Stocks : généralités sur la gestion des stocks

Pour chacun des produits dont vous souhaitez gérer le stock, il est possible d'enregistrer des mouvements d'entrée ou de sortie, en précisant éventuellement un emplacement de stockage.

Les mouvements peuvent être rattachés à une pièce (Facture, Commande, etc., côté client ou côté fournisseurs).

Les différents niveaux de stock

Pour un produit, le stock courant est le nombre d'unité actuellement présentes en stock, sous réserve d'inventaire.

En fonction de votre activité et de vos procédures, vous pouvez définir deux niveaux de stock particuliers :

Le stock d'alerte est le niveau au dessous duquel il faut lancer la procédure prévue pour le réapprovisionnement.

Le stock de sécurité est le niveau au dessous duquel il ne faut jamais aller, sauf problème lors de la procédure de réapprovisionnement.

Le stock maximum est le niveau de stock à ne pas dépasser : pas la peine de commander 10 vaches si vous n'avez une étable que pour 6 vaches ! Ou pas la peine de commander 50 Airbus si votre trésorerie ne peux pas en assurer plus de 10.

Les stocks virtuels

Quand vous avez fait une commande de 12 bouteilles de Champagne à votre fournisseur préféré, mais qu'elles ne sont pas encore là, il s'agit d'une virtualité, intéressante : votre stock virtuel de Champagne est de 12. Idem si votre poule a pondu 10 oeufs et qu'un client vous en a commandé 6 que vous ne lui avez pas encore envoyé : bien que votre stock soit toujours réellement de 10, vous en avez virtuellement 6 de moins.

Les sorties virtuelles sont calculées à partir des pièces client (devis, commandes, factures, ou BL, selon paramétrage - en général ce sont les commandes) qui ont été transmises et ne sont pas encore marquées comme “traitées”.

Les entrées virtuelles sont calculées à partir de toutes les pièces fournisseur (commandes, factures, bons de réception, selon paramétrage - en général ce sont les commandes) qui ont été transmises et ne sont pas encore marquées comme “traitées”.

Le stock virtuel (ou stock potentiel) est la somme du stock courant, diminué des sorties virtuelles et augmenté des entrées virtuelles.

Le stock virtuel à date est le stock virtuel calculé à une certaine date, c'est à dire excluant les sorties virtuelles et entrées virtuelles planifiées à des dates postérieures à la date spécifiée.

Recommandations pour la gestion des stocks virtuels

Gestan considère comme “hors stock virtuel” les produits faisant partie de pièces considérées comme “traitées”, c'est à dire “accepté” pour un devis, “validée” pour une commande commande, “encaissée” pour une facture, et “livré” pour un BL.

Prenons un cas classique, la gestion des sorties virtuelles via les commandes clients, et des réelles par les factures.

Dans ce cas, vous avez une commande client, et au moment où vous allez générer la facture, la commande passera automatiquement au statut validé, et vous allez générer les mouvements de stocks de la facture en même temps que vous sortirez les sorties virtuelles déduites de la commande.

Dans ce mode d'utilisation, les stocks virtuels seront justes, et vous n'aurez pas de saisies à faire, mais à deux conditions :

ne pas déclarer validée la commande avant la génération de la facture,

et traiter manuellement les éventuels reliquats.

Par exemple, si votre commande est de 2 et votre facture de 1, Gestan va considérer que vos sorties virtuelles sont à 0 et votre sortie réelle est de 1, parce qu'il ne peut pas deviner si votre client, au final, voulait 1 ou 2 : si votre client voulait bien 2, il faudra passer une nouvelle commande de 1.

Le programme a été fait de cette manière, car nous n'avons pas [encore] fait de programme qui gère des sorties explicites de stock virtuel, et manquons d'un événement qui pourrait différencier une commande client à prendre en compte dans le virtuel, de celle à ne pas prendre en compte.

Nous suggérons, pour gérer plus sûrement les stocks virtuels, d'utiliser pour cela les BL. Le process devient ainsi : création d'une commande → génération d'un ou plusieurs BL correspondant aux quantités commandées → sortie de stock virtuel automatique dès lors que le BL est déclaré livré. En génération de la facture à partir de la commande, possible à tout moment.

Gestion des suppressions de mouvements de stock

Une fois qu'un mouvement de stock est créé, il n'est plus possible de modifier la quantité mouvementée.

Il faut alors soit :

le supprimer

le contrepasser

La suppression simple des mouvements de stocks n'appelle pas de remarque particulière : le mouvement est purement est simplement supprimé.

La contrepassation d'un mouvement de stock permet de conserver la trace de toute erreur dans la saisie des stocks : au lieu de supprimer l'enregistrement, on passe un mouvement inverse, dit “de contrepassation”.

Par exemple, vous avez rentré un mouvement de stock en entrée de 10 unités, ce qui était la quantité que vous aviez commandée, mais au moment d'ouvrir le colis, vous constatez qu'il n'y a que 8 produits : le mouvement d'entrée de 10 sera contrepassé avec un mouvement de sortie de 10 (mentionnant éventuellement le motif de contrepassation), et un nouveau mouvement d'entrée de 8 sera crée.

Il est possible de paramétrer le fonctionnement des suppressions (via l'écran de paramétrage de Gestan) :

soit la suppression simple pour tous les utilisateurs;

soit la contrepassation pour tous les utilisateurs;

soit la contrepassation pour les utilisateurs, et la possibilité de contrepassation ou de suppression pour les administrateurs;

soit les deux possibilités pour tous.

Gestion des réapprovisionnements / réassorts

Gestan peut générer automatiquement une commande fournisseur, en tenant compte d'un objectif de stock, et d'une quantité de référence.

Le plus couramment, l'objectif de stock est le stock d'alerte : il s'agit d'une gestion en flux tendus, ou vous souhaitez que le stock physique stocké dans votre entreprise soit le plus faible possible.

La quantité de référence est le plus souvent le stock virtuel à date : c'est à dire que les quantités de réappro vont être calculées pour atteindre l'objectif de stock, compte tenu des entrées et sorties virtuelles, c'est à dire des commandes fournisseur qui ont été émise et dont la livraison est prévue avant la date spécifiée, et les commandes client que vous n'avez pas encore honoré, que vous devez honorer avant la date spécifiée.

Mais il est possible de paramétrer un objectif de stock qui soit le stock de sécurité, ou le stock maximum, et une quantité de référence qui soit le stock réel, ou le stock virtuel total.

Taux de rotation des stocks

Le taux de rotation des stocks mesure le nombre de fois que le stock a été renouvelé (vendu et remplacé) au cours de l'année. Il se calcule avec cette formule :

Taux de rotation du stock = Quantités sorties pour ventes / Stock moyen

Par exemple : Une entreprise vend 800 articles sur une année. Elle en avait en stock 80 en début d’année, et 320 en fin d’année. Dans ce cas, le taux de rotation est égal à 800 / ((80 + 120) / 2), soit 4.

Ce ratio compare la valeur de votre stock total à la valeur des ventes de ce stock. Plus il est élevé, et moins le coût du stock obère la rentabilité de l'entreprise, mais plus elle prend de risque de rupture de stock.

La valorisation des stocks

La valorisation des stocks est indispensable à l'établissement de votre comptabilité.

Elle est effectuée par le calcul du prix d'achat moyen pondéré (PAMP), selon deux méthodes possibles : celle du coût unitaire moyen pondéré (CUMP), ou celle du premier entré premier sorti (PEPS).

INFO Plus d'information sur le PAMP.

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