Paramétrage général : Pièces *

Dans cet onglet du paramétrage général sont regroupés les éléments qui concernent principalement l'Entreprise en tant que telle : adresse, régime fiscal, identification SIRET, etc.

Dans cet onglet sont regroupées les options générales concernant toutes les pièces (devis, factures, commandes, etc).

Vous pouvez choisir un Type de numérotation pour les pièces. Toute pièce (devis, facture, etc) est identifiée par un numéro unique interne propre à Gestan, mais le numéro imprimé sur la pièce peut être différent, et adopter des formats variés. Par exemple,l'option par défaut “n°client / n°facture / n°facture pour le client” numérote avec l'identifiant contact, l'identifiant interne de la facture, et le n° d'ordre de la facture pour le client. Par exemple, la facture 1528-556-7 est la 7° facture pour le contact 1528, et porte le numéro interne 556. Voir à ce sujet :Numérotation des pièces

Il est possible de préfixer ce numéro par un libellé Préfixe, et/ou par le code utilisateur qui a soit créé la pièce, soit qui est déclaré comme en charge de la pièce. Par exemple, si nous avions saisi BM dans le champ préfixe et le choix Créateur dans la combo code utilisateur, notre facture 1528-556-7 précédente deviendrait BB/1528-556-7/EN, si c'était l'utilisateur EN qui avait créé la facture dans l'agence de Bormes-les-Mimosas. Il sera également possible de préfixer par un libellé propre au type de pièce, par exemple FAC pour facture, etc (voir infra).

Il est possible d'insérer un Lien de paiement direct par Internet dans les factures pdf. Vous pouvez utiliser le formulaire de paiement à votre disposition sur le site Internet de Gestan, ou créer un formulaire personnalisé. Dans le cas où vous créez un formulaire personnalisé, il suffit de mettre l'URL de votre page de paiement (exemple : www.maboite.com/payer.php). Gestan enverra le montant à régler dans la variable “mtt”, et le libellé de la nature de facture dans la variable “svc”. Votre page php pourra récupérer ces variables, et les traiter dans un formulaire de paiement Paypal ou autre. Voir ce lien.

Délai pmt client est le délai de paiement que vous accordez habituellement à vos clients. Il sera utilisé par défaut, à la création d'une facture, et des autres pièces clients

Délai pmt fournisseur est le délai de paiement avec lequel vous réglez habituellement vos fournisseurs. Il sera utilisé par défaut, à la création d'une facture fournisseur et des autres pièces fournisseur.

Délai de validité devis (jours) : c'est le délai au delà duquel un devis non accepté sera considéré comme refusé implicitement.

Rupture frais de port permet d'imprimer les frais de port séparément du corps de la facture. Dans ce cas, il faut préciser le code produit qui représente les frais de port.


Imprimer tx de change : imprimer ou pas le taux de change des pièces qui ne sont pas exprimées dans la monnaie par défaut.

Intégrer la marque au libellé produit : permet d'ajouter la marque du produit dans le libellé des lignes de pièces, au moment de l'ajout de la ligne.

Arrondi Suisse permet de calculer les arrondis à la façon Helvète.

Dans le formulaire imprimé des factures, le code produit peut être imprimé dans une colonne séparée, ou pas. Il est possible d'adapter la largeur de cette colonne, en fonction de la longueur habituelle de vos codes produits, via le champ Largeur produit. La valeur par défaut est 24 mm.

Numéroter les lignes ajoute un n° pour chaque ligne de pièce, lors de l'impression. C'est pratique pour s'y retrouver, parfois !


Si la case Gestion détaillée des commandes est cochée, il sera possible de suivre la réalisation d'une commande dans ses différentes étapes, via un écran dédié.

Pouvoir utiliser des PU variables : c'est une option très rare, voir la page facture client.

Champ de saisie directe des produits : permet d'afficher - ou pas - un champs de saisie directe des produits dans l'écran fiche facture, devis, etc.., spécialement pour ceux qui regrettaient la saisie directe des codes produits dans la table des versions 01 à 12.OM de Gestan ;=), ou ceux qui souhaitent utiliser une douchette laser pour scanner les produits.

