====== PHOTOCOPIE - Facturation photocopieurs ====== Cette extension permet d'effectuer la facturation correspondant au nombre de copies effectuées par des photocopieurs. Le contrat de maintenance en photocopie est constitué d'items pouvant être différents par photocopieur : * un forfait de maintenance éventuel, comprenant un nombre variable de copies N&B et un nombre variable de copies couleur; * un prix unitaire pour les copies N&B hors forfait, qui est un prix de copie quand il n'y a pas de nombre de copie N&B prévu forfaitairement; * un prix unitaire pour les copies couleur hors forfait, qui est le prix de copie quant il n'y a pas de nombre de copies couleur prévu forfaitairement. Le forfait n'est pas systématique. Il peut n'être valide que jusqu'à une date prévue à l'avance. L'extension permet d'enregistrer les compteurs de chaque copieur, et de générer les factures. La version 15.28.00 est une refonte complète de cette extension. Nous invitons vivement les utilisateurs des versions précédentes à tester cette nouvelle version sur une base de test préalablement à toute nouvelle facturation ! ===== Installation ===== L'extension s'installe avec le gestionnaire d'extensions via Outils -> Administration -> Extensions -> Liste des extensions. Dans Gestan, l'installation de l'extension ajoute une option de menu dans le menu **Métier**. {{:wiki:extensv15:photocop2_11.png?nolink|}} ===== Paramétrage ===== Commençons par déclarer un type "Copieur" dans les genres de machine. {{:wiki:extensv15:photocop2_12.png?nolink|}} Puis rendons nous dans l'écran de paramétrage de l'extension. {{:wiki:extensv15:photocop2_04.png?nolink|}} Le libellé **Nature** sera celui qui sera utilisé par défaut lors de la génération des factures. Les mots-clé %DT_DBT% et %DT_FIN% seront remplacés par la date début et fin de période de facturation. Ainsi, la nature de votre facture pourra être renseignée par "Photocopies 01/01/21 - 31/02/21" si vous utilisez ces mots-clé, ou "Photocopies T3" si vous souhaitez un libellé fixe (dans ce cas, il faudra le mettre à jour avant chaque facturation). Le libellé **Contrat** sera celui utilisé pour les titres des factures. En effet, les factures générées seront classées en titre-lot, dans lequel le libellé titre sera ce libellé contrat, et le libellé lot l'identification du copieur (code et libellé). Vous pouvez choisir une périodicité de **Facturation**. Une fois celle-ci choisie, et que vous avez généré des factures, un changement de fréquence de facturation est possible, mais nécessite un contrôle manuel. Vous pouvez préciser le **genre** de machine à prendre en compte : en effet, vous gérez peut-être, en plus des copieurs, d'autres matériels pour lesquels il n'y a pas d'enregistrement de compteurs. Enfin, vous pouvez préciser : * le code produit éventuel correspondant au forfait de base * le code produit correspondant au prix d'une copie N&B, ou d'une copie supplémentaire s'il y a un nombre de copies N&B prévue forfaitairement * le code produit correspondant au prix d'une copie couleur, ou d'une copie supplémentaire s'il y a un nombre de copies couleur prévue forfaitairement ==== Prérequis ==== Nous allons enregistrer chaque copieur ou multifonction en tant que **Machine maintenance** (voir [[wiki:v15:machines:machine|concept]], et [[wiki:v15:parametrage:general:machines|paramétrage de l'application]]). L'utilisation du concept a pour intérêt complémentaire de pouvoir gérer facilement les interventions effectuées sur les photocopieurs. Puis, via les [[wiki:v15:parametrage:champscompl|champs complémentaires]] qui vont nous être nécessaires : * le prix du forfait de maintenance (éventuel) * le nombre de copies en forfait noir et blanc * le nombre de copies en forfait couleur * le prix des copies hors forfait noir et blanc * le prix des copies hors forfait couleur * la date éventuelle de fin de validité du forfait {{:wiki:extensv15:photocop2_01.png?nolink|}} L'affichage de la fiche machine donnera donc ceci : {{:wiki:extensv15:photocop2_02.png?nolink|}} Dans l'onglet **Caractéristique**, il faut lier le copieur avec le client chez qui il est déposé 1. Il faut également préciser la date de mise en fonctionnement 2, à partir de laquelle le client pourra être facturé. {{:wiki:extensv15:photocop2_03.png?nolink|}} Dans l'onglet **Autre**, il sera possible de saisir les éléments spécifiques au contrat. ===== Compteurs de copies ===== L'écran liste présente la liste des compteurs enregistrés, pour une période et éventuellement un copieur