Présentation générale de Gestan

Gestan est un PGI - Progiciel de Gestion Intégré (en anglais : Enterprise Resource Planning ou ERP), c'est à dire une application qui permet de gérer de gérer l'ensemble des processus principaux d'une entreprise.

Il peut fonctionner

• en monoposte : sur un seul ordinateur
• en multiposte : pour plusieurs ordinateurs en réseau local (LAN)
• en multiposte CS : pour plusieurs ordinateurs en réseau local (LAN) voire en réseau étendu (WAN), la base de données fonctionnant en mode client/serveur.
• en cluster : pour une ferme de serveurs.
• en Cloud : Gestan est ainsi accessible depuis toute machine connectée à Internet.

Il est complété par :

• Gestan Mobile : les données opérationnelles de Gestan sont disponibles sur votre smartphone
• les extensions Gestan : elles permettent d'ajouter à Gestan des fonctionnalités métier spécifiques.

Gestan est une solution cultivant :

• la facilité de prise en main : gage d'efficacité, d'agrément d'utilisation, et de rapidité d'utilisation opérationnelle
• la robustesse : il fonctionne avec une base HFSQL, robuste et performante, sans besoin de maintenance.
• la puissance sans la complexité : chaque module peut être activé, ou pas, en fonction des besoins de l'entreprise
• la compétitivité : il est sans conteste le meilleur rapport coût/puissance du marché.

En plus, comme nous l'utilisons tous les jours, il est bourré d'astuces que vous ne découvrirez pas toutes en un jour !

Gestan est disponible en deux versions :

• Gestan Standard, 100 % gratuite
• Gestan Entreprise, nécessitant une licence annuelle.

Gestan Entreprise, par rapport à Gestan Standard, apporte :

• un périmètre opérationnel plus étendu (stocks, compta fournisseur, agendas et plannings, machines, e-mailing et gestion commerciale, champs paramétrables, etc)
• de nombreuses fonctionnalités supplémentaires (duplication des factures, de contacts, etc), apportant un gain de confort et d'efficacité.

La notion centrale, dans Gestan, est celle de Contact : ce sont les personnes physiques qui sont vos relations professionnelles (clients, prospects, partenaires, services, prestataires…), ou personnelles.

Les contacts peuvent être rattachés, ou pas, à des personnes morales, des sociétés.

Gestan permet de suivre les temps de travaux : qui fait quoi, sur quelle tâche de quel projet, pendant combien de temps.

Ces temps de travaux peuvent être facturés en un seul clic.

Gestan permet de gérer les actions (courriers, mails, téléphone, travaux divers, informations, anniversaires), que vous réalisez en interne pour vos contacts, et les interventions que vous réalisez en externe, chez vos clients.

Les actions peuvent être générées automatiquement, de manière récurrentes.

Comme les temps de travaux, les interventions peuvent être facturées en un clic. Il est possible de leur rattacher des ingrédients.

Vous pouvez gérer un catalogue des produits que vous distribuez et que vous achetez, avec leur tarif, et gérer les stocks correspondant si nécessaire.

Vous pouvez gérer plusieurs tarifs fournisseur et plusieurs tarifs clients. Les équivalences de produit vous permettent de remplacer un produit par un autre.

Si vous n'utilisez pas de catalogues de produits, vous pouvez saisir totalement librement les lignes et les tarifs de vos factures et devis.

Gestan permet d'établir des devis, des commandes client, des factures client, des avoirs, et des bons de livraison.

Il est possible de générer des factures récurrentes.

Gestan permet de suivre les chantiers et de faire des factures d'avancement.

Gestan permet d'établir des demandes de prix, des commandes fournisseur, des factures fournisseur, des avoirs fournisseurs, et des bons de réception.

Sous le concept générique de machine, Gestan permet de gérer

• tout objet que vous pouvez louer, par exemple des vélos si vous en louez
• tout objet que vous pouvez maintenir, par exemple les chaudières de vos clients si vous êtes chauffagiste
• tout objet que vous utilisez dans le cadre de votre métier, par exemple vos rotatives si vous êtes imprimeur.

Il est possible de gérer des plans de maintenance pour ces machines.

Gestan permet d'enregistrer les encaissements/décaissements sur tous vos comptes, et de faire les rapprochements avec vos relevés de comptes.

Les écritures peuvent être reliées aux imputations du plan comptable.

Toutes les écritures peuvent être exportées, au format natif de tous les logiciels comptables majeurs du marché.

En fonction de vos saisies, vous avez en permanence la vision de votre trésorerie, de votre balance, grand livre, et compte de résultat.

Pour la France, Gestan génère la déclaration de TVA CA3.

Vous pouvez attacher une anomalie à toute entité gérée par Gestan, un contact, un produit, un utilisateur, une facture, et suivre le traitement de l'anomalie étape par étape.

Adhésions et les versements : Gestan permet d'enregistrer les adhésions, et les versements effectués par les contacts, comme par exemple les cotisations d'association.

Notes : Gestan permet de stocker des notes diverses sur tous les sujets, hiérarchisés en arborescence, comme sous l'explorateur de fichier

Favoris : Gestan permet de gérer vos codes et vos mot de passes, associés à une URL s'il s'agit d'un code et mot de passe correspondant à un site internet.

Post'it : ce sont des petites notes que vous pouvez “coller” sur votre écran, ou sur l'écran d'un autre utilisateur de Gestan. Très pratique ;

Gestan est développé via les AGL édités par PCSoft, très largement utilisés en France et dans le monde.

Certaines parties du logiciel sont open-source, notamment la structure de la base de donnée, ou des programmes comme celui d'édition de factures.

L'utilisation d'un AGL standard a permis d'ouvrir le logiciel à tout développeur extérieur connaissant cet AGL, à même de développer de nouvelles fonctions ou de modifier celles existantes. Cependant, les dispositions de la loi de finances 2018 ont considérablement réduit cette liberté, et restreint les possibilités d'interventions de développeurs externe à une liste restreinte de partenaires techniques, liés à l'éditeur de Gestan par un accord de confidentialité stricte, ceci à partir de la version 15.00.00 de Gestan.

Gestan fonctionne avec toutes les versions de Windows depuis Windows XP.

Il ne nécessite qu'une quantité réduite de RAM. Tout PC de type bureautique (W7 et 4Go de RAM ou W10 et 8Go de RAM) fera parfaitement fonctionner Gestan.

Gestan fonctionne avec des bases de données au format HFSQL, format de base de données associé aux environnements de développement proposés par PCSoft : WinDev, WebDev et WinDev Mobile.

Le moteur de base de données HFSQL a été lancé par PCSoft en 1988, sous la dénomination “HyperFile”. Il s'est ensuite nommé “HyperFile SQL”, puis HFSQL. Il est librement déployable, sans royalties, dans toutes ses versions.

Le moteur HFSQL fonctionne sous deux modes possibles :

• HFSQL Classic : le programme gère directement les accès à la base de données. Les accès concurrents aux enregistrements sont gérés automatiquement. Ce mode est adapté au fonctionnement monoposte ou réseau local (LAN).
• HFSQL client/serveur : L'accès aux données est ici effectué via un logiciel serveur, installé sur le serveur physique qui supporte la base de données. Ce logiciel serveur existe pour Windows et Linux. Ce mode de fonctionnement permet d'accélérer les performances d'accès aux données en réseau, notamment en limitant le volume des données qui circulent sur le réseau. Il permet également un accès à distance sécurisé (WAN) offrant de bonnes performances.

Plus d'information sur HFSQL

En 2006, Hyper File a été présenté au public en utilisation d'une base de 10 milliards d'enregistrements. En 2021, les manipulations sur HFSQL sont effectuées sur une base de données de 25 milliards de lignes.

En théorie, Gestan peut donc gérer 25 milliards d'enregistrements par fichiers. Cette limite n'est évidemment jamais atteinte dans une utilisation normale. Cependant, les utilisateurs de Gestan ont des volumétries dépassant assez couramment les 100.000 enregistrements par fichier (100.000 produits dans le catalogue, 10.000 factures par an produites depuis 10 ans, etc), sans rencontrer de difficulté particulières.