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Importer des pièces dans Gestan

Ce programme permet d'importer des pièces (devis, commandes, factures, etc) dans Gestan, qu'elles proviennent de votre précédent programme, ou d'un automate de facturation externe.

Le ficher d'entrée doit respecter les normes de constitution décrites ci-après.

Accès : Outil → Administration → Importation de données → Importer des pièces

TIP Nous recommandons vivement de faire une sauvegarde préalable de la base, en vue de pouvoir faire une restauration facile si nécessaire.

Sélectionnez le fichier source à traiter. Il doit respecter les normes de constitution explicitées ci-dessous. Spécifiez le séparateur utilisé dans le fichier d'entrée.

Sélectionnez le type de pièce à générer dans la base.

Indiquez via le sélecteur Référence contact quel est le sens de la colonne REFEXTERNE (voir plus bas). Soit elle désigne la référence externe du client (dans ce cas, la colonne REFEXTERNE contient la référence externe du client), soit elle désigne l'ID Contact (dans ce cas, la colonne REFEXTERNE contient l'ID contact dans Gestan).

Indiquez une nature de pièce par défaut, par exemple “Facture exercice précédent” si vous traitiez des factures. A noter qu'il est possible de modifier la nature par défaut pour l'une ou l'autre facture en entrant directement en saisie dans la table.

Enfin, indiquez un taux de TVA par défaut, qui s'appliquera par défaut aux lignes de facture, sauf si le client a été lu dans la base et bénéficie d'un autre taux.

Le bouton Charger permet de charger les données en vue du traitement.

Le programme signale en rouge les éventuels produits hors-catalogue, et les éventuels écarts entre le prix catalogue et le prix lu dans le fichier d'entrée.

Le bouton Intégrer permet ensuite de créer les enregistrements dans la base.

Le fichier d'entrée doit être un fichier texte avec séparteur (TAB, virgule, point-virgule, ou tout autre caractère). Pour le réaliser, vous pouvez utiliser un tableur comme LibreOffice Calc ou Microsoft Excel (penser à enregistrer le fichier sous format texte avec séparateur)

Ce fichier contiendra trois types de lignes :

  • Les lignes “C”, comme Client, obligatoires. Elles concernent le client de votre pièce.
  • Les lignes “P”, comme Produit, il en faut au moins une. Elles concernent les lignes de pièces.
  • Les lignes “D”, comme Document, elles sont facultatives. Elles concernent les documents qui peuvent être rattachés aux pièces (7 au maximum).

Voici un exemple de fichier prêt à être chargé.

A noter que vous pouvez mettre toute ligne de commentaire nécessaire, en la faisant commencer par le caractère “#”.

Les lignes C doivent être structurées de la manière ci-dessous :

1   2                 3     4        5        6         7         8       9      10                11
C | REFEXTERNE CLT | NOM | PRENOM | RAISON | ADRESSE | CPOSTAL | VILLE | DATE | REFEXTERNE PIECE | NATURE

C est le type de ligne

REFEXTERNE CLT est la référence externe du client. Si ce client n'est pas référencé dans votre base, il sera crée avec les informations de NOM, PRENOM, RAISON SOCIALE, ADRESSE, CODE POSTAL, et VILLE. Vous pouvez aussi mettre dans cette colonne l'ID Client dans Gestan.

A noter que pour les pays CANADA, USA, BRESIL et AUSTRALIE, le code postal doit être formaté comme ceci : REG XXXXXX dans lequel REG est le code région postale, séparée par un blanc du code postal. Ainsi, le code région sera bien renseigné.

DATE est la date éventuelle de la facture. Si elle n'est pas renseignée, c'est la date du jour qui sera prise en compte. Elle peut être au format AAAAMMJJ ou JJ/MM/AAAA.

REFEXTERNE PIECE est la référence externe éventuelle de la pièce. Cette zone est facultative.

NATURE est la nature de la pièce. Facultative, elle sera remplacée par la nature par défaut, si elle n'est pas renseignée.

Les lignes P doivent être structurées de la manière ci-dessous :

1   2         3     4       5    6                         7
P | CD_PROD | QTE | PU HT | %R | LIBPRODUIT (facultatif) | %TVA (facultatif)**

P est le type de ligne

CD_PROD est le code produit. Si ce code produit n'est pas renseigné, la ligne de pièce sera quand même crée, avec un produit “hors catalogue” rattaché à la première famille de produit lue dans le fichier des familles de produit.

QTE est la quantité

PU HT est le prix unitaire HT de vente

%R est le pourcentage éventuel de remise sur la ligne.

LIBPRODUIT est un éventuel libellé produit, qui viendrait remplacer le libellé produit lu dans la base. (Dans ce libellé, les séquences <BR> seront remplacées par des sauts de ligne).

%TVA est un éventuel % de TVA, si la TVA par défaut ne devait pas s'appliquer.

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  • Dernière modification: 2020/03/28 22:54
  • par eneuville