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Démarrage rapide

Vous venez d'installer Gestan sur votre PC ? Vous avez fait un bon choix !

La présente page vous explique comment démarrer rapidement.

Normalement, dans 10 minutes, vous imprimez votre première facture. On y va ?!?

L'assistant de démarrage vous a demandé quelques renseignements de base sur votre entreprise, affinons un peu le paramétrage de base.

Cet onglet décrit les grandes caractéristiques de votre entreprise.

  • Renseignez votre RCS 1, par exemple Paris B 448 677 040
  • Renseignez votre SIRET 2, par exemple 448 677 040 00013
  • Renseignez votre code APE 3, par exemple 6201Z
  • Renseignez votre forme sociale 4, par exemple SARL au capital de 7500 euros
  • Dans la date de premier exercice comptable 5, prenez la date du premier exercice complet : par exemple, si vous avez commencé votre exercice le 15 mai 2018, et que vous clôturez au 31 décembre, indiquez 01/01/2018
  • Cliquez sur la baguette magique 6 pour renseigner automatiquement les libellés de bas d'état, qui s'imprimeront en bas des documents que vous éditerez avec Gestan (liste des clients, liste des factures, etc). Vous pouvez le modifier à votre guise.

TIP Plus de détail sur cet onglet : cette page

Les contacts sont toutes les personnes avec qui vous avez affaire : clients, prospects, partenaires, prestataires, mais aussi simples relations.

  • Choisissez le type de données 1 que vous voulez gérer. Choisissez Pro si vous ne voulez gérer que les adresses pro de vos contacts, ou les deux si vous voulez aussi gérer leurs coordonnées personnelles.
  • Cochez la case 2 si vous voulez gérer des adresses de facturation et de livraison pouvant être différentes des adresses pro ou perso.

TIP Plus de détail sur les contacts : cette page

Les pièces sont :

  • du côté client : les devis, commandes, factures, avoirs, et bons de livraison
  • du côté fournisseur : les demandes de prix, commandes, factures, avoirs, et bons de réception

  • Cliquez sur la baguette magique 1 pour alimenter le libellé devant figurer au bas de vos devis, factures, et autres pièces. Vous pouvez le modifier comme vous le souhaitez.

TIP Plus de détail sur les pièces : cette page

Les produits sont les denrées que vous vendez (et aussi celles que vous achetez).

  • Choisissez 1 si vous utilisez majoritairement des prix en HT (BtoB) ou en TTC (BtoC), ou les deux
  • Précisez éventuellement vos options de gestion de stock 2
  • Si vous avez beaucoup de produits, cochez la case 3 pour les gérer en familles et sous-famille (au lieu de famille seulement).

TIP Plus de détail sur les produits : cette page

Il s'agit de l'ordinateur que vous utilisez présentement.

  • Précisez le serveur SMTP 1 que vous allez utiliser pour envoyer des mails via Gestan, comme par exemple quand vous envoyez une facture par mail à un client. Par défaut, c'est le SMTP de Gestan qui est utilisé, mais il est préférable d'utiliser le SMTP lié à votre nom de domaine (par ex maboite.smtp.fr, consultez votre hébergeur), ou celui de votre FAI (par exemple smtp.orange.fr pour une livebox ou smtp.free.fr pour une freebox, consultez votre FAI).

TIP Plus d'infos sur le SMTP : cette page. TIP Plus d'infos sur le paramétrage “Ordinateur” : cette page.

Via Comptabilité → Comptes bancaires, ouvrez la liste des comptes bancaires que vous allez utiliser dans le cadre de votre activité.

Ouvrez la fiche “Compte pro” qui a été crée par l'assistant de démarrage avec des données par défaut.

  • Indiquez un intitulé facile à comprendre 1, ici “BANQUE POSTALE”
  • Indiquez le BIC 2
  • Indiquez l'IBAN 3
  • Indiquez l'adresse de domiciliation de votre banque 4
  • Vous pouvez indiquer un n° de compte en clair (le n° de compte, sans les zéros non significatifs) 5

Vous pouvez en déclarer d'autres si vous en avez plusieurs.

TIP Plus d'infos sur les comptes bancaires : cette page.

Via le menu Produits → Liste des produits, ouvrez la liste des produits, dans laquelle vous allez enregistrer les denrées que vous vendez (ou achetez) habituellement (il n'est pas obligatoire d'enregistrer tous les produits que vous achetez ou vendez).

L'assistant d'installation de Gestan insère deux produits-exemple.

Ouvrez la fiche de PROD01, nous allons modifier ce produit exemple pour le remplacer par un produit à vous (nous aurions pu tout aussi bien le supprimer pour en créer un nouveau, mais la modification est plus pédagogique ;-))

  • Indiquez un nom en clair 1 pour votre produit
  • Indiquez une unité d'achat et de vente 2. Faites un clic droit pour enregistrer de nouvelles unités.
  • Indiquez un prix de vente 3
  • Indiquez un prix d'achat 4 si vous le connaissez, ou un prix de revient (il permet de calculer votre marge)

  • Vous pouvez éventuellement ajouter une photo 1 de votre produit

  • Rédiger éventuellement une description longue de votre produit1. Cette description sera utilisée dans les lignes de devis et facture.

Puis fermez la fiche et revenez à la table des produits.

Pour changer le code de ce produit, faites un clic droit sur la table (c'est une occasion de vous montrer qu'il existe beaucoup d'options pratiques sur le clic droit, ayez ce réflexe quand vous cherchez à faire quelque chose ;-) ) et choisissez Changer partout → le code produit, et indiquez un code produit parlant, par exemple BZR-ARDEUIL.

Vous pouvez faire de même pour le second produit par défaut, MO01, et/ou créer d'autres produits en allant.

TIP Plus d'infos sur les produits : cette page.

En utilisant le bouton Contact, ouvrez la liste des contacts.

Il existe déjà un contact enregistré dans la base, c'est vous !

Enregistrons notre premier client. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouveau de la liste des contacts.

  • Saisissez son nom et son prénom 1
  • puis le nom de sa société 2 (clic droit si vous voulez enregistrer la société)
  • puis son adresse 3
  • puis le code postal et la ville 4 (clic droit pour afficher la liste des codes postaux)
  • puis son site Web s'il en a un 5
  • puis son adresse mail 6
  • Notez son téléphone, éventuellement plusieurs 7
  • Précisez que c'est un client 8
  • Si vous voulez participer à la surveillance de masse, renseignez son n° de TVA 9

TIP Plus d'infos sur les contacts : cette page.

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  • Dernière modification: 2019/10/18 19:55
  • par ics01