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Factures fournisseurs *

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GESTAN permet le suivi des factures fournisseur (factures reçues de vos fournisseurs, et non émise vers vos clients).

L'écran liste des factures affiche toutes les factures établies pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Le bouton Dupliquer permet de créer une nouvelle facture en dupliquant la facture sélectionnée.

Il est possible de générer une facture à partir d'une commande fournisseur.

A partir d'une facture, il est possible de créer une commande.

Le bouton Régler est actif si la date de rêglement de la facture n'est pas renseignée. Il permet d'enregistrer le règlement de la facture (voir ci dessous).

L'écran fiche facture comporte les données suivantes :

- la nature de la facture. C'est la nature générale de l'opération facturée, par exemple “pose d'une porte-fenêtre”, ou “réalisation logiciel”

- le fournisseur qui vous facture. La combo de sélection affiche les contacts pour lesquels vous avez enregistré qu'ils vous ont adressé une facture depuis moins d'un an. Vous pouvez choisir tout autre contact à l'aide du bouton de sélection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de créer un nouveau contact directement).

Ce sont les données d'adresse de facturation qui sont affichées (par opposition à l'adresse professionnelle et à l'adresse de livraison).

- le fait que cette facture soit (ou pas) en cours de saisie. En effet, il peut être pratique d'enregistrer des facture au fil de l'eau. Si la facture n'est plus en cours de saisie, elle devient non-modifiable, il suffit de décocher la case pour qu'elle le redevienne.

- La date de règlement de la facture. Si elle est renseignée, la facture n'est plus modifiable. Il suffit de remettre à blanc la date de facture et la case transmis pour qu'elle le redevienne.

L'onglet “Mentions complémentaires” permet d'ajouter une mention sur votre facture (comme par exemple “Notre conseil : remplacer votre machine obsolète” sur une facture d'intervention informatique)

Il est possible d'imprimer un libellé de bas de facture commun à toutes les factures. Ce libellé se paramètre via l'écran de paramétrage de l'application.

Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné au niveau du produit. S'il n'est pas renseigné, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseigné avec le taux de TVA défini comme TVA par défaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne (double clic sur la ligne).

La modification d'une facture est autorisée librement, tant que la facture est en cours de modification.

Si la case “En cours” est décochée, ou la date de paiement renseignée, la facture n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilèges d'administrateurs peuvent la rendre à nouveau modifiable, en effacant la date de paiement et en décochant la case “Transmis”.

La suppression d'une facture est réservée aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateur.

Le bouton “Régler.” permet d'ouvrir l'écran d'enregistrement des paiements de factures fournisseur.

Cet écran permet de saisir les différentes caractéristiques du paiement : date, imputation (par exemple “Prestations extérieures”), mode de paiement, etc. A la validation de l'écran d'encaissement, la facture sera, le cas échéant, notée comme payée, et une écriture comptable sera générée automatiquement.

Si toutes les lignes de la facture sont au même taux de TVA, il est possible de saisir des montants partiels (par exemple, vous réglez 1000 euros sur une facture de 1500). Dans le cas contraire, il faut soit décaisser le montant total, soit lier manuellement la ou les écritures à la facture (voir paragraphe ci-dessous).

A la validation sur l'écran d'enregistrement des paiements: → Si le total des montants payés est identique au montant total de la facture : - une écriture comptable est crée au débit du compte spécifié, pour l'imputation saisie. Les montants de l'écriture seront les montants totaux de la facture. L'écriture créée sera reliée à la facture spécifiée. - la facture est mise à jour : la date de paiement est renseignée, son statut passe à “réglée”.

→ dans le cas contraire - une écriture comptable est crée au débit du compte spécifié, pour l'imputation saisie, et pour le montant indiqué, au taux de TVA des lignes des factures. L'écriture créée sera reliée à la facture spécifiée.

Il est possible de lier une facture et une écriture, c'est à dire de spécifier que telle écriture est liée à telle facture.

Cette opération est réalisée automatiquement dans le cas de l'utilisation du bouton Régler ci-dessus, mais peut aussi être effectuée manuellement, via le menu contextuel de la liste des écritures.

Cette liaison facultative permet, en utilisant le menu contextuel “voir les règlements”, de visualiser les paiements effectués pour la facture reçue.

Pour enregistrer manuellement des règlements partiels sur une facture : afficher l'écran liste des écritures, saisir l'écriture normalement, puis lier l'écriture à la facture en utilisant le menu contextuel de l'écriture.

TIP Ajouter une ligne de pourcentage Vous pouvez ajouter une ligne de pourcentage : cette ligne est calculée comme un pourcentage de tout ou partie des lignes de la pièce. Pour ce faire, avec le clic droit sur les lignes de la pièce, choisissez l'option “Ajouter une ligne pourcentage”. Un écran s'ouvre, vous permettant de saisir un code produit (par exemple “TAXE”), un pourcentage à prendre en compte (par exemple 10%), et les lignes de la pièce en cours. Vous pouvez sélectionnez une ou plusieurs lignes de facture (Ctrl+Clic ou Maj+Clic). Le calcul est immédiatement effecuté. Le bouton “Valider” permet d'insérer la nouvelle ligne dans la pièce.

TIP Générer automatiquement des factures fournisseur Il est possible de générer automatiquement des factures fournisseur à échéances régulières, par exemple si vous avez souscrit un abonnement à EDF, par exemple. Voir pour cela le chapitre des actions planifiées.


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  • Dernière modification: 2019/10/24 01:31
  • par ics01