Factures fournisseurs

L'enregistrement des factures fournisseur n'est pas obligatoire dans Gestan : si vous souhaitez gérer vos décaissements, vous pouvez tout simplement les enregistrer directement, éventuellement en ventilant les écritures suivant le taux de TVA.

Cependant, l'enregistrement des factures fournisseur présente plusieurs avantages :

la possibilité de gérer finement votre trésorerie, en tirant partie des éventuels délais de paiement accordés par vos fournisseurs

la possibilité de calculer les prix moyens d'achat pondérés (selon la méthode CUMP ou la méthode PEPS), ce qui sera éventuellement utile quand votre comptable vous demandera la valorisation de votre stock

la possibilité d'établir des statistiques plus précises sur ce qui concerne les appros

la possibilité de gérer les entrées de stock depuis les factures fournisseur.

Liste des factures

Accès : Suivi fournisseurs → Factures fournisseur

L'écran liste affiche toutes les factures fournisseur dans la plage de date spécifiée (année calendaire, exercice comptable, ou mois).

L'usage du bouton Supprimer est réservé aux administrateurs Gestan.

Le bouton Régler est actif si la date de règlement de la facture n'est pas renseignée. Il permet d'enregistrer le règlement de la facture (voir ci dessous).

Options spécifiques du menu contextuel

Réactualiser les prix fournisseur : permet de mettre à jour les prix fournisseur en fonction de la réponse du fournisseur à la demande de prix, voir mise à jour DPUA (PU achat HT constaté).

Fiche facture fournisseur

La date A régler est la date à laquelle vous devez régler le fournisseur. La facture apparaît en rouge sur la liste si la date est dépassée.

En fonction des indications données par votre fournisseur, vous pourrez cocher la case TVA/Enc four pour préciser que la TVA de cette facture fournisseur est sur encaissement.

La case Autoliquidation permet de préciser que la TVA est auto-liquidée pour cette facture. C'est le cas, par exemple, pour une entreprise française qui achète des biens ou service auprès d'un fournisseur de l'UE.

Le bouton 1 permet d'ajouter une ligne unique pour toute la pièce fournisseur. C'est utile si vous ne voulez pas détailler les items de la facture de votre fournisseur (cela suppose qu'il soient tous au même taux de TVA).

Règlement d'une facture

Le bouton Régler permet d'ouvrir l'écran d'enregistrement des règlements de factures fournisseur.

Si l'ensemble des règlements liés à la facture sont au moins égaux au total TTC de la facture, la facture sera notée comme réglée.

A la validation de l'écran d'encaissement, une écriture comptable sera générée automatiquement, ventilée éventuellement suivant les différents taux de TVA de la facture.

Astuces pour les factures fournisseur

Il y a plusieurs manières possibles d'enregistrer une facture fournisseur

La saisie détaillée

Dans ce mode, chaque ligne du fournisseur est reproduite à l'identique, produit par produit.

C'est la manière la plus précise de fonctionner. Elle permet notamment de gérer les entrées de stock.

La saisie regroupée

Dans ce mode, les produits du fournisseur sont regroupés par taux de taxe homogène.

Les codes produit peuvent être hors catalogue, ou pas.

La saisie globale

Le bouton 1 de la fiche facture est dédié à cet usage. Il permet une saisie rapide d'une facture fournisseur.

Son utilisation fait surgir l'écran ci-dessous.

Sur cet écran, vous avez simplement à préciser la famille du produit. L'écran vous pré-renseigne le code produit à “TOTAL”, qui a vocation à demeurer un produit hors-catalogue. Il ne vous reste plus qu'à indiquer le prix HT et le taux de TVA.

TIP Il est possible de générer automatiquement des factures fournisseur à échéances régulières, par exemple si vous avez souscrit un abonnement à EDF, par exemple. Voir pour cela actions planifiées..

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