Factures d'acompte

Une “facture d'acompte” est utilisé comme document présenté au client afin qu'il règle l'acompte demandé, ou bien comme un document, une fois le paiement de l'acompte réalisé, qui est transmis au client afin qu'il puisse justifier de sa sortie comptable.

C'est bien pratique, mais conceptuellement bancal (voir détail ci-dessous).

Elles sont cependant plus ou moins pratiquées, selon les secteurs d'activité. Plusieurs méthodes existent pour traiter les factures d'acompte : nous recommandons la “méthode Gestan”, simple, efficace, et rigoureuse comptablement.

"Méthode Gestan" pour les factures d'acompte

Elle s'effectue selon le processus suivante :

Vous émettez un devis, qui mentionne le montant ou le pourcentage d'acompte que vous souhaitez.

Le client vous retourne ce devis avec son accord.

Dès l'accord reçu du client, vous générez la facture à partir du devis (1 clic), et vous transmettez la facture : Gestan vous demandera si vous souhaitez transmettre une facture d'acompte : répondez oui (2 clics) : la facture transmise sera une “facture d'acompte”.

Quand il vous transmettra le montant de l'acompte, ou s'il vous l'avait déjà transmis avec son accord sur le devis à l'étape 2, encaissez-le sur la facture (1 clic).

Quand vous aurez terminé les travaux prévus, transmettez de nouveau la même facture. Gestan sachant que l'acompte a déjà été transmis, générera une facture normale (1 clic).

En bref, vous gérez l'ensemble du processus en 5 clics !

Exemple

Voici un devis de 1800 TTC, dans lequel vous demandez un acompte de 20% (Gestan le calcule automatiquement).

Le client accepte ce devis. Vous notez alors la date d'accord dans la zone Accepté le

Puis, comme vous avez l'accord du client, en utilisant le bouton Générer→une facture de la table des devis, vous … générez une facture.

Vous pourrez observer que la facture générée portera le même montant de demande d'acompte.

Lorsque vous voudrez imprimer ou transmettre par mail la facture au client, Gestan vous demandera :

Si vous répondez Oui, la facture qui sera imprimée ou transmise aura cette aspect :

La facture porte la mention “Facture d'acompte”, et le bas de facture mentionne le montant total de l'acompte à régler.

Quand vous recevez l'acompte (ce peut être le même jour que la réception de l'accord du client, donc le même jour que l'émission de la facture), procédez à l'encaissement de l'acompte.

Pour ce faire, utiliser le bouton Encaiss de la liste des factures.

Ce bouton va ouvrir l'écran d'encaissement, avec l'ensemble des champs renseignés par défaut :

Sur cet écran, vérifiez les éléments, puis cliquez sur Valider. La validation va générer automatiquement une écriture liée au devis.

Quand vous aurez terminé les travaux, il vous suffira de transmettre la même facture au client : elle portera la mention des règlements effectués, et du solde à régler.

“”

Combinaison d'un acompte avec un échéancier

Pour toute facture, il est possible de définir un échéancier de facturation, dont le nombre d'échéance, la périodicité, et les montants sont librement définissables.

Si vous voulez, pour une facture, demander un acompte et définir un échéancier de paiement, la méthode est donc très simple :

établir un devis mentionnant un montant d'acompte

établir une facture à partir du devis

attacher à la facture un échéancier comportant le versement de l'acompte comme première échéance

Le résultat sera la publication, en bas de le facture, de l'échéance à régler, comme ci-dessous.

A noter que, selon les options de paramétrage, l'échéancier complet peut être imprimé (au dessus de la notification de l'échéance à régler).

Pour aller plus loin sur les factures d'acomptes : rappels théoriques

Un acompte (on peut aussi parler d'“avance”) est tout paiement partiel qui survient lors de la conclusion du contrat de vente ou après sa conclusion. C'est un versement “à valoir” sur un achat. Il est impossible de renoncer à l'achat du produit dès lors que l'acompte est versé, sauf si un nouvel accord est trouvé avec le vendeur (hors crédit à la consommation).

Il est possible de rembourser un acompte, avec une indemnité éventuelle, si le vendeur manque à son obligation principale (la livraison d'un produit, notamment).

L'acompte (et son montant) doit être mentionné comme tel dans le contrat de vente, à défaut les sommes versées initialement peuvent être considérées par l'acheteur comme des arrhes (Dans ce dernier cas, l'acheteur perd l'intégralité de la somme versée s'il annule sa commande ou se rétracte).

La TVA est exigible dès le paiement de l'acompte, ou dès l'émission du contrat de vente qui le prévoit, selon votre mode d'imposition à la TVA.

Concernant l’art 289 du CGI Rédaction en cours suite aux évolution de l'article 289 du CGI. L'article 289 du CGI a été récemment modifié. La version valide depuis le 01/01/2023 porte de nouvelles dispositions concernant les factures d'acompte. Comprenons bien l’intention, il faut une facture quand on vend des biens. Et lorsqu’on verse un acompte il faut un reçu qui précise le montant de la TVA pour pouvoir identifier la TVA sur les encaissements. Si vous appelez ce reçu une facture, la personne qui la reçoit va l’enregistrer comme une facture, donc comme une « vente partielle » pourrait-on dire, cad qui augmente le compte de vente donc le chiffre d’affaires. Or l’enregistrement d’un acompte est l’enregistrement d’un flux financier compte banque par compte client, rien à voir avec une vente. Pour éviter la confusion, Gestan a choisi de ne pas éditer une facture d’acompte mais un reçu, soit une commande avec un acompte réglé, soit un devis avec un acompte réglé, qui vaut comme preuve pour la TVA (utile dans le cas des prestations de services). Car oui, on est bien d’accord avec les impôts il faut un document qui mentionne la TVA et pas seulement le montant réglé. Comptablement : Illustration chiffrée pour une vente de prestations de 1000€ HT avec un acompte de 250€ - cas de la TVA sur encaissement 1-Acompte = document : chèque et devis avec mention acompte versé 512 Banque 250 4191 Client avance et acompte 250 4458 TVA en attente 50 44571 TVA collectée 50 2-Puis vente = document : facture 411 Client 750 4191 Client avance 250 707 Vente 1000 4458 TVA attente 200 3-Puis règlement du solde = document : chèque 512 Banque 750 4191 Client avance 750 4458 TVA attente 150 44571 TVA collectée 150 Risque avec la “facture d'acompte” : qu’elle soit enregistrée comme un vente 1-Acompte = document : facture d’acompte (vente de biens) et un chèque 512 Banque 250 707 Ventes 150 44571 TVA Collectée 50 2-Et quand arrive la « Vraie » facture 411 Collectif client 750 4191 Client avance 250 707 Ventes 1000 4458 TVA en attente 200 Tout d’abord ça ne se solde pas et la vente concernant l’acompte est passée 2 fois … (vente en 707 pour 1150€ et non 1000€) Les écritures ont été faites coté vendeur, mais c’est plutôt coté acheteur que ça risque d’arriver, celui qui émet la facture devant être plus vigilant sur la question. Si on veut faire une facture à tout prix, il faut faire 2 factures : Un facture partielle au moment de l’acompte et l’encaisser Un facture finale au moment du solde et l’encaisser

Référence

Article 289 du CGI

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