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Factures d'acompte

Le guide ultime de la facture d'acompte !

Un acompte (on peut aussi parler d'“avance”) est tout paiement partiel qui survient lors de la conclusion du contrat de vente ou après sa conclusion. C'est un versement “à valoir” sur un achat. Il est impossible de renoncer à l'achat du produit dès lors que l'acompte est versé, sauf si un nouvel accord est trouvé avec le vendeur (hors crédit à la consommation).

Il est possible de rembourser un acompte, avec une indemnité éventuelle, si le vendeur manque à son obligation principale (la livraison d'un produit, notamment).

L'acompte (et son montant) doit être mentionné comme tel dans le contrat de vente, à défaut les sommes versées initialement peuvent être considérées par l'acheteur comme des arrhes (Dans ce dernier cas, l'acheteur perd l'intégralité de la somme versée s'il annule sa commande ou se rétracte).

La TVA est exigible dès le paiement de l'acompte, ou dès l'émission du contrat de vente qui le prévoit, selon votre mode d'imposition à la TVA.

Elles sont largement pratiquées, selon les secteurs d'activité, pour autant, leur forme n'est pas toujours réglementaire, selon les législations nationales qui s'appliquent. Par exemple, l'émission d'une facture FAC10 et d'un acompte ACT10 sur la facture FACT10 ne serait pas réglementaire en France.

Les factures de situation correspondent à des besoins pouvant être différents, selon l'organisation de votre entreprise, vos contraintes de gestion des stocks, et vos impératifs comptables. Ci-après, plusieurs méthodes de gestion des factures d'acompte, toutes réglementaires en France.

Elle s'effectue selon les trois étapes suivantes :

  • émission d'un devis, comportant mention d'un montant prévu d'acompte
  • enregistrement du règlement d'un acompte sur le devis
  • génération, au moment voulu, de la facture définitive à partir du devis.

Exemple

Emission d'un devis de 360 TTC. Notez dans ce devis le montant de l'acompte prévu, dans la case réservée à cet effet, ici 20% (Gestan calcule le montant automatiquement).

Le client accepte ce devis et règle le montant de l'acompte.

Encaissez l'acompte versé, via le bouton Acompte de la liste des devis. La validation va générer automatiquement une écriture liée au devis.

Enfin, générez une facture à partir du devis (vous pourriez aussi passer par une commande puis une facture).

L'acompte “suit” du devis vers la facture. Lors de l'encaissement du solde, via le bouton Encaisser de la liste des factures, l'écran d'encaissement vous propose le montant du solde restant à régler, 360 - 72, soit 288.

Elle s'effectue selon les trois étapes suivantes :

  • génération d'un devis, mentionnant un pourcentage d'acompte prévu
  • génération d'une facture à partir du devis, et application du pourcentage d'acompte prévu
  • génération d'une nouvelle facture à partir du même devis, et application du pourcentage de solde prévu.

Exemple

Etablissement d'un devis, mentionnant un acompte de 30%, soit 54 euros sur 150.

Puis génération d'une première facture à partir de ce devis, via le bouton Générer→Une facture.

Sur la facture, via le menu contextuel des lignes de facture Données → Modifier les lignes, application d'un coefficient de 30% sur les prix prévus. Il est même possible d'ajouter un libellé “Acompte 30%” sur toutes les lignes.

La facture obtenue est bien du montant de l'acompte, 54 euros.

Via le menu contextuel de la liste des factures Impression mentions spécifiques, vous pouvez même préciser qu'il s'agit d'une facture d'acompte.

Ensuite, vous pourrez générer une nouvelle facture à partir du même devis, et lui appliquer un coefficient correspondant au reliquat à régler, à savoir 70%.

Pour toute facture, il est possible de définir un échéancier de facturation, dont le nombre d'échéance, la périodicité, et les montants sont librement définissables.

La méthode est donc très simple :

  • établir un devis mentionnant un montant d'acompte
  • établir une facture à partir du devis
  • attacher à la facture un échéancier comportant le versement de l'acompte comme première échéance

Le résultat sera la publication, en bas de le facture, de l'échéance à régler, comme ci-dessous.

A noter que, selon les options de paramétrage, l'échéancier complet peut être imprimé (au dessus de la notification de l'échéance à régler).

Voici deux méthodes mises au point par les utilisateurs Gestan. Bravo à eux !

La méthode A2RMICRO se déroule en suivant ces étapes :

  • Émission d'un devis (ou d'une commande), avec mention de l'acompte et des modalités de paiement
  • Génération d'une facture à partir de la pièce d'origine, pour le premier acompte, avec application d'une “ligne pourcentage”, le pourcentage en question étant celui du premier acompte, et suppression de toutes les autres lignes.
  • Génération d'une facture à partir de la pièce d'origine, pour tous les autres versements, avec application d'une “ligne pourcentage” correspondant au montant du nouvel acompte, ou du versement prévu, et suppression de toutes les autres lignes.
  • Génération d'une facture de solde, avec ajout des lignes correspondant aux versements précédents.

WARNING Attention à la gestion de la TVA, si vous avez des taux différents.

Exemple

Description sur ce lien.

Cette méthode est bien adaptée aux factures de situation. Elle se déroule suivant les étapes suivantes :

  • génération d'une commande
  • génération d'une facture à partir de la commande, application d'une réduction sur les quantités, correspondant à la fraction à facturer
  • génération d'une nouvelle facture à partir de la même commande, et application du solde sur les quantités.

Exemple

Pour facturer 80 % de la commande ou de mon marché je pars de ma commande puis je génère une facture et je mets “statut non livré”.

Après dans ma facture dans la colonne quantité je mets 0.8 au lieu de 1 et le tour est joué et pour facturer les 20 % la fois d'après je repart de ma commande et cette fois je mets “livrée” et dans mes lignes je mets en quantité 0.20 et ma commande ou marché est facturée à 100 %.

Pour les RG (retenues de garantie) j'ai créé un article RG je l'ajoute sur la dernière ligne de ma facture je mets “déduction RG sur ……….€ (somme que je facture), dans la colonne prix je rentre le montant de ma facture et dans la quantité je mets - 0.05 et le tour est joué.

Pour ne pas oublier le déblocage de mes RG dans un an je duplique ma facture et je supprime mes lignes sauf celle de la RG que je modifie en mettant “déblocage RG sur ……..€” et je mets aussi le n° de la facture d'avant et j'enlève le signe - dans la colonne quantité.

Après j'ai créé un règlement à un an échu à réception de chantier et comme cela ma facture de RG est à l'échéance d'un an plus tard (voir plus selon la date de réception) cela se modifie dans la date d'échéance et au moins j'ai facturé la totalité du marché et je suis sûre de ne pas oublier de réclamer mes RG dans un an lorsque l'échéance sera arrivée. Certains archi ou contractants généraux (rarement quand même) n'en veulent pas mais moi au moins j'ai ma facture de faite et mes RG ne seront pas oubliées et cela évite de tenir un échéancier ou autre système, tout est dans Gestan.


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  • Dernière modification: 2020/07/15 00:07
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