Messages-type

Gestan permet d'envoyer des messages préformatés à vos contacts, et d'en conserver une trace dans la base de données.

Les messages-type peuvent contenir des mots-clé, qui seront remplacés par leur valeur correspondante lors de la génération du message.

Un message-type peut être :

enregistré pour tout utilisateur (message “entreprise”)

enregistré pour un utilisateur spécifique (message “utilisateur”).

Si par exemple le message-type “Envoi facture” est défini à la fois pour tout utilisateur et pour l'utilisateur XXX, si l'utilisateur XXX envoie une facture, le message d'accompagnement sera bien son message spécifique, alors que si c'est l'utilisateur YYY, c'est le message “entreprise” qui sera envoyé.

Utilisation de l'écran

Accès : Entreprise→ Options utilisateur → Messages-types

Il existe deux catégories de messages-type, différencié par la petite icone 1 :

Les messages-type intégrés, utilisés par Gestan pour les opérations “standard”, comme par exemple l'envoi d'une facture ou d'une fiche d'intervention. Vous pouvez les modifier, mais pas les supprimer (cadenas rouge).

Les messages-type personnalisés : tout autre message que vous avez créé, par exemple un message d'accompagnement spécifique aux factures réglées par prélèvement SEPA (cadenas vert). Vous pouvez modifier et supprimer ces messages.

L'icone 2 permet de modifier les courriers-type, les mails-type, ou les SMS-type.

Menu contextuel de la liste des utilisateurs

L'option Supprimer les messages intégrés permet de supprimer tous les messages intégrés de l'utilisateur, sauf ses messages spécifique. Cette option est là car dans les versions précédentes de Gestan, il n'y avait pas de messages “entreprise”. Elle sert donc à supprimer les anciens messages “utilisateur”, qui ont vocation à être remplacés par les messages type “entreprise”, sauf exceptions.

L'option Supprimer tous les messages supprime tous les messages (y compris les messages personnalisés) de l'utilisateur sélectionné. Utile notamment en cas d'archivage d'un utilisateur.

L'option Réinitialiser les messages permet de regénérer les messages intégrés “entreprise” (valides pour tout utilisateur). Vous pourrez partir d'une copie d'un de ces messages type pour créer un nouveau message “utilisateur”.

Menu contextuel de la liste des messages

Vous pouvez Dupliquer un message soit en générique (il sera utilisable par tous), soit en personnalisé (il vous sera réservé).

L'option Charger un fichier permet de créer un message avec un fichier que vous auriez préparé avec un éditeur de texte, ou un générateur de HTML, par exemple.

L'option Editer en texte pur permet d'afficher et de modifier le code-source du message (HTML).

L'option Envoyer à expédie le message à l'adresse de votre choix. Utile pour la mise au point !

Fiche Message-type

Les messages-type contiennent des mots-clé, qui seront remplacés par Gestan au moment de la génération du message.

En fonction de la cible du message (par ex un message qui concerne une facture, ou une intervention), les mots-clé disponibles sont différents. Vous en trouverez la liste sur cette page.

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