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Facturation : éléments communs

La facturation comprend :

  • la facturation client
  • la facturation fournisseur

La facturation client comprend la gestion des devis, commandes, factures, avoirs, et bons de livraison.

La facturation fournisseur comprend la gestion des demandes de prix, commandes fournisseur, factures fournisseur, avoirs fournisseur, et bons de réception.

Ci-dessus un écran liste de pièces client, en l'occurrence des factures client.

Le bouton 1 permet de passer de la facturation client à la facturation fournisseur, et vice-versa.

Les boutons 2 permettent d'afficher chaque type de pièce.

Le bouton 3 permet de sélectionner l'exercice à afficher. L'écran liste affiche toutes les pièces établies pendant :

  • l'année calendaire, si la date de premier exercice (voir paramétrage) commence au 1° janvier
  • l'exercice en cours, si la date de premier exercice ne commence par au 1° janvier.

TIP Le menu contextuel du champ 3 permet d'afficher les pièces par mois, et non par exercice, très utile en cas de volumétrie importante (temps de réponse plus rapide, écran moins chargé).

La colonne 4 est celle qui contient l'identifiant (ID) de la pièce. Il s'agit d'un identifiant unique à incrémentation automatique (voir numérotation des pièces.

La colonne 5 affiche le statut de la pièce.

Dans la table, vous pouvez cliquer directement sur le postit 6 (la colonne N), ce qui vous permet d'enregistrer directement une note interne pour la pièce, note qui ne sera pas visible pour le client.

Les boutons de filtre permettent d'afficher respectivement :

  • les pièces sélectionnées selon un filtre paramétrable 1
  • les pièces au statut “Brouillon” (en cours de rédaction) 2
  • les pièces “non terminées” (ici, toutes les factures “brouillon”, “à transmettre”, “en attente”, “en retard”) 3

Le champs de recherche universelle 4 permet de rechercher une pièce par son ID, sa raison sociale, son nom de client, nature de pièce, ville, et même son montant TTC.

TIP La liste permet la multi-sélection : vous pouvez sélectionner plusieurs pièces à la fois.

Si vous faites un clic droit sur une zone quelconque de l'écran, par exemple la zone 1, vous avez accès au menu contextuel de l'écran (par opposition au menu contextuel de la liste, atteignable par un clic droit dans la table).

L'option Afficher permet d'afficher des colonnes supplémentaires dans la table, comme par exemple le tiers de livraison, les pièces générées ou d'origine, etc. Cet affichage nécessite des accès à d'autres fichiers que le fichier principal, aussi il peut ralentir l'affichage en cas de volumes importants. C'est pour cela qu'il n'est qu'optionnel.

L'option Afficher le solde permet d'afficher le solde de la facture.

Si l'option Afficher les anomalies est cochée, si au moins une anomalie non terminée est rattachée à la pièces, la ligne sera colorée en rouge.

Afficher par mois permet d'afficher les pièces par mois et non par année.

Il est possible d'accéder directement au paramétrage via l'option Paramétrage Edition.

Ci-dessous le menu contextuel disponible sur la liste des pièces, ici la liste des factures. La plupart des options disponibles sont simples à comprendre et n'appellent pas de commentaire particuliers.

Filtrer les xxxx permet de n'afficher qu'une sélection de pièces, en fonction de divers critères de filtre. Le raccourci Ctrl+Q, très pratique, permet de filtrer toutes les factures d'un même client.

Ci-dessous l'écran fiche d'une pièce, en l'occurrence une facture.

L'icone 1 présente le statut de la pièce. Ce statut peut être :

  • brouillon : cela correspond aux pièces qui sont en coure de création, et donc pas encore transmise au client. Les pièces ayant ce statut ne seront pas prises en compte dans les écrans de statistique ou de comptabilité.
  • A transmettre : la pièces n'est plus un brouillon, elle est terminée et doit être transmise au client
  • En attente de … : la pièce a été transmise, et est en attente d'accord (devis, commande), de paiement (facture), de retour (avoir), de validation réception (BL)
  • A relancer : la date de validité est bientôt atteinte (devis), la date d'échéance est dépassée (facture)
  • Réglée : la pièce est traitée OK (le devis a été accepté, la facture a été réglée, etc.)
  • Échu (pour un devis) ou non-réponse (demande de prix)
  • Annulée
  • Rejetée : devis ou commande refusé explicitement, facture rejetée.

