de gérer des fichiers d'expédition pour les abonnés auxquels il faut envoyer le numéro en cours
  * d'historiser les expéditions effectuées
  * de mettre en évidence les abonnements bientôt à échéance, en vue de mener toute action (relance, notamment).

:TIP: C'est l'extension [[wiki:extensv15:woocommerce|Woocommerce pour Gestan]] qui fait le lien entre les ID produits de Woocommerce et les codes produit dans Gestan.

==== Convention de nommage des produits ====

Les codes produits doivent être codifiés comme suit :
  * Abonnements : le code produit doit être de la forme : ABO-xxyyy, avec xx = deux caractères pour caractériser l'abonnement, et yy = durée de l'abonnement en mois. Par exemple : ABO-PR12
  * Ventes au numéro : le code produit doit être de la forme : NUM-xx, avec xx = caractères désignant le numéro. Par exemple : NUM-1

{{:wiki:extensv15:abo_01.png?nolink|Une liste de produits correctement nommés}}

===== Paramétrage =====

//**Accès :** Outils -> Paramètres de l'application -> Paramétrage des extensions -> Abonnements//

{{:wiki:extensv15:abo_02.png?nolink|Ecran de paramétrage de l'extension ABO}}

Indiquez la **Périodicité** de votre produit.

Le **Routeur** est celui de vos contact qui va traiter la diffusion des numéros pour les abonnements. C'est à lui que sera adressé la liste des adresses auxquelles adresser votre publication (ou service).

La **Date premier numéro** est la date à laquelle a été daté votre premier numéro.

La partie liste présente les produits pris en compte par l'extension.


===== Utilisation =====

==== Traitement des abonnements ====

//**Accès :** Métier->Abonnement->Abonnements, achats au numéro \\ ou bouton-joker Table_Z79_ACHAT, et sélectionner "Abonnements"//

{{:wiki:extensv15:abo_03.png?nolink|}}

L'écran de affiche l'ensemble des achats d'abonnements.

Le statut (colonne **"S"**) indique si l'abonnement est en cours ou non, il est codifié par des puces de couleur : 

  * Vert : l'abonnement est en cours
  * Rouge : l'abonnement est expiré
  * Jaune : L'abonnement va expirer dans 15 jours ou moins.

Il est possible de créer un nouvel abonnement sans liaison avec une facture (par exemple, un abonnement cadeau ou un service de presse), via la touche **Nouveau**. Si un abonnement est lié à une facture, sa suppression est interdite.

Le bouton **Modifier** permet d'ouvrir la fiche abonnement, et éventuellement de modifier les caractéristiques de l'abonnement, pratique qui doit rester exceptionnelle.

:TIP: Le menu contextuel, ou le raccourci Ctrl+E permet d'afficher les envois correspondants à l'achat sélectionné.

Sur cette liste, le menu contextuel ci-dessous est disponible :

{{:wiki:extensv15:abo_13.png?nolink|}}

Selon la sélection, la fiche de création d'abonnement hors-facture, ou d'envoi au numéro hors-facture est affichée :

{{:wiki:extensv15:abo_05.png?nolink|}}

Afin de pouvoir valider les modifications, il faut que l'opérateur utilise le bouton "cadenas" <badge>1</badge> pour déverrouiller le bouton de validation.

==== Traitement des achats au numéro =====

{{:wiki:extensv15:abo_07.png?nolink|Liste des achats au numéro}}

Ici, l'écran affiche la liste des achats au numéro.

De même que pour la liste des abonnements, il est possible d'en créer, ou d'en supprimer s'il n'y a pas de lien avec une facture.

==== Génération du fichier des adresses ====

Sur les écrans de gestion des achats, qu'il s'agisse des abonnements, ou des commandes au numéro, le bouton **Destinataires** permet d'ouvrir l'écran de génération des fichiers d'expédition, contenant les adresses des destinataires.

===== Génération des fichiers d'expédition ====

{{:wiki:extensv15:abo_08.png?nolink|}}

Ce bouton ouvre la liste des destinataires d'un envoi.

Il peut s'agir :
  * d'un envoi pour honorer l'abonnement, dans ce cas le numéro de la publication est toujours le même, et demandé au moment de la génération du fichier d'expédition, 
  * d'un envoi pour répondre aux commandes d'exemplaires au numéro, et dans ce cas le numéro de la publication à envoyer est déduit du code produit.

Pour obtenir le fichier d'adresses au format texte ou csv, cliquez sur le bouton **Expédier**. Le fichier sera généré selon l'option que vous aurez choisie.

Le fichier d'export des adresses peut alors être transmis au partenaire qui effectue le routage postal, ou exploité directement selon les cas.
===== Liste des expéditions=====
//**Accès :** Métier->Abonnements->Expéditions, routages.//

{{:wiki:extensv15:abo_09.png?nolink|}}

L'écran liste des expédition affiche les expéditions effectuées

Sur cette liste, le bouton **Envois** permet de visualiser les envois rattachés à cette expédition.

===== Liste des envois=====

//**Accès :** Métier->Abonnements->Envois effectués.//

{{:wiki:extensv15:abo_10.png?nolink|}}

L'écran liste des expédition affiche les envois effectués, pour l'expédition sélectionnée.

La loupe <badge>1</badge> permet de sélectionner une autre expédition.

Le bouton **Adresses** permet de générer à nouveau le fichier d'adresse correspondant à l'expédition.

===== Suivi des abonnements =====

//**Accès :** Métier->Abonnements->Suivi abonnnements.//

{{:wiki:extensv15:abo_11.png?nolink|}}

Le propos de cet écran est d'effectuer toute action de relance pour les abonnements à échoir.

Saisissez un nombre de jours dans la zone **Expiration dans** puis cliquez sur le bouton **Afficher** : tous les abonnements qui seront échus sous ce nombre de jours seront affichés : libre à vous d'effectuer un mailing, l'envoi d'un encart de réabonnement, ou d'un mailing par courrier...



===== Versions =====

^Version^Date^Description^
| 15.43.00 | 04/01/24 | Prise en compte des factures annulées |
| 15.42.00 | 31/08/23 | Améliorations mineures |
| 15.41.00 | 03/03/23 | Ajout d'une convention de nommage, modification du paramétrage, nombreuses autres améliorations |
| 15.37.45 | 12/05/23 | Ajout : écran de gestion des expéditions, écran de gestion des échéances |
| 15.37.38 | 11/05/23 | Version révisée |
| 15.00.00 | 00/00/00 | Première version |

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