Application COTRIVA *

Contexte - Problématique

La SAS COTRIVA effectue des opérations de nettoyage de surfaces sur des surfaces (toits, murs, etc). Elle utilise des drones, notamment, pour appliquer les produits nécessaires.

Les éléments à considérer relèvent de plusieurs domaines :

la gestion des prospects

la visite de chantier et le suivi de chantier

Process

A la lecture du cahier des charges, voici le process que nous suggérons. Cette suggestion ne constitue nullement une solution unique, mais la solution que nous pensons la plus adaptée à la problématique COTRIVA, telle qu'elle nous est exposée dans le cahier des charges.

Le service commercial travaille le fichier de prospect pour décrocher des affaires

Quand un prospect demande un devis pour des travaux, le prospect est migré dans le fichier CONTACT de Gestan

Une visite de début de chantier est effectuée par COTRIVA, et donne lieu à l'établissement d'un rapport de visite

Ce rapport permet d'établir un bon de commande, transmis au client pour accord. Les travaux peuvent alors débuter.

Le back-office ouvre alors un PROJET dans Gestan, et le découpe en une ou plusieurs TACHES, selon la complexité du chantier.

Durant les travaux, il sera possible

d'enregistrer un certain nombre d'INTERVENTIONS rattachées à ces PROJETS, avec les INGREDIENTS utilisés

d'utiliser le fichier ACTION pour planifier les visites de suivi de chantier (ou INTERVENTION)

d'enregistrer les temps consommés réellement via le fichier CONSO

A la livraison des travaux :

les documents de réception de chantier sont générés par COTRIVA et délivrés au client.

Gestion des prospects

Le fichier de prospects est composé de 500.000 prospects.

Cette volumétrie très importante conduit à conseiller de les gérer de manière séparée du fichier des contacts natifs de Gestan.

Le fichier spécifique de prospects contiendra les informations prospect (coordonnées + éventuelles informations spécifiques comme les surfaces à traiter éventuellement, gérées selon le principe des champs complémentaires utilisables pour les contacts, par exemple), plus un fichier d'actions reliées aux prospects, pour pouvoir suivre les actions de prospection.

En un seul clic, un prospect pour lequel doit être établi un devis est migré dans le fichier des contacts de Gestan, avec ses actions reliées, et est supprimé du fichier des prospects.

Il est éventuellement possible de prévoir un programme d'importation des prospects depuis un fichier Excel, par exemple.

Chiffrage

UO1) Code de l'Unité d'Oeuvre	Type2) Liste=Ecran de type liste, Fiche=Écran de type fiche, SP= spécial, État=État pour impression, Batch=Programme de calcul spécifique	Libelle	Opt3) Obligatoire ou Facultatif	Charge 4) En journées/Homme
PRSP1L	Liste	Liste des prospects + onglet action + injection des prospects dans les contacts	F	2
PRSP2F	Fiche	Fiche prospect	F	0.5
PRSP3F	Fiche	Fiche action de prospection	F	0.25
PRSP4B	Batch	Programme de transfert d'un prospect vers les contacts, yc. actions liées	F	0.75
PRSP5B	Batch	Programme d'import des prospects depuis fichier excel et/ou texte	F	1

Gestion des clients

COTRIVA souhaite gérer les informations suivantes :

Nom, prénom NATIF

Activité NATIF

Adresse, coordonnées téléphoniques, électroniques NATIF

Type de bien possédé

Nombre de bien possédé

Surfaces

Localisation du ou des biens en abscisse et en ordonnées

Composition du bien (murs ; toiture ; dallage ; balcon ; portes ; fenêtres)

Matières (béton ; plastique ; métal ; bois ; etc.

Le prévisionnel d’intervention NATIF

Réclamations- incidents NATIF

Naturellement, les clients seront gérés via le fichier CONTACT. Nativement, Gestan permet de stocker les coordonnées géographiques de l'adresse (lat/long).

Deux options sont possibles pour gérer les BIENS :

l'utilisation des champs complémentaires. Nativement, Gestan permet de stocker 25 champs complémentaires paramétrables pour les CONTACTS.

la gestion d'un fichier spécifique BIENS, qui contiendrait :

type de bien

surface

coordonnées géographiques

composition

matière

PRECISER (COTRIVA) : l'option choisie

Chiffrage

UO1)	Type2)	Libelle	Opt3)	Charge 4)
BNS1L	Liste	Liste des biens	F	1
BNS2L	Liste	Liste des biens, intégrée sur un onglet “Biens” de la liste des contacts	F	0.25
BNS3F	Fiche	Fiche bien	F	0.5

Gestion des chantiers

Le fichier PROJET sera utilisé pour ce faire. Il permet de gérer nativement le contact rattaché au chantier, la date de début et de fin de chantier, le découpage éventuel en tâches, et le rattachement de tout document.

COTRIVA souhaite gérer les données suivantes :

nom - prénom : obtenues via le contact lié au PROJET NATIF

date de réalisation du chantier : = date de fin de projet NATIF

date de transmission des documents au client : chaque document lié peut porter une date NATIF

référence chantier : soit l'ID de PROJET, soit le code affaire du projet NATIF

Visite de début de chantier

Le prospect pour lequel une affaire sera engagée sera migré dans le fichier CONTACT de Gestan.