Le timestamp 2, comme dans tous les écrans fiche de Gestan, présente l'ID de l'enregistrement, et les date/heure/code utilisateur de création et de dernière modification de l'enregistrement. A noter que toute modification sur une pièce est archivée et accessible via les écrans de consultation d'historiques.

La liste déroulante Client 1 affiche les contacts pour lesquels une pièce de même nature (facture, devis, etc) a été établie depuis moins d'un an (ou moins de 7 jours ou moins de 30 jours, suivant le nombre de pièces existantes)

Deux options supplémentaires sont disponibles :

  • choisir un contact permet une sélection rapide dans la liste des contacts
  • création rapide permet d'ouvrir un écran dont le but est de créer rapidement un contact censément non encore enregistré dans la base.

Les zones d'adresse affichées sont soit l'adresse professionnelle si le contact est enregistré comme entreprise, soit l'adresse personnelle si le contact est enregistré comme particulier (voir contacts). Vous pouvez choisir toute autre adresse via le menu contextuel de la liste déroulante.

Si une adresse dédiée avait été précisée, cette adresse prend le pas sur l'adresse personnelle et l'adresse professionnelle. Par exemple, si vous créez une facture, si une adresse de facturation avait été enregistrée, c'est cette adresse qui s'affichera prioritairement.

Le menu contextuel de la liste déroulante des clients permet notamment :

  • d'ouvrir la fiche du client sélectionné
  • de créer directement un nouveau client en passant par l'écran normal
  • d'afficher les projets du contact
  • de créer une action pour le contact
  • de sélectionner une autre adresse pour le contact
  • de sélectionner un contact pour livraison. Dans ce cas, tout BL généré à partir de cette pièce sera à l'adresse du contact de livraison.

Le menu contextuel de la raison sociale permet de :

  • rechercher les informations société via societe.com
  • coller une carte de visite au format vCard dans les zones d'adresse
  • coller des zones de formulaire dans les zones d'adresse.

Ce dernier cas correspond au cas d'usage suivant : vous récoltez des données client via un formulaire web (par exemple un bon de commande), que vous recevez sous forme d'un mail qui comporte, par ligne, un nom de zone, deux points, et la valeur de la zone. Par exemple :

VILLE: CHALONS EN CHAMPAGNE

Vous pourrez copier le mail, et utiliser cette option, qui va coller automatiquement les zones reconnues du mail dans les bonnes zones de la facture. Dans le cas de notre exemple, la ville sera alimentée par CHALONS EN CHAMPAGNE. La liste des mots-clés reconnus est la suivante : NOM, PRENOM, (NOMPRENOM, PRENOMNOM), (COURRIEL, EMAIL), ADRESSE, SOCIETE, (CODEPOSTAL, CPOSTAL), VILLE.

La zone Référence externe 2 permet d'indiquer une référence qui viendra remplacer le n° de pièce, à l'édition. Cette zone peut être utilisée, par exemple, pour indiquer un numéro de facture provenant d'un système de facturation précédent, par exemple (voir options de numérotation des pièces).

La Nature 1 de la pièce est sa description générale, par exemple “Pose d'une porte-fenêtre”, “Réalisation logiciel” ou “Équipement cuisine”. Vous pouvez indiquer vos références dans la zone V/Ref 2.

La case En cours 3 désigne le fait que la pièce est encore à l'état brouillon, non terminée.

La case Transmis 4 indique que la pièce a été transmise au client. Dès lors, elle n'est plus censée être modifiable.

WARNING Quand la pièce a été transmise ou que la date 7 est renseignée, la pièce n'est plus modifiable. Si une modification est souhaitée malgré tout, il faut décocher la case “Transmis” pour pouvoir la modifier à nouveau, en ayant préalablement, si nécessaire, effacé la date 7 si renseignée. Il faut pour cela disposer du privilège d'administration des pièces.

La date 5 est la date d'établissement de la pièce. En création, elle est pré-alimentée avec la date du jour.

