Facturation : éléments communs

La facturation client comprend la gestion des devis, commandes, factures, avoirs, et bons de livraison.

Ci-dessus un écran liste de pièces client, en l'occurrence des factures.

Le bouton (1) permet de passer à l'affichage des pièces fournisseur.

Les boutons situés sous (2) permettent de choisir le type de pièces client : devis, commandes, factures, avoirs, ou bons de livraison.

Le bouton (3) permet de sélectionner l'exercice à afficher. L'écran liste affiche toutes les pièces établies pendant :

  • l'année calendaire, si la date de premier exercice (voir paramétrage) commence au 1° janvier
  • l'exercice en cours, si la date de premier exercice ne commence par au 1° janvier.

TIP Le menu contextuel du champ (3) permet d'afficher les pièces par mois, et non par exercice.

Le bouton (4) ouvre une fenêtre qui permet de spécifier des filtres d'affichage.

Le bouton (5) permet de n'afficher que les pièces au statut “en cours”.

Le bouton (6) permet de n'afficher que les pièces qui ne sont pas terminées, c'est à dire les pièces au statut “en cours”, “à transmettre”, “en attente”, “en retard”.

Le bouton (7) est une zone de saisie de filtre multiple : vous pouvez rechercher par ID pièce, nom/prénom de client, nature de pièce, ville, et même par total TTC.

TIP La liste permet la multi-sélection : vous pouvez sélectionner plusieurs pièces à la fois.

Options du menu contextuel écran

Si vous utilisez le clic droit sur une zone de l'écran (et non sur la zone de table si sur les boutons), voici le menu contextuel qui s'affiche.

L'option Afficher permet d'afficher des colonnes supplémentaires dans la table, comme par exemple le tiers de livraison, les pièces générées ou d'origine, etc. Cet affichage nécessite des accès à d'autres fichiers que le fichier principal, aussi il peut ralentir l'affichage en cas de volumes importants. C'est pour cela qu'il n'est qu'optionnel.

L'option Afficher le solde permet d'afficher le solde de la facture.

Si l'option Afficher les anomalies est cochée, si au moins une anomalie non terminée est rattachée à la pièces, la ligne sera colorée en rouge.

Afficher par mois permet d'afficher les pièces par mois et non par année.

Il est possible d'accéder directement au paramétrage via l'option Paramétrage Edition.

Options du menu contextuel de la table

Ci-dessous le menu contextuel disponible sur la liste des pièces, ici la liste des factures. La plupart des options disponibles sont simples à comprendre et n'appellent pas de commentaire particuliers.

Filtrer les xxxx permet de n'afficher qu'une sélection de pièces, en fonction de divers critères de filtre. Le raccourci Ctrl+Q, très pratique, permet de filtrer toutes les factures d'un même client.

Ci-dessous l'écran fiche d'une pièce, en l'occurrence une facture.

Haut d'écran

L'icone (1) présente le statut de la pièce. Ce statut peut être :

  • en cours de création : cela correspond aux pièces qui sont à l'état brouillon, non transmise au client. Les pièces ayant ce statut ne seront pas prises en compte dans les écrans de statistique ou de comptabilité.
  • A transmettre : la pièces n'est plus un brouillon, elle est terminée et doit être transmise au client
  • En attente de … : la pièce a été transmise, et est en attente d'accord (devis, commande), de paiement (facture), de retour (avoir), de validation réception (BL)
  • A relancer : la date de validité est bientôt atteinte (devis), la date d'échéance est dépassée (facture)
  • Réglée : la pièce est traitée OK (le devis a été accepté, la facture a été réglée, etc.)
  • Échu (pour un devis) ou non-réponse (demande de prix)
  • Annulée
  • Rejetée : devis ou commande refusé explicitement, facture rejetée.

Le timestamp (2)), comme dans tous les écrans fiche de Gestan, présente l'ID de l'enregistrement, et les date/heure/code utilisateur de création et de dernière modification de l'enregistrement. A noter que toute modification sur une pièce est archivée et accessible via les écrans de consultation d'historiques.

Zone adresse

La liste déroulante Client (1) affiche les contacts pour lesquels une pièce de même nature (facture, devis, etc) a été établie depuis moins d'un an.

Deux options supplémentaires sont disponibles :

  • choisir un contact permet une sélection rapide dans la liste des contacts
  • création rapide permet d'ouvrir un écran dont le but est de créer rapidement un contact censément non encore enregistré dans la base.

Les zones d'adresse affichées sont soit l'adresse professionnelle si le contact est enregistré comme entreprise, soit l'adresse personnelle si le contact est enregistré comme particulier (voir contacts). Vous pouvez choisir toute autre adresse via le menu contextuel de la liste déroulante.

Si une adresse dédiée avait été précisée, cette adresse prend le pas sur l'adresse personnelle et l'adresse professionnelle. Par exemple, si vous créez une facture, si une adresse de facturation avait été enregistrée, c'est cette adresse qui s'affichera prioritairement.

Le menu contextuel de la liste déroulante des clients permet notamment :

  • d'ouvrir la fiche du client sélectionné
  • de créer directement un nouveau client en passant par l'écran normal
  • d'afficher les projets du contact
  • de créer une action pour le contact
  • de sélectionner une autre adresse pour le contact
  • de sélectionner un contact pour livraison. Dans ce cas, tout BL généré à partir de cette pièce sera à l'adresse du contact de livraison.

La zone Référence externe (2) permet d'indiquer une référence qui viendra remplacer le n° de pièce, à l'édition. Cette zone peut être utilisée, par exemple, pour indiquer un numéro de facture provenant d'un système de facturation précédent, par exemple (voir options de numérotation des pièces).

Entete

La Nature (1) de la pièce est sa description générale, par exemple “Pose d'une porte-fenêtre”, “Réalisation logiciel” ou “Équipement cuisine”. Vous pouvez indiquer vos références dans la zone V/Ref (2).

La case En cours (3) désigne le fait que la pièce est encore à l'état brouillon, non terminée.

La case Transmis (4) indique que la pièce a été transmise au client. Dès lors, elle n'est plus censée être modifiable.

WARNING Quand la pièce a été transmise ou que la date (7) est renseignée, la pièce n'est plus censée être modifiable. Si une modification est souhaitée malgré tout, il faut décocher la case “Transmis” (si les droits de l'utilisateur le permettent) pour pouvoir la modifier à nouveau, en ayant préalablement, si nécessaire, effacé la date (7) si renseignée.

La date (5) est la date d'établissement de la pièce. En création, elle est pré-alimentée avec la date du jour.

La date (6) et (7) ont des significations différentes selon les types de pièces. Pour une facture, c'est la date 6 est la date d'échéance, tandis que la date 7 est la date d'encaissement.

Items de pièce

L'onglet “Mentions complémentaires” permet d'ajouter une mention sur votre facture (comme par exemple “Notre conseil : remplacer votre machine obsolète” sur une facture d'intervention informatique)

Il est possible d'imprimer un libellé de bas de facture commun à toutes les factures (par exemple “Membre d'un centre de gestion agrée”). Ce libellé se paramètre via l'écran de paramétrage de l'application. Il est aussi possible d'imprimer des conditions générales de ventes, selon le paramétrage.

Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné au niveau du produit. S'il n'est pas renseigné, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseigné avec le taux de TVA défini comme TVA par défaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne (double clic sur la ligne).


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  • Dernière modification: 2019/02/02 23:00
  • par ics01