Factures client *

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Les factures Client sont des pièces que vous émettez à destination de vos clients (par opposition aux factures fournisseurs).

L'écran liste des factures affiche toutes les factures établies pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Il est possible de générer une facture à partir d'un devis ou d'une commande.

A partir d'une facture, il est possible de créer un devis et/ou une commande, ou de générer un avoir et/ou un bon de livraison.

Le bouton Encaiss est actif si la date de règlement de la facture n'est pas renseignée. Il permet d'encaisser une facture (voir ci dessous).

L'option Dupliquer permet de créer une nouvelle facture en dupliquant la facture sélectionnée.

L'écran fiche facture comporte les données suivantes :

  • La nature de la facture. C'est la nature générale de l'opération que vous facturez, par exemple “pose d'une porte-fenêtre”, ou “réalisation logiciel”
  • le client que vous facturez. La combo de sélection du client affiche les contacts pour lesquels une facture a été établie depuis moins d'un an. Mais vous pouvez choisir tout autre contact à l'aide du bouton de sélection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de créer un nouveau contact directement).

Ce sont les données d'adresse de facturation qui sont affichées (par opposition à l'adresse professionnelle et à l'adresse de livraison).

- le fait que cette facture soit (ou pas) en cours d'établissement. En effet, il peut être pratique de constituer des facture au fil de l'eau, au fur et à mesure de la réalisation des prestations, et non pas à l'échéance de facturation, mais dans ce cas, il faut se souvenir si la facture est terminée et bonne à présenter au client, ou pas.

- le fait que la facture ait été transmise (ou pas) au client par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case “Transmis”. Notamment en cas de transmission par mail, il faut se souvenir si la facture a été déjà transmise au client ou pas. Si cette case est cochée, la facture n'est plus modifiable.

- La date de rêglement de la facture. Si elle est renseignée, la facture n'est plus modifiable. Il suffit de remettre à blanc la date de facture et la case transmis pour qu'elle le redevienne.

L'onglet “Mentions complémentaires” permet d'ajouter une mention sur votre facture (comme par exemple “Notre conseil : remplacer votre machine obsolète” sur une facture d'intervention informatique)

Il est possible d'imprimer un libellé de bas de facture commun à toutes les factures (par exemple “Membre d'un centre de gestion agrée”). Ce libellé se paramètre via l'écran de paramétrage de l'application. Il est aussi possible d'imprimer des conditions générales de ventes, selon le paramétrage.

Lors de la saisie d'une ligne de facture, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné au niveau du produit. S'il n'est pas renseigné, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseigné avec le taux de TVA défini comme TVA par défaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne (double clic sur la ligne).

Lorsqu'il y a un avoir pour le client

Dans ce cas, l'écran fiche facture affiche la mention “Avoir existant”.

Lorsque l'utilisateur clique sur cette mention, en création ou en modification de facture, cela ouvre un écran qui affiche les avoirs à restituer au client.

Il suffit alors de sélectionner le ou les avoirs à retourner au client pour que Gestan ajoute autant de lignes d'avoir que nécessaire. Dans le même temps, le statut des avoirs concernés passe à “retourné au client”

La modification d'une facture est autorisée librement, tant que la facture n'est pas transmise au client, ou réglée.

Si la case “Transmis” est cochée, ou la date de paiement renseignée, la facture n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilèges d'administrateurs peuvent la rendre à nouveau modifiable, en effaçant la date de paiement et en décochant la case Transmis.

La suppression d'une facture n'est pas possible (dans certains pays, elle n'est pas autorisée).

Cependant, un administrateur Gestan ayant les droits nécessaires peut supprimer une facture (La suppression de toute pièce est archivée dans les fichiers de Gestan, et demeurera tracée). En cas de suppression, le numéro interne de la facture supprimée ne sera pas réutilisé. De même, un administrateur Gestan ayant les droits nécessaires pourra forcer un n° de facture (La re-création d'un numéro de toute pièce est archivée dans les fichiers de Gestan, et demeurera tracée).

Le bouton “Encaiss.” permet d'ouvrir l'écran d'enregistrement des règlements.

Cet écran permet de saisir les différentes caractéristiques du règlement : date, imputation (par exemple “Recettes professionnelles”), mode de paiement, etc. A la validation de l'écran d'encaissement, la facture sera, le cas échéant, notée comme réglée, et une écriture comptable sera générée automatiquement.

