Utilisateurs

Les utilisateurs de Gestan sont les personnes amenées à se connecter à Gestan :

soit pour réaliser des tâches de gestion (saisie d'une facture, par exemple)

soit pour enregistrer des données d'activité (saisir des temps de travaux, par exemple)

Les droits des utilisateurs peuvent être modulés selon les besoins.

Liste des utilisateurs

Accès : Outils → Administration → Utilisateurs → Liste des utilisateurs

Cette liste affiche tous les utilisateurs enregistrés pour la base.

Le bouton Btns/Mnus permet d'accéder à l'écran de gestion des boutons et menus.

Les trois boutons Admins, Param et Connect permettent de gérer les permissions de base des utilisateurs :

Admin permet de déclarer un utilisateur comme administrateur, ou pas.

Param permet de lui donner, ou pas, les droits de paramétrage de l'application (un admin a forcément ce droit)

Connect permet de lui donner le droit, ou pas, de se connecter à la base

En haut à droite de l'écran, la case Autor slt permet de n'afficher que les utilisateurs autorisés à se connecter. Il reste accessible à l'utilisateur, même si son indicateur “Autorisation de modification de paramétrage” est décoché.

Fiche utilisateur

Accès : Outils → Administration → Utilisateurs → Liste des utilisateurs et le bouton Modifier
ou Entreprise → Options utilisateur → Préférences

Un utilisateur peut appartenir à un service (par exemple, service juridique), et éventuellement aussi à un pool (par exemple, pool des assistantes).

La langue permet de positionner la langue de l'interface. Elle peut aussi être modifiée par le menu principal.

Le code est celui qui permet, avec le mot de passe, de se connecter à Gestan. C'est un trigramme (trois lettres), qui identifie toute création ou modification d'enregistrement. Un certain nombre de fichiers sont liés via ce code : par exemple, avant de changer le code de l'utilisateur, il sera nécessaire de réaffecter ou de supprimer toutes les actions planifiées liées à l'ancien code.

Le mot de passe de l'utilisateur peut être changé sur cet écran.

Le bloc des informations RH sert à stocker des informations susceptibles d'être utiles aux services des relations humaines. Le N° de SSoc (numéro de sécurité sociale) est notamment utilisé dans l'état liste des intervention (formulaire pour le fisc, pour les entreprises de service à la personne).

Sur le côté droit, une zone 1permet de stocker une photo de l'utilisateur. La case Archivé permet de ne plus afficher l'utilisateur, notamment dans les listes déroulantes, mais d'en conserver la mémoire.

Le second sous-onglet permet de stocker l'adresse personnelle.

Les coordonnées mail pro et mail perso sont utilisés lors de l'envoi de courriels par Gestan : si vous envoyez un courriel pro par Gestan, l'adresse courriel pro avec le nom pro en clair seront utilisées comme références d'expéditeur. Ppour un courriel perso, ce seront l'adresse courriel perso avec le nom perso.

Le troisième sous-onglet permet de stocker l'adresse professionnelle.

Dans le bloc Mentions portées sur les pièces :

Le Nom Apparent est une mention qui apparaîtra sur les factures (Mention “Suivi par”) et autres pièces, ainsi que sur les fiches d'intervention. Vous pouvez y mettre une identification de l'utilisateur, comme des initiales, le nom complet, un pseudo ou un code.

La zone Autre mentions permettra d'ajouter au nom apparent une seconde ligne d'information, comme par exemple des horaires d'ouverture, une adresse mail, etc.

Actions

L'action par défaut est le type d'action qui est présélectionnée automatiquement quand vous créez une nouvelle action.

Les action à faire sont affichées dans la “todolist” du menu principal, x jours avant sa date prévue de réalisation, x étant un nombre de jours paramétrable dans le champ Nb jours aff. avant.

Les durées par défaut sont définies par type d'action. Elles servent à la création d'une nouvelle action, et permettent de représenter les actions sur l'agenda graphique.

Agenda

Il est possible de déclarer une heure de début et une heure de fin de travail pour chaque utilisateur, ainsi que le jour considéré comme le début de la semaine. Le nombre d'heures hebdomadaires de travail est décorrélée du début et de la fin de journée.

Le nombre d'heures hebdomadaire est utilisé dans les états des consommations horaires, pour calculer les dépassements éventuels en heures supplémentaires.

La case Synchroniser Google permet de synchroniser un agenda Google avec l'agenda Gestan (les rendez-vous). Dans ce cas, il faut que le paramétrage Google soit renseigné : l'identifiant du compte, et le nom de l'agenda à synchroniser. Le paramétrage Google est nécessaire pour l'importation éventuelle, ou la synchronisation des contacts Google. Nous ne recommandons pas l'utilisation des produits Google : bien qu'ils soient d'une technicité très aboutie, remarquablement conçus, et très ergonomiques, le modèle économique de cette entreprise reposant pour partie sur l'exploitation de vos données personnelles, nous semble peu acceptable, ainsi que l'excès de sa position dominante. Nous recommandons l'usage de Gestan mobile ou de Gestan Cloud, selon les cas.

