Importer des données dans Gestan

Le programme d'importation de données permet de charger ou de mettre à jour en masse des données dans Gestan, à partir de fichiers texte.

Dans le cas du chargement d'un fichier, les enregistrements lus dans le fichier source sont créés dans la base. Il faut au minimum que le fichier source contienne toutes les zones obligatoires. En cas de création de doublon (par exemple en cas de création d'un produit déjà existant dans la base), la création est rejetée.

Dans le cas de la mise à jour d'un fichier, les enregistrements de la base sont mis à jour avec les données du fichier source. La première colonne du fichier source doit contenir l'identifiant de l'enregistrement dans la base, les autres colonnes étant les zones à mettre à jour. Si l'enregistrement n'est pas trouvé dans la base (si l'identifiant du fichier source n'est pas trouvé dans la base), la mise à jour est rejetée.

Cet outil est particulièrement puissant, et son utilisation est réservé aux administrateurs Gestan. Il est vivement recommandé de procéder à une exécution sur une base de test avant de lancer l'opération sur la base de production. Le support technique se tient à votre disposition pour toute assistance à l'utilisation.

TIPLe fichier d'entrée doit être un fichier texte avec séparateur (TAB, virgule, point-virgule, ou tout autre caractère). Pour le réaliser, vous pouvez utiliser un tableur comme LibreOffice Calc ou Microsoft Excel (penser à enregistrer le fichier sous format texte avec séparateur), ou même un simple traitement de texte comme Notepad, ou mieux, PSPad. Toute ligne commençant par le caractère “#” sera considérée comme un commentaire.

L'écran fournit un assistant de création de fichier, via la baguette magique située en haut.

Les 5 premières lignes ne sont jamais prises en compte : ce sont des lignes qui décrivent les données à saisir.

  • Ligne 1 : nom de la rubrique
  • Ligne 2 : description longue de la rubrique, avec les indications de codage, ou de cohérence avec les autres fichiers.
  • Ligne 3 : type de la rubrique (texte, numérique, entier, booléen (0 ou 1) ou mémo (une grande zone de texte, comme un commentaire, par exemple).
  • Ligne 4 : indication de son caractère obligatoire, ou pas
  • Ligne 5 : exemple de valeur

Il suffit de compléter le fichier-exemple avec les données à ajouter ou à modifier, à partir de la ligne 6.

A noter que vous pouvez insérer des sauts de ligne dans les colonnes “mémo”, en utilisant le code <br> : ce code sera remplacé par un saut de ligne au moment du chargement.

Pensez bien à enregistrer le fichier au format texte ! (ci-dessous un exemple sous Libre Office. Le format CSV est un format texte (texte avec séparateur virgule)

Il est possible de charger :

  • un fichier de contact
  • un fichier de produits
  • un fichier de sociétés
  • un fichier d'écritures comptables
  • un fichier de mouvements de stock
  • un fichier enfants
  • un fichier adhésions
  • un fichier versements
  • un fichier de tarifs fournisseur

Ici, nous avons demandé la création d'un fichier exemple pour le chargement de mouvements de stocks, voilà un exemple qu'il suffit de compléter pour qu'il soit prêt à charger (ici, la ligne en rouge a été complétée et sera chargée).

Le bouton “Go” permet de déclencher le traitement.

Ici, l'ajout a été refusé : en effet, le code produit que nous avions indiqué (PROD02) n'a pas été trouvé dans la base, et le programme signale une erreur de cardinalité, en précisant la rubrique concernée. Il ne nous reste plus qu'à corriger le fichier et relancer le traitement.

Ici, le traitement s'est bien passé, un mouvement de stock a été ajouté.

TIP A noter que pour ce qui concerne le chargement du fichier enfant, adhésions, et versements un sélecteur est affiché, permettant de préciser s'il faut prendre pour référence l'ID du contact, ou la “référence externe”.

TIP Ce programme ne fait que des ajouts. Par exemple, si vous chargez des Contacts, que vous avez dans votre base un contact Eric NOLO, et le même contact Eric NOLO dans votre fichier de chargement, à l'issue du traitement, vous aurez deux contacts Eric NOLO dans votre base.

Il est possible de mettre à jour

  • le fichier de contacts
  • le fichier des produits

En mode “Mise à jour”, le fichier exemple obtenu avec la baguette magique comporte tous les champs qui peuvent être mis à jour : il suffit de supprimer les colonnes qui ne doivent pas être mises à jour. Il faut cependant conserver obligatoirement la première colonne, qui est l'identifiant unique de l'enregistrement (IDCONTACT, id du contact dans le cas de la mise à jour du fichier contact, CD_PRODUIT, code produit, dans le cas de la mise à jour du fichier produit).

La case à cocher “Avec données” permet de générer un fichier exemple avec les données contenues dans la base : ainsi, vous récupérez facilement les identifiants nécessaires.

Voici un exemple de fichier produit juste produit par l'assistant, avec les données de notre base.

Supposons que nous souhaitions mettre à jour le taux de TVA et le prix de vente du produit. Il suffira de conserver seulement deux colonnes, en plus de la colonne du code produit. Vous pouvez aussi, pour plus de facilité, conserver la colonne libellé produit, comme ci-dessous.

En lançant la mise à jour, les taux de TVA vont être mis à jour, ainsi que les prix unitaires HT. Et le processus de mise à jour va même recalculer le prix TTC en fonction des éléments mis à jour. Trop fort, Gestan !

Voici un autre cas d'utilisation de ce programme : supposons que vous avez tout à coup besoin d'identifier tous ceux de vos contacts qui vivent à Paris.

Déclarez un champ complémentaire contact, un booléen “Parisien” (ou “Tête de veau”, si vous voulez). Générez le fichier exemple, classez le dans l'ordre des codes postaux, et supprimez toutes les lignes dont le code postal ne commence pas par “75” (il est aussi possible de procéder depuis une recherche complexe dans le fichier contact, puis un export des enregistrements répondant aux critères). Puis mettez 1 dans la colonne “Parisien” (USDEF_IND[1]), lancez la mise à jour, et voilà ! Bien sûr, si vous avez trois contacts dans votre base, il sera plus rapide de le faire à la main, mais si vous en avez 10.000, vous apprécierez cette fonctionnalité de Gestan !


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  • wiki/v15/outils/importer_fichier.txt
  • Dernière modification: 2018/12/05 23:43
  • par ics01