sélectionné. {{:wiki:extensv15:photocop2_06.png?direct|}} La colonne **FG** indique qu'une facture a été générée sur la base de ce compteur. {{:wiki:extensv15:photocop2_07.png?nolink|}} La fiche compteur permet d'enregistrer, pour une date, les copies effectuées en Noir et Blanc, ainsi que celles en couleur. La case à cocher **Facture générée** signifie qu'une facture a déjà été générée pour le compteur correspondant. Dans ce cas, la valeur des compteurs n'est plus modifiable (sauf par un administrateur). ===== Chargement depuis un fichier ===== Le bouton **Charger** de la liste des compteurs permet de charger un fichier de compteurs. {{:wiki:extensv15:photocop2_05.png?nolink|}} Le bouton 1 permet de sélectionner le fichier de chargement. Celui ci doit comporter 4 colonnes, respectivement : * le code de la machine * la date du compteur * le nombre de copies noir et blanc * le nombre de copies couleur # Relevé des compteurs XRX1 20210401 700 350 XRX4 20210401 2300 1750 XRX5 20210401 1100 550 XRX2 20210401 1300 750 XRX3 20210401 550 320 XRX6 20210401 1100 550 Toute ligne commençant par # sera considérée comme commentaire. Vous pouvez utiliser un tableur comme LibreOffice ou Excel pour gérer ce genre de fichiers (type csv). Le bouton **Go** provoque la lecture du fichier et l'enregistrement immédiat des compteurs. TIP Sur demande, l'extension peut traiter tout autre format, contactez le [[mailto:dev@gestan.fr|service développement]]. ===== Facturation des compteurs ===== //**Accès :** Métier -> Compteurs photocopie -> Facturation// {{:wiki:extensv15:photocop2_08.png?direct|}} Le bouton **Lire** provoque l'affichage des copieurs à facturer. Les anomalies éventuelles sont signalées après la lecture, le diagnostic de l'anomalie étant affiché dans la bulle d'aide. Parmi les compteurs sans anomalie, vous pouvez les facturer, ou pas, en cochant ou décochant la case **Sel**. Le bouton **Facturer** lance la facturation. Les lignes de factures seront triées par machine, et ordonnées suivant le mode "Titre/Lot", une ligne de titre étant créée pour chaque machine. === Règles de facturation === Rien n'est facturé à une date antérieure à la date de mise en fonctionnement du copieur. == Facturation du forfait == Le forfait n'est facturé que si un code produit forfait est renseigné dans le paramétrage. A la première facturation : * si le client est arrivé en début de période * si son contrat est sans engagement (pas de nb de copies N&B ou couleur), le forfait n'est pas facturé. * dans le cas contraire il est facturé (sauf si la date d'expiration est renseignée et inférieure à la date de début de période de facturation). * si le client est arrivé en cours de période * si son contrat est sans engagement (pas de nb de copies N&B ou couleur), le forfait n'est pas facturé. * dans le cas contraire il est facturé au prorata du temps depuis la mise en fonction du copieur. Pour les facturations suivantes : * si la date d'expiration de forfait est vide ou supérieure à la date de fin de période, il est facturée normalement * sinon il n'est pas facturé == Facturation des copies == Il est possible de facturer des copies, si aucun forfait n'est prévu dans le contrat, ou des copies supplémentaires dans le cas contraire. A la première facturation, si le client est arrivé en cours de période, le forfait éventuel est proratisé en fonction de la date de mise en fonction du copieur. === Exemples de factures === Ci-dessous deux exemples des factures produites, l'une avec forfait et l'autre sans forfait. {{:wiki:specs:photocop:2016-03-17_123409.jpg?direct&200|}} {{:wiki:specs:photocop:2016-03-17_123536.jpg?direct&200|}} ===== Bonus ===== Cette extension est complétée par une fenêtre spéciale FI_Z26_COMPTEUR pour la fiche machine, permettant d'afficher dans l'onglet **Spécial** (voir [[wiki:v15:parametrage:remplacement|installation]] des écrans de remplacement.) la liste des enregistrements de compteur rattachés au copieur. {{:wiki:extensv15:photocop2_10.png?nolink|}} ===== Versions ===== ^Version^Date^Description^ | 3.15.28.00 | 07/08/21 | Photocopie reloaded : refonte complète de l'extension - Migration WD26 | | 3.15.27.00 | 19/07/21 | Mise en conformité sélecteur de produit | | 3.15.02.03 | 18/10/19 | Migration WD24 | | 3.15.00.00 | 15/09/18 | Migration version 15 + corrections bugs et améliorations mineures diverses | ----------------- {{:wiki:tags:voir_aussi.gif?nolink |}}**Autres articles "Extensions V15"** [[wiki:v15:admin:extensions|Comment installer une extension]]