La visite de chantier avant travaux, avec prise de photos, est assurée via l'application Mobile Flex, développé par MULTIGONE.

PRECISER (COTRIVA) : Il nous est nécessaire de disposer des spécifications de cette application, afin d'en vérifier l'intégration avec Gestan.

Établissement d'une fiche de diagnostic

La fiche diagnostic est structurée de la manière suivante :

LIEU : précise le contact concerné, la zone de gestion (1, 2, …6, définie par COTRIVA), les coordonnées GPS (long/lat)

OBJET A TRAITER : type de surface (murs, dalles, toitures, mobilier), fréquence. Rattaché à LIEU

PRODUIT A UTILISER : Nom du produit, quantité nécessaire, conditionnement. Rattaché à OBJET A TRAITER

PRECISER (COTRIVA) : géré par MOBILEFLEX ?

Planification des interventions sur chantiers

La Guadeloupe est répartie selon 6 zones, soit une zone par semaine :

Semaine 1 = zone 1 : Abymes, Pointe-à-Pitre, Gosier

Semaine 2 = zone 2 : Petit-Bourg, Goyave, Capesterre B/E, Trois-Rivières, Gourbeyre, Vieux-Fort, Basse-Terre

Semaine 3 = zone 3 : Morne-À-L’eau, Port-Louis, Anse-Bertrand, Petit-Canal,

Semaine 4 = zone 4 : Saint-Claude, Baillif, Vieux-Habitants, Bouillante, Pointe-Noire, Deshaies, Sainte-Rose, Lamentin, Baie-Mahault

Semaine 5 = zone 5 : Moule, Saint-François, Sainte-Anne

Semaine 6 = Zone 6 : Les dépendances

Il est souhaité par COTRIVA que l'établissement des plannings d'intervention soit “automatique” en fonction de ce découpage géographique.

Cet automatisme pourrait prendre la forme d'un écran spécifique de création d'intervention : en fonction de la date de l'intervention en cours de création et de sa localisation géographique, il pourrait affecter l'intervention à la première date libre de la semaine concernant la zone.

Cet automatisme “basique” ne prendrait pas en compte les autres contraintes possible, comme par exemple :

la durée du chantier

le caractère impératif, ou pas, des dates de planification

la possibilité, ou pas, d'avoir X chantiers en parallèle sur la même zone

les contraintes de priorité des chantiers

les contraintes d'enchaînement des tâches au sein d'un même chantier

les qualifications requises et les disponibilités des intervenants au chantier

la disponibilité des matériels nécessaires au chantier.

Autant dire que cet automatisme risque d'être plutôt dangereux. Nous préconisons une planification manuelle, au moins dans l'état actuel des éléments indiqués dans le CC.

PRECISER (COTRIVA) : préciser l'orientation retenue. Le CC demande une planification automatique, mais plus loin, prévoir une “planification instinctive”. Préciser les contraintes retenues (qualifications, matériels, etc). Préciser la volumétrie des chantiers par zone.

Visites de suivi de chantier

Les visites de suivi de chantier peuvent être planifiées via les ACTIONS de Gestan.

PRECISER (COTRIVA) : le suivi est-il réalisé via l'application MOBILEFLEX ?

Visite de fin de chantier - Réception des travaux

La visite de fin de chantier peut être planifiée via les ACTION de Gestan.

PRECISER (COTRIVA) : le suivi est-il réalisé via l'application MOBILEFLEX ?

Les documents de fin de chantier à produire sont :

la facture : produit par Gestan

le dossier travaux (photos avant/après) : PRECISER (COTRIVA) : géré par MOBILEFLEX ?

attestation CERFA 13948*03 : état à créer

attestation d'entretien de toitures : état à créer

attestation de nettoyage de gouttière : état à créer

CGV : déjà inclus dans Gestan

Copie du bon de commande : déjà inclus dans Gestan

Exemplaire du Contrat : PRECISER (COTRIVA) : a préciser. De quoi s'agit-il ?

Chiffrage

Pour travailler le chiffrage, il nous faut connaître le périmètre fonctionnel de l'application MOBILEFLEX.

Gestion des moyens logistiques

Gestan possède nativement des fonctions de gestion de parc de véhicules (menu utilités).

Pour chaque véhicule, COTRIVA souhaite gérer :

date de visite technique : NATIF

validité de l'assurance : NATIF

Kilométrage et carburant consommé.

Pour chaque Conducteur, COTRIVA souhaite gérer :

Nom Prénom NATIF

Catégorie de permis, N° de permis, Validité du document

Evènements (contravention ; suppression du permis etc…)

Gestion des véhicules

Les fonctions natives de Gestan seront utilisées.

Pour le suivi des consommations de carburant, un fichier CARB serait ajouter, lié au fichier VEHICULE, et comportant date, kilométrage, et nombre de litres de carburant

Gestion des conducteurs

Le fichier USER sera utilisé pour ce faire.