La date 6 et 7 ont des significations différentes selon les types de pièces. Pour une facture, la date 6 est la date d'échéance, tandis que la date 7 est la date d'encaissement.

Pour ajouter une ligne (un item) de pièce, cliquez sur le bouton d'ajout 1.

Vous pouvez également utiliser le champs de saisie si paramétré 1. Sur ce champ, la touche Enter déclenche une nouvelle saisie directement (au lieu de fermer l'écran).

Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné au niveau du produit. S'il n'est pas renseigné, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseigné avec le taux de TVA défini comme TVA par défaut. Il reste possible de le modifier ligne par ligne (double clic sur la ligne).

Dans les items du menu contextuel :

  • Ajouter une ligne pourcentage permet d'ajouter une ligne calculée en pourcentage de tout ou partie des autres lignes. Très utile pour calculer certaines taxes.
  • Sélectionner par les codes fournisseur permet d'ajouter un produit en le sélectionnant par les codes fournisseur (au lieu de vos propres codes

Le menu Données permet d'effectuer de nombreuses opérations sur tout ou partie des items de la pièce.

Ajouter des données depuis un tableur

Le menu Ajouter par tableur permet d'ajouter des lignes de produit à partir d'un tableur. C'est notamment utile pour les personnes qui font des devis complexes : ils peuvent les faire à l'aide de leur tableur habituel, puis soit charger directement les données du tableur, soit faire un copier-coller dans le tableur Gestan.

Dans le cas de cette utilisation, il faut que les colonnes du tableur contiennent, sur la même ligne, les cellules “CD_PRODUIT”, “QUANTITE”, et “PU_VENTE_HT”. Il n'est pas nécessaire que ces cellules soient contiguës. Ces cellules permettront de repérer les colonnes concernées par le contenu à insérer dans la pièce. Toutes les lignes seront lues, jusqu'à la première ligne non renseignée, et les lignes seront ajoutées à la pièce, après contrôle du code produit.

Dans cet exemple, 5 lignes devraient être ajoutées à la pièce.

Le bouton Prix catalogue permet d'appliquer les prix catalogue aux produits figurant dans le tableur.

Ici, la procédure a remis à jour le prix des poireaux, mais elle a détecté que les pommes de terre et le celeri n'étaient pas des codes produit répertoriés : il sera nécessaire à l'opérateur de supprimer ces lignes, ou corriger les codes produit.

Dans le cas d'une facture dont les lignes sont classées par titre/lot, il faut que la première ligne du tableur contienne, en plus des éléments précédents, les colonnes LIB_TITREFACT (pour le titre), et LIB_LOTFACT (pour le lot de facturation).

Le bouton 1 permet de lier la pièce à un projet, tandis que le bouton 2 permet de la lier à une machine.

Cet onglet permet d'enregistrer des notes en format libre, qui seront publiées sur la pièce (comme par exemple “Notre conseil : remplacer votre machine obsolète” sur une facture d'intervention informatique).

Les petits tampons 1 permettent de “tamponner” des mentions répétitives, par exemple “Date d'achèvement des travaux le : JJ/MM/AAAA” A noter que vous pouvez également y mettre une image.

Le menu contextuel permet d'y insérer toute adresse reliée au contact 2, ou d'insérer un fichier rtf 3. Un peu technique, mais cela permet de fabriquer des formats rtf complexes avec un traitement de texte extérieur, et d'injecter le résultat dans la zone des notes.

Via le paramétrage général, il est possible de spécifier une famille “Frais de port” (case Rupture frais de port).

Cela permet de présenter les frais de port séparément, en bas de facture, et de faire un sous-total.

Il est possible d'imprimer un libellé de bas de facture commun à toutes les factures (par exemple “Membre d'un centre de gestion agrée”). Ce libellé se paramètre via l'écran de paramétrage de l'application.

Il est aussi possible d'imprimer des conditions générales de ventes, soit en texte directement ajouté à la pièce, soit sous le forme d'un second PDF, envoyé automatiquement lors de l'envoi par mail, selon le paramétrage.


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  • Dernière modification: 2020/10/18 03:59
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