La case Boutons produits favoris permet d'afficher, sur la fiche pièce, trois petites étoiles qui ont pour effet d'ajouter une ligne d'un produit favori. Très utile, par exemple, si vous rajoutez habituellement par exemple un produit “POSTE” pour les frais postaux de chaque facture !

La case Suivi par l'utilisateur connecté permet de forcer que l'utilisateur qui suit la pièce, au moment de la création, soit renseigné par l'utilisateur connecté, au lieu de l'utilisateur responsable du contact.

Afficher la colonne remise (écran) permet d'afficher systématiquement la colonne remise sur la fiche facture, devis, etc. Sinon, elle n'est affichée que sur demande, ou s'il y a au moins une remise par ligne.

Quand une facture est générée à partir d'un devis, par exemple, la facture porte dans ses notes la mention de génération suivante : “Facture générée le 15/02/2016 à 10:10 par EN à partir du devis 045-987-98 du 10/02/2016. Cette mention peut ne pas être générée, via la case Supprimer les mentions de génération.

Utiliser les libellés produit client permet de générer une pièce fournisseur avec les libellés clients. Cela correspond au cas d'usage suivant : votre client vous commande des chemises brodées de prénoms. La commande va porter le descriptif produit, et vous noterez les prénoms à broder. Lors de la commande fournisseur que vous allez générer depuis la commande produit, sans cette option, la commande fournisseur va reprendre les libellés produit fournisseur (c'est à dire sans les prénoms), tandis qu'avec cette coche, ils seront identiques à la pièce client (donc avec les prénoms).

Remise client sur ligne : Quand un client bénéficie d'une remise client, celle-ci s'applique par défaut comme remise globale sur toute la facture. Cochez cette case pour qu'elle soit appliquée par ligne.


Taxe globale supplémentaire : permet d'ajouter un montant de taxe supplémentaire, calculé sur le montant total HT de la facture, comme par exemple la taxe FODEC s'appliquant en Tunisie. Elle est définie par un pourcentage s'appliquant sur le prix, et constituant l'assise pour le calcul de la TVA. Par ex, si on a un article à 100 dinard, avec un FODEC à 1% et une TVA à 18%, le prix final sera de 100 * 1.01 * 1.18, soit 119.18. Le libellé sera celui imprimé sur les pièces. Les champs %HT et Libellé taxe permettent de saisir le taux et le libellé de la taxe en question.

Gérer les droits de timbre : permet d'imprimer en bas de facture le montant des droits de timbre éventuel. Si cette case est cochée, le mode de calcul peut être précisé via les champs %, HT/TTC, Plafond et Forfait.

Total en lettres : permet d'imprimer en bas de facture le total TTC en lettres (option destinée à certains pays d'AFN, disponible seulement pour les pièces éditées en langue française). Dans ce cas, il faut saisir l'unité monétaire (la monnaie en lettres utilisée, par exemple le franc français -belle époque…- ou le dinard), et la partie décimale (partie décimale de la monnaie en lettres utilisée, par exemple le centime -belle époque aussi !- ou le centavo). Saisissez les pluriels entre parenthèses, par exemple : euro(s) et : centime(s).

La case Ne pas imprimer les quantités entières est utile pour les entreprises qui vendent à l'unité, par exemple des bouteilles, mais achètent avec des décimales, par exemples des prestations à l'hectare. Dans ce cas, les factures fournisseurs seront générées avec autant de décimales dans la quantité produit qu'indiqué dans le champ ad hoc, tandis que les factures clients seront avec 0 décimales pour les quantités, puisqu'elle sont toutes entières.

Dans cet onglet sont regroupées les options concernant un seul type de pièce (Devis OU facture OU commande, etc).

La liste déroulante Pièce permet de sélectionner le type de pièces à paramétrer.

Juste à côté, les cases à cocher Btn génération permettent de contrôler l'affichage des boutons de génération de pièce.