La case Synchroniser Outlook permet de synchroniser un compte Outlook. Dans ce cas, il faut préciser le profil Outlook.

Consos

Gestan dispose d'un chrono, conçu pour permettre d'enregistrer au fil de l'eau les temps consommés sur les activités (les tâches des projets).

Vous pouvez choisir de lancer l'application Chrono au démarrage de Gestan, ou de Windows, ou préférer la lancer manuellement. C'est à cela que sert la liste déroulante Lancement auto.

Si vous indiquez un délai dans le champ Au bout de, vous pourrez spécifier ce qui se passe au bout de x minutes d'inactivité (quand il n'y a pas de tâche en cours dans le chrono) : soit un bip, soit l'affichage du chrono, soit les deux.

Sous XP, Vista (pas de chance !), Seven, W8 et W10, vous pouvez paramétrer l'opacité de la fenêtre d'affichage du chrono.

Notes diverses

Cette zone permet de stocker toute information relative à l'utilisateur, ou n'importe quoi d'autre, juste dans un but de mémorisation.

Fond d'écran

Bien sûr, vous pouvez changer à votre guise l'image de fond de l'écran d'accueil de Gestan.

WARNING Quand vous utilisez Gestan à distance (VPN, Cloud, WAN), une image de fond d'écran trop volumineuse peut pénaliser le temps de connexion initiale, si le débit de votre connexion internet est sollicité aux limites.

La couleur de libellé écran est celle avec laquelle seront affichés les éventuels messages de l'administration. La couleur fond écran si pas image est celle avec laquelle Gestan va peindre votre fond d'écran si vous n'utilisez pas d'image de fond d'écran.

Autres options

La liste déroulante Ouvrir au démarrage permet éventuellement d'ouvrir un écran automatiquement et systématiquement au démarrage de Gestan : la liste des contacts (si vous êtes au service communication, par exemple), l'agenda (si vous êtes le grand patron, par exemple), la liste des produits (si vous êtes au service technique, par exemple), etc.

La case à cocher Affichage éphéméride au clic permet de n'afficher les informations d'éphéméride que sur un clic du widget correspondant (au lieu du survol)

Confirmer l'abandon est un dispositif pour les étourdis ! Par exemple, vous ouvrez une fiche contact, et vous faites quelques modifs, mais au lieu de cliquer sur le bouton OK, vous cliquez sur le bouton Annuler. Gestan vous mettra alors un petit message pour vous demander si vous êtes sûr d'annuler les modifications que vous avez faites.

La case Sélecteur en arbre permet d'afficher la liste des produits non pas en liste simple, mais en arbre, un peu comme l'explorateur de Windows du temps où il était agréable à utiliser (sous W7 !).

CCI Automatique permet de transmettre tout mail envoyé par Gestan à une adresse en copie cachée (CCI), qui peut être soit l'adresse de l'expéditeur, soit l'adresse du contrôle qualité de l'entreprise, soit toute autre adresse.

Gestan permet d'afficher des post'it électroniques, sur l'écran principal : il suffit pour cela de dessiner un rectangle à la souris, et vous pouvez saisir ce que vous voulez à l'intérieur. Il est possible de régler l'opacité des postit via la jauge, mais aussi d'en préciser la couleur et la police. Un clic droit sur les post'it permet de les copier sur les bureaux Gestan d'un ou plusieurs utilisateurs, c'est trop cool !

Vous pouvez préciser les moyens que vous voulez utiliser pour passer un appel téléphonique :

Un softphone (c'est à dire un téléphone logiciel, comme par exemple MicroSIP, que nous recommandons)

Whatsapp

Skype

Un PABX

Si l'une des options est choisie, le bouton Appeler de l'écran liste des contact permettra de lancer l'appel par le moyen sélectionné.

Si vous êtes équipé d'un PABX, ou d'un autre périphérique reconnaissant la norme TAPI, l'application TelDetect livrée avec Gestan permet de composer un numéro en cliquant sur la fiche contact plutôt que sur le téléphone, et théoriquement, doit permettre de reconnaître les numéros appelants. Vous pouvez démarrer cette détection automatiquement ou pas à l'aide de la combo Lancement automatique TelDetect, et émettre un son (ou pas) à la détection d'un nouvel appel, via la case à cocher Émettre un son si détection. (Il vous aura fallu paramétrer l'identifiant du périphérique TAPI lié à la machine, voir ce lien).

Signature

Il est possible d'enregistrer la signature de l'utilisateur sur cet onglet. Elle pourra alors être utilisée pour signer en un clic les fiches d'intervention ou les BL/BR.

Infos connexion

Ce onglet affiche les informations concernant certains privilèges de l'utilisateur, notamment sa qualité d'administrateur, son droit à modification du paramétrage et à connexion, ainsi que les informations de sa dernière connexion, et son statut de connexion actuel (connecté / non connecté)

Mémoriser l'utilisateur permet de mémoriser code et mot de passe de connexion, tandis que Connexion automatique permet de se connecter automatiquement si code et mot de passe ont été mémorisés et sont corrects.

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