Les informations Catégorie de permis, N° de permis, Validité du document, peuvent être gérées via les champs complémentaires de Gestan.

La gestion des évènements de conduite (contraventions, suppression de permis, diminution du nombre de points) peut être gérée soit via la zone observations de la fiche user, soit via un fichier spécifique qui comprendrait la nature de l'évènement, la date, et une zone de description. PRECISER (COTRIVA) : préciser votre choix.

Données à gérer

Nom, prénom : NATIF

Catégorie de permis, N° Permis, date de validité de permis : NATIF via les champs complémentaires USER

Événements de conduite : soit via un fichier spécifique, soit via zone observation

Chiffrage

UO1)	Type2)	Libelle	Opt3)	Charge 4)
CARB1L	Liste	Liste des ravitaillements carburant des véhicules	O	0.50
CARB2F	Fiche	Fiche ravitaillement carburant du véhicule	O	0.25
CARB3E	Etat	Etat des ravitaillements carburant par véhicule (+cacul conso moyenne)	F	0.5
CARB4L	Liste+	Tables des users + table des événements de conduite	F	1
CARB5F	Fiche	Fiche événement de conduite	F	0.25

Gestion des drones

La spécificité de la gestion des drones (caractéristiques, production de documents, etc) incline à préférer un mode de gestion totalement spécifique plutôt que l'utilisation du concept générique des machines.

Aussi, seront déclarés les fichiers suivants :

DRONE

DRONEACTIVITE

Documents des drones

COTRIVA souhaite pouvoir gérer des documents liés aux drones.

Les documents à gérer seront les suivants :

Fichier MAP PRECISER de quoi s'agit-il

Formulaire Cerfa PRECISER est-ce le CERFA 15476*02 (Déclaration préalable au vol en zone peuplée d’un aéronef circulant sans personne à bord)?

Demande d'autorisation de vol PRECISER est-ce un autre formulaire que le CERFA 15476 ?

Rapport d'incident

Rapport de vol

Dans ces documents, il est possible de distinguer deux types de documents :

les documents faisant référence au chantier

les documents liés au drône

Et nous en distinguons deux types :

les documents officiels (type CERFA)

les documents internes

Nous préconisons :

de gérer les documents via les fonctions natives de Gestan, qui permettent de rattacher tout type de document à un projet (chantier) et/ou à une tâche

de développer éventuellement des écrans de saisie pour les formulaires officiels.

PRECISER (COTRIVA) : valider cette proposition, et préciser éventuellement les programmes d'édition des CERFA à produire

Le parc des drones

La gestion de l'activité des drones

Il doit être possible de renseigner les informations liés à l'utilisation des drones.

Données à gérer

Les données à gérer sont les suivantes :

Heure de début de vol

Durée du vol : sera calculée automatiquement en fonction de l'heure de fin de vol

Heure de fin de vol

Autonomie de la batterie

Incidents

Accidents PRECISER (COTRIVA) : les accidents ne sont pas déjà présents dans les documents des drones ?

Rapports PRECISER (COTRIVA) : les rapports ne sont pas déjà présents dans les documents des drones ?

Autorisations DGAC

Autorisations de la préfecture

Autorisation de la mairie

Autorisation ONG ou Parc National

Autorisation du propriétaire

Facturation de l'activité des drones

Par ailleurs, un système de facturation dépendant des données de l'activité des drones doit être envisagé.

La facturation se base sur une base commune : un montant incompressible prenant en compte les frais de mise en scénario et les formalités requises.

S'ajoute à cela deux solutions de facturation :

Au réel : un montant de complexité du chantier ainsi qu'un montant au temps de vol passé.

Au forfait : un forfait de complexité du chantier ainsi qu'un forfait temps de vol.

Gestion des télé-pilotes

La gestion des télé-pilotes se fera via l'utilisation du fichier USER.

Données à gérer

Les données à gérer concernant les télé-pilotes sont les suivantes :

Nom NATIF

Prénom NATIF

Adresse NATIF

N° d'identité

N° de licence DGAC

Honoraires

Machine fourni

Machine de la société

Exploitant

Chiffrage

UO1)	Type2)	Libelle	Opt3)	Charge 4)
CARB1L	Liste	Liste des ravitaillements carburant des véhicules	O	0.25
CARB2F	Fiche	Fiche ravitaillement carburant du véhicule	O	0.25
CARB1E	Etat	Etat des ravitaillements carburant par véhicule (+cacul conso moyenne)	F	0.25
EVC1L	Liste	Liste des évènements de conduite	F	0.25
EVC2F	Fiche	Fiche évènement de conduite	F	0.25
EVC1E	Etat	Etat évènements de conduite par conducteur	F	0.25

Ces spécifications sont destinées à toutes les parties intervenant au projet : Utilisateur, concepteur, équipe de développement. Elles ne sont pas contractuelles, sauf mention contraire. Les points marqués PRECISER restent à préciser. Les écrans réalisés d'après les maquettes éventuellement présentées pourront ne pas être strictement identiques.