Par exemple, il est possible de générer une facture, une commande, un BL ou un avoir à partir d'un devis client. Vous pouvez paramétrer l'affichage des boutons de génération des Bons de Commande, et des Commandes Fournisseurs, par exemple. Cela évite de générer deux fois la même pièce à partir de deux pièces différentes (par exemple générer une facture à partir d'un devis, et générer une facture à partir d'une commande qui aurait été générée par le même devis : la seconde facture serait un doublon inutile)

Options Globales

Ce sont les options qui s'appliquent par défaut à toutes les pièces crées.


Ne pas imprimer la colonne PU : permet de ne pas imprimer la colonne des prix unitaires.

Ne pas imprimer la colonne %TVA : permet de ne pas imprimer la colonne de la TVA.

Ne pas imprimer les quantités : permet de ne pas imprimer la colonne Quantité.

Imprimer le bloc “Bon pour accord” permet d'imprimer une zone de signature “Bon pour accord” sur les commandes client ou les devis.

Mentionner les délais de livraison : permet d'intégrer le délai de livraison au descriptif du produit, ce délai étant issu de celui figurant dans la fiche produit.

Imprimer le mode de paiement permet …d'imprimer le mode de paiement, tandis que Imprimer les cdts de livraison permet d'imprimer, ou pas, les conditions de livraison.

Imprimer lib administratif permet d'imprimer ce merveilleux libellé administratif sur les frais de recouvrement, obligatoire en France début 2013. Le libellé standard est : Conformément au décret n° 2012-1115 du 2 octobre 2012, le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement est fixé à 40 euros.. Pour les autres pays vous pouvez y afficher ce que vous voulez, ou rien du tout. Le bouton Texte libellé ouvre la fenêtre de saisie. Il peut être traduit via l'écran des traductions.

Générer des BL expédiés permet, au moment de la génération d'un BL à partir d'une commande ou d'une facture, de passer le statut du BL à “expédié”, et non à “livré” (ce qui correspond au processus de certaines entreprises).

Imprimer le tableau recap TVA : commande l'impression du récapitulatif de la TVA par taux de TVA. Merci au passage aux fonctionnaires zélés qui ont pondu cette complication merveilleusement orwellienne, pour le plus grand plaisir du client final, que cela passionne. Il aurait été nettement plus simple de maintenir un taux de TVA unique par facture, mais de même qu'impossible n'est pas français, simplicité non plus.

Mail remerciement : permet de joindre le pdf au mail de remerciement standard pour règlement de facture bien reçu.

Colisage : permet d'imprimer les informations de colisage (poids, volume, nombre de palettes), quand il en existe pour la pièce

Image : permet d'imprimer un colonne avec l'image du produit.

Tx/type : cette case permet d'afficher les totaux par type de famille de produit (Main d'oeuvre, prestation, frais ou fourniture). Si cette impression est demandée, il faut que les totaux généraux de la pièce soient imprimés aussi.

EAN13 permet de remplacer le code produit par le code-barre EAN13


Imprimer les CGV permet d'imprimer les conditions générales de vente à la suite de la pièce. Le bouton Texte des CGV permet de saisir du texte et de le mettre en forme. Il est à noter que le texte des CGV peut être traduit, et comporter tous les mots-clé disponibles pour les contacts.

Papillon permet d'imprimer un papillon à découper au bas de chaque facture.

Imprimer : selon les case cochées, il est possible d'imprimer le téléphone, le GSM, le fax, ou l'adresse courriel du contact concerné, en dessous de son adresse postale. Ce sont les informations professionnelles qui sont imprimées. A défaut, ce sont les informations personnelles

Courrier accomp est une zone qui permet de saisir l'ID d'un courrier-type, comme par exemple un courrier d'accompagnement-type pour une facture. Ce courrier sera imprimé avant la pièce.

Préfixe Préfixe de numérotation propre au type de pièce. Permet par exemple de préfixer ses n°s de facture par FAC, ou F, ou tout ce que vous voudrez.

Type de total gal : commande l'impression des totaux généraux. Vous pouvez ainsi imprimer les montants HT ou TTC seuls, les montants NETS (spécialement pour les entreprises non assujetties à la TVA), les montants HT et TTC, ou le PU HT et le montant TTC.

Lib brouillon : ce filigrane s'imprime sur les pièces à l'état “en cours”. S'il est à blanc, c'est le mot “Brouillon” qui sera imprimé, mais vous pouvez utiliser tout autre libellé (“Projet”, “Draft”, etc). S'il est renseigné avec un ”#“, cette fonctionnalité est désactivée.

Imprimer paiements : permet d'imprimer une ligne supplémentaire affichant le montant qui reste à payer, en fonction des paiements déjà effectués.

Imp rappel : permet d'imprimer les sommes précédemment dues sur les factures précédentes (spécial paiements difficiles !)

Pour les bons de livraison :

Signature sur les BL permet de préciser qui doit signer le BL remis au client : soit personne, soit le transporteur, soit le client, soit les deux.

Options re-définissables individuellement par pièce

Ces options, définies au niveau général, peuvent être re-définie pour une pièce. Par exemple, vous pouvez décider qu'en général, vous imprimez des montants HT dans vos factures, mais que pour telle et telle facture, ils seront édités en TTC.


Type d'entête permet de choisir le type d'entête à appliquer sur les devis, factures, avoirs. Voir page d'aide dédiée.

Tri des lignes : définit l'ordre de tri des lignes des factures et autres pièces. Trois options sont disponibles :

  • Manuel : les lignes des pièces sont imprimées dans l'ordre dans lequel elles ont été saisies
  • Famille : les lignes sont éditées dans l'ordre des familles de produit
  • Titre/Lot : les lignes sont classées par titre de facturation et lot de facturation

Sous-total : commande l'impression des sous-totaux des lignes de pièces, soit par famille, soit par titre/lot (en tri manuel, le sous-total serait toujours égal au total général). Si l'option “Si nécessaire” est choisi, le sous-total ne sera imprimé que s'il y a plus d'une ligne de la même catégorie.

Colonne Produit permet soit d'avoir une colonne dédiée pour les codes produits dans les devis et factures, soit de ne pas l'imprimer, soit de l'intégrer dans le libellé, par exemple ”[ART01] Pot de fleur décor design“

Colonne prix définit le/les prix à imprimer dans les colonnes


Imprimer la nature de pièce : commande l'impression de l'objet général de la pièce (par exemple “Prestations sept 2018”).

Serrer les lignes à l'impression : resserre la mise en page des lignes de pièce.

Imprimer les détails produits : si elle n'est pas cochée, seule le libellé du produit sera imprimé (la première ligne de la ligne de pièce). Dans le cas contraire, le descriptif produit complet figurant sur la fiche produit est aussi inséré.

Imprimer la colonne remise par ligne : permet d'afficher des remise par ligne de produit facturé, et pas seulement une remise globale

Imprimer la colonne unité : permet d'imprimer une colonne “unité de vente”

Impression fax : permet de supprimer le grisé de certaines zones comme les entêtes de colonnes : si vous transmettez vos pièces par fax, cela améliore la lisibilité de ces zones. Bon, d'accord, le fax fait maintenant partie des antiquités, mais en 2012, il en existait encore pas mal.

Sans total général : permet de ne pas imprimer de total général sur la pièce.

Imprimer “Suivi par” : imprime l'interlocuteur qui suit la pièce.

Imprimer Etat détail PRD7 : permet d'imprimer à la suite de la pièce l'état PRD7, affichant le détail des produits concernés (y compris photo éventuelle)

Le petit bouton rouge, sur le côté droit, permet d'appliquer à toutes les pièces existantes les options par défaut sélectionnées.

Par défaut, Gestan édite des pièces avec en en-tête le logo de l'entreprise (une image classique), et les informations d'identification de votre entreprises, imprimées en deux colonnes. Mais de nombreuses options de personnalisation sont possibles, en jouant notamment sur la largeur des logos.