Encaissement partiel

La méthode “basique” pour saisir un encaissement partiel (par exemple si un client vous verse 1000 balles sur une facture de 1500 balles) est de créer une écriture créditrice de 1000 balles, puis de la relier à la facture concernée. Quand les différentes lignes de la facture n'ont pas des taux de TVA identiques, cela peut être un peu acrobatique.

Avec Gestan V3, il est possible de saisir des montants d'encaissement partiels directement par le bouton d'encaissement de facture.

Si les taux de TVA de chaque ligne de produit sont identiques, une écriture partielle sera générée et liée à la facture, avec le taux de TVA en question. Dans le cas contraire, Gestan va calculer le taux moyen de TVA qui s'applique à la facture, et générer une écriture partielle à ce taux.

A la validation sur l'écran d'encaissement :

→ Si le total des montants réglés est identique au montant total de la facture :

- une écriture comptable est crée au crédit du compte spécifié, pour l'imputation saisie. Les montants de l'écriture seront les montants totaux de la facture. L'écriture créée sera reliée à la facture spécifiée.

- la facture est mise à jour : la date de règlement est renseignée, son statut passe à “réglée”.

→ dans le cas contraire

- une écriture comptable est crée au crédit du compte spécifié, pour l'imputation saisie, et pour le montant indiqué, au taux de TVA des lignes des factures. L'écriture créée sera reliée à la facture spécifiée.

Liaison entre factures et écritures

Il est possible de lier une facture et une écriture, c'est à dire de spécifier que telle écriture est liée à telle facture.

Cette opération est réalisée automatiquement dans le cas de l'utilisation du bouton “Encaiss.” ci-dessus, mais peut aussi être effectuée manuellement, via le menu contextuel de la liste des écritures.

Cette liaison facultative permet, en utilisant le menu contextuel “voir les paiements”, de visualiser les paiements effectués pour la facture émise.

Pour enregistrer manuellement des règlements partiels sur une facture : afficher l'écran liste des écritures, saisir l'écriture normalement, puis lier l'écriture à la facture en utilisant le menu contextuel de l'écriture.

En France, un certain nombre d'obligations légales sont à respecter. Bien entendu, Gestan permet de les respecter en totalité.

Ainsi, les factures doivent comporter :

  • les noms complets du vendeur et du client, leurs adresses respectives.
  • le numéro SIREN du vendeur ainsi que le nom de la ville où le vendeur est enregistré au registre du commerce et des sociétés (inscrivez ainsi la mention RCS suivie par votre numéro d'inscription et le nom de la ville où vous avez immatriculé votre entreprise).
  • la date de délivrance ou d'émission de la facture
  • un numéro de facture unique, respectant une suite sans interruption.
  • la date de règlement.
  • la monnaie de règlement de la facture.
  • si le vendeur a une situation particulière comme adhérent à un CGA (centre de gestion agréé) ou franchisé. En cas de vendeur adhérent à un CGA, la mention “Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale” doit figurer sur la facture.
  • le numéro d'identification à la TVA du fournisseur. Si le fournisseur et le client sont dans deux états différents de l'Union Européenne, il faut mentionner les numéros intracommunautaires d'identification à la TVA du fournisseur et du client.
  • pour chaque produit ou service vendu : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire HT, le taux de TVA par produit ou service.
  • les réductions de prix (rabais, remise, ristourne ou escompte) acquises et chiffrables à la date de la vente.
  • le montant total hors taxes de la facture ainsi que la TVA correspondante (le cas échéant ventilée par taux).

Vous pouvez inclure des pénalités en cas de paiement en retard de la part de vos clients. Dans ce cas, il faut que les factures en comportent la mention (La règle général en matière de taux pour ces pénalités est la suivante : prenez le taux de la Banque Centrale Européenne et multipliez-le par 3 ou 4). Vous devez également les faire figurer dans vos CGV.

Saisir directement les codes produit

A partir des versions 13 de Gestan, le code produit n'est plus directement saisissable dans la table des items de facture, il faut maintenant utiliser le bouton “Plus” vert. Pour ceux qui étaient attachés à ce fonctionnement, ou pour ceux qui utilsent une douchette laser, