Suivi budget fournisseur

Pour cet important groupe de distribution de matériaux de construction, le suivi budgétaire utilise les projets de Gestan.

A chaque projet est attaché un montant de budget alloué, via l'utilisation d'un des champs complémentaires disponible dans Gestan au niveau projet.

En terme de charge, les budgets engagés sont comptabilisés par les commandes fournisseurs liées au projet, tandis que les budgets consommés sont comptabilisés par les factures fournisseur également liées au projet.

Un écran de suivi “tableau de bord” présentera, pour chaque projet :

• le libellé et l'id du projet
• le montant du budget alloué au projet
• la somme des montants des commandes liées au projet (l'engagé)
• la somme des factures liées au projet (le facturé)
• le montant de l'écart entre l'engagé et le facturé

L'écran disposera d'un filtre d'affichage par genre de projet. Il permettra également d'exclure de l'affichage les projets marqués comme clôturés à la date du jour.

Le budget sera saisi au niveau des tâches, la somme du budget des tâches étant le budget du projet.

A chaque saisie de budget sur une tâche, le budget projet sera recalculé (note : les modifications de budget niveau projet demeureront possibles, sans contrôle de cohérence ailleurs que sur l'écran liste des budgets de tâches).

Un nouvel écran liste des tâches présentera le budget de chaque tâche.

Un nouvel écran fiche permettra de saisir le budget, pour la tâche concernée.

Un écran de suivi “tableau de bord” présentera, pour chaque projet :

- en partie haute :

• le libellé et l'id du projet
• le montant du budget alloué au projet
• la somme des montants des commandes liées au projet
• la somme des factures liées au projet
• le montant de l'écart

- en partie basse, pour chaque tâche reliée au projet :

• le libellé et l'id de la tâche
• le montant du budget alloué à la tâche
• la somme des montants des commandes liées à la tâche
• la somme des factures liées à la tâche
• le montant de l'écart

Les colonnes monétaires seront splittées en fonction du statut de la pièces : brouillon ou non-brouillon.

Ci-dessous une maquette de l'écran résultat ) :

Dans cet écran :

A l'étage des projets

• La colonne “Budget” est la somme des budgets rattachés aux tâches du projet
• La colonne “Engagé projeté” est la somme des commandes fournisseurs au statut “en cours”
• La colonne “Engagé” est la somme des commandes fournisseurs valides (non “en cours”)
• La colonne “Facturé” est la somme des factures fournisseurs tout statut confondu
• La colonne “Disponible réel” est le montant du budget moins les montants « engagé » et « facturé »
• La colonne “Disponible projeté” est le montant du budget moins les montants « engagé », les montants « engagé projeté » et « facturé »
• La colonne “Ecart E/F” est la différence entre la colonne “Engagé” et la colonne “Facturé”

A l'étage des tâches

• La colonne “Budget” est le budget alloué à la tâche
• La colonne “Engagé projeté” est, pour la tâche seulement, la somme des commandes fournisseurs au statut “en cours”
• La colonne “Engagé” est, pour la tâche seulement, la somme des commandes fournisseurs valides (non “en cours”)
• La colonne “Facturé”, pour la tâche seulement, est la somme des factures fournisseurs tout statut confondu
• La colonne “Disponible réel” est le montant du budget moins les montants « engagé » et « facturé »
• La colonne “Disponible projeté” est le montant du budget moins les montants « engagé », les montants « engagé projeté » et « facturé »
• La colonne “Ecart E/F” est la différence entre la colonne “Engagé” et la colonne “Facturé”

Les factures fournisseur sont scannées vers des fichiers pdf, et un fichier csv reprenant les informations de la facture est crée à l'occasion de ce scan.

Le but est ici d'intégrer automatiquement les factures fournisseur à Gestan.

Pour ce faire, un programme spécifique effectuera les tâches suivantes :

• parcours d'un répertoire spécifique, pour y lister les fichiers csv présents
• recherche du fichier pdf correspondant au fichier csv (le nom du fichier pdf peut se déduire du nom du fichier csv)
• recherche, dans le fichier csv, de l'identifiant de la commande fournisseur, qui devra avoir été indiquée par le fournisseur au moment où il établit sa facture
• recherche du montant de la commande fournisseur correspondante, et vérification que ce montant correspond bien au montant de la facture figurant dans le fichier csv

Si les contrôles ne sont pas corrects :

• les erreurs sont signalées par le programme
• la facture concernée fera l'objet d'un traitement manuel

Si les contrôles sont corrects :

• le fichier pdf est stocké dans le répertoire Gestan correspondant au fournisseur (répertoire DOCUMENT\CONTACT_XX). Il sera rattaché au projet et à la tâche auxquelles sont liés la commande d'origine.
• génération de la facture fournisseur à partir des données de la commande fournisseur, à la date de facture figurant dans le fichier csv, et à la date de règlement à faire au délai de paiement fournisseur figurant dans le paramétrage général.
• suppression du fichier csv et du fichier pdf traités.

Un écran de paramétrage permettra de préciser les répertoires concernés.

Une case à cocher ajoutée à la table des privilèges utilisateur permettra de limiter les droits à la création/modification de pièces à l'état “brouillon”. Ainsi, un utilisateur pour lequel cette case est cochée pourra créer ou modifier toute pièce, mais ne pourra pas en modifier le statut, qui pourra seulement être le format “brouillon”.