Le logo large est utilisé pour les factures, devis et avoirs avec l'entête “Gestan Original”, et pour toutes les autres pièces (commandes client, BL, commandes et factures fournisseurs, demandes de prix). Ses dimensions maximales sont de 100 pixels de haut sur 692 pixels de large, mais il peut être de taille inférieure. Dans l'exemple ci dessus, il présente à gauche le logo de l'entreprise, et à droite un logo de certification par l'AFAQ. Il serait tout à fait envisageable que la partie médiane (elle pourrait aussi être à un autre endroit), blanche dans cet exemple, comporte l'adresse, la dénomination, le slogan commercial ou toute autre information concernant l'entreprise : bref, tout est possible.

Le logo demi-page est utilisé pour les entêtes des commandes client, BL, commandes et factures fournisseurs, demandes de prix, ainsi que les factures, devis et avoir pour lequels vous avez choisi une autre entête que “Gestan original”. Ses dimensions maximales sont de 100 pixels de haut sur 285 pixels de large (au delà, il serait redimensionné).

Deux fichiers exemple se trouvent dans votre répertoire Programme Files\Gestan (Programme\Gestan, si vous êtes sous Vista ou Seven).

ou alors

Dans ce premier exemple, cette facture (entête “Gestan original”), utilise un logo large de 692 pixels : il fait toute la largeur de la page. Ce logo large est une image que vous pouvez modifier comme n'importe quelle image, en particulier pour insérer le logo de votre entreprise, mais aussi, éventuellement, son adresse ou n'importe quel autre élément sous forme graphique.

Dans ce second exemple, il s'agit de la même facture, mais ici, nous avons indiqué dans la case “Logo large” un logo de 250 pixels de large : il ne couvre pas toute la largeur de la page. Seront alors imprimées les colonnes 1 et 2, qui contiennent les libellés paramétrés dans l'onglet “entete de pièces” ci dessous.

Le logo réduit apparaît d'une part sur les pages suivantes des pièces produites par Gestan, mais aussi sur les états, comme par exemple la liste des contacts, ou des actions. Ce doit être une image aux dimensions de 30 pixels sur 30.

La combo Logo pour courrier permet de choisir celui des deux logos, le large ou le demi page, qui devra être utilisé pour les courriers générés par Gestan (par opposition aux courriers générés par publipostage OO ou Word)

La couleur préférée est celle qui sera utilisée pour l'impression de l'entête défini sur l'onglet “entête de pièce” ci-dessous. Vous pouvez l'harmoniser avec votre logo, ou la charte graphique de votre entreprise. C'est aussi la couleur d'impression des entête d'enveloppes et d'étiquettes.

La couleur de fond des entête de colonne est celle qui sera utilisée pour l'impression des entêtes de colonne des états produits par Gestan, comme la liste des clients ou des actions. Cette couleur peut aussi être utilisée pour les entetes de colonne et les zones de totalisation, selon les cases cochées (sauf si l'option “impression fax” est cochée - dans ce dernier cas, aucune couleur n'est appliquée aux entêtes de colonnes, pour faciliter la visibilité en cas de transmission pas fax).

En cas de classement des lignes de pièces par titre/lot, une ligne de séparation par lot est imprimée. Il est possible de choisir la couleur de fond de cette ligne, ainsi que la couleur de police (sur cette ligne sera écrite le nom du lot)

Structure des en-tetes de pièces

La structure de l'entête des pièces (devis, factures, commandes, avoirs, BL, demandes de prix) est indiquée ci dessous :

Gestan imprime une image logo, dans toute la zone encadrée en rouge, et l'adresse de votre entreprise sur deux colonnes, dans la zone encadrée en vert. Image logo et coordonnées de l'entreprise sont paramétrables via le paramétrage général de l'application.

Dans la cas ci dessus, le logo de l'entreprise prend toute la largeur de la page, et comporte le petit logo AFAQ sur le côté droit. Mais rien ne vous empèche de faire une image logo différente, sans le logo AFAQ, par exemple, et avec votre adresse intégrée dans l'image, par exemple dans la zone jaune clair.

Entete “Gestan Original”

Gestan V2 utilse l'entête “Gestan Original”, ci dessous : X

Gestan V3 permet d'utiliser trois types supplémentaires d'entête différents, selon vos préférences :

Entete “Gestan Classic”

X Si vous utilisez ce type d'entête, les coordonnées de votre entreprise ne sont pas imprimée, puisqu'elles sont remplacées par le bloc “N° de facture / Date / Code client” : dans ce cas, vous pouvez intégrer votre adresse à l'image logo imprimée en haut à droite des pièces.

Entete “Gestan IBAN”

X Cette entête est adaptée aux pièces internationales, elle publie vos coordonnées IBAN et BIC paramétrées via le paramétrage de votre compte bancaire professionnel.

Entete “Gestan CMS”

X De même que pour l'entete “Gestan Classic”, si vous utilisez ce type d'entête, les coordonnées de votre entreprise ne sont pas imprimée, puisqu'elles sont remplacées par le bloc “N° de facture / Date / Code client” : dans ce cas, vous pouvez intégrer votre adresse à l'image logo imprimée en haut à droite des pièces.

Entetes Gestan 2AdrC, Gestan 2AdrL, Gestan 2AdrT

X Dans ces entêtes, deux adresses sont imprimées : l'adresse de facturation, sur le côté droit, et l'adresse du contact, sur le côté gauche, pour l'entête 2AdrC, ou l'adresse de livraison pour l'entête 2AdrL, ou l'adresse de livraison du tiers pour l'entête 2AdrT.

Les type d'entête 2AdrC et 2AdrT sont notamment utiles quand vous facturez des travaux effectués pour le compte de tiers. Par exemple, vous facturez au syndic d'un immeuble des travaux exécutés dans un des appartements de l'immeuble. Vous pouvez : - avec 2Adrt : facturer le syndic, et afficher l'adresse du tiers qui est concerné (le contact qui occupe l'appartement) - avec 2AdrC : facturer le contact qui occupe l'appartement en question, en déclarant pour ce contact l'adresse du syndic comme adresse de facturation. Le syndic saura avec cette mention quel est l'appartement concerné par les travaux que vous lui facturez.

Entetes <Spécifique>

Si la tête de ces entêtes ne vous revient pas, qu'à cela ne tienne, sortez le grand jeu, et faites-vous développer un entête qui vous plaise, avec un corps de rêve (un corps de facture, bien sûr).

Vous pouvez remplacer les devis, factures, fiches d'inter, etc, par des formulaires 100% spécifiques, pour un prix très modique (environ une à deux heures de travail par état). Consultez pour cela un partenaire Gestan avec la qualification “développement”.

Vous pouvez imprimer un libellé fixe, systématiquement, en fonction du type de pièce.

C'est ce que permet cet écran, pour les devis et factures, mais aussi pour les commandes fournisseur, les factures fournisseur, les commandes client, et les bons de livraison.

A coté de chaque champ, un petit carré de couleur permet de spécifier la couleur d'entête souhaitée pour le type de pièce, mais ce détail relève de la coquetterie.

La combo bas de page permet de préciser ce qui doit être imprimé en bas de page : par défaut, Gestan termine l'impression des pages par une ligne horizontale, le libellé Identité juste au dessous, et le numéro de page. Vous pouvez choisir d'imprimer tous ces éléments, certains d'entre eux, ou aucun.

La combo bas de page courrier permet de préciser ce qui doit être imprimé en bas de page des courriers générés par Gestan : il a le même effet que la combo “bas de page”, mais pour les courriers pdf générés par Gestan sur la base des contenus de messages-type.

Juste en dessous, vous avez les combo Imp directe : elle permet d'avoir un autre bas de page lorsque vous envoyez les documents directement à l'imprimante, et que vous avez du papier à entête. Voir onglet Entete de pièce pour la description détaillée. Si vous n'utilisez pas de papier a entête, mettez les combo Imp Directe à la même valeur que celles du haut.

Le libellé identité est imprimé au bas de toutes les pièces destinées à l'extérieur : factures, devis, commandes, BL, fiches d'intervention, courriers.


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  • Dernière modification: 2018/11/07 00:05
  • par ics01