Importer des pièces dans Gestan

Il est possible d'importer des pièces (devis, commandes, factures, etc) dans Gestan, qu'elles proviennent de votre précédent programme, ou d'un automate de facturation externe.

Pour cela, il faut formater les données comme indiqué ci-dessous.

Le fichier d'entrée doit être un fichier texte avec séparteur (TAB, virgule, point-virgule, ou tout autre caractère). Pour le réaliser, vous pouvez utiliser un tableur comme LibreOffice Calc ou Microsoft Excel (penser à enregistrer le fichier sous format texte avec séparateur)

Ce fichier contiendra trois types de lignes :

  • Les lignes “C”, comme Client, obligatoires. Elles concernent le client de votre pièce.
  • Les lignes “P”, comme Produit, il en faut au moins une. Elles concernent les lignes de pièces.
  • Les lignes “D”, comme Document, elles sont facultatives. Elles concernent les documents qui peuvent être rattachés aux pièces (7 au maximum).

Voici un exemple de fichier prêt à être chargé.

A noter que vous pouvez mettre toute ligne de commentaire nécessaire, en la faisant commencer par le caractère “#”.

Les lignes C

Les lignes C doivent être structurées de la manière ci-dessous :

1   2             3     4        5        6         7         8       9
C | REF EXTERNE | NOM | PRENOM | RAISON | ADRESSE | CPOSTAL | VILLE | DATE 

C est le type de ligne

REFEXTERNE est la référence externe du client. Si ce client n'est pas référencé dans votre base, il sera crée avec les informations de NOM, PRENOM, RAISON SOCIALE, ADRESSE, CODE POSTAL, et VILLE. Vous pouvez aussi mettre dans cette colonne l'ID Client dans Gestan.

A noter que pour les pays CANADA, USA, BRESIL et AUSTRALIE, le code postal doit être formaté comme ceci : REG XXXXXX dans lequel REG est le code région postale, séparée par un blanc du code postal. Ainsi, le code région sera bien renseigné.

DATE est la date éventuelle de la facture. Si elle n'est pas renseignée, c'est la date du jour qui sera prise en compte. Elle peut être au format AAAAMMJJ ou JJ/MM/AAAA.

Les lignes P

Les lignes P doivent être structurées de la manière ci-dessous :

1   2         3     4       5    6                         7
P | CD_PROD | QTE | PU HT | %R | LIBPRODUIT (facultatif) | %TVA (facultatif)**

P est le type de ligne

CD_PROD est le code produit. Si ce code produit n'est pas renseigné, la ligne de pièce sera quand même crée, avec un produit “hors catalogue” rattaché à la première famille de produit lue dans le fichier des familles de produit.

QTE est la quantité

PU HT est le prix unitaire HT de vente

%R est le pourcentage éventuel de remise sur la ligne.

LIBPRODUIT est un éventuel libellé produit, qui viendrait remplacer le libellé produit lu dans la base. (Dans ce libellé, les séquences <BR> seront remplacées par des sauts de ligne).

%TVA est un éventuel % de TVA, si la TVA par défaut ne devait pas s'appliquer.

Les lignes D

Les lignes D éventuelles doivent être structurées de la manière ci-dessous :

1   2
D | CHEMIN_FICHIER

P est le type de ligne

CHEMIN_FICHIER est le chemin du fichier à lier à la pièce.

Sur l'écran ci-dessus :

  • le fichier text.txt contenait les données à charger
  • l'opérateur à choisi le séparateur de champ TAB (tabulation)
  • ce sont des factures qui vont être générées dans la base
  • dans le fichier d'entrée (text.txt), la colonne REFEXTERNE désigne la référence externe du client. Si l'option ID Contact avait été choisie, celle colonne aurait contenu l'identifiant client dans Gestan.
  • la nature par défaut des factures sera “photocopies”. Notez qu'il est possible de modifier la nature par défaut pour l'une ou l'autre facture en entrant directement en saisie dans la table.
  • le taux de TVA qui s'appliquera par défaut aux lignes de facture sera de 20%, sauf si le client a été lu dans la base et bénéficie d'un autre taux.

Le bouton “Charger” a permis de charger les données dans les tables. Nous voyons par exemple que pour BLC Photo, nous allons générer une facture avec trois lignes. Le programme signale en rouge les éventuels produits hors-catalogue, et les éventuels écarts entre le prix catalogue et le prix lu dans le fichier d'entrée.

Le bouton “Intégrer” permet ensuite de créer les enregistrements dans la base.


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  • wiki/v15/outils/importer_pieces.txt
  • Dernière modification: 2018/01/17 15:24
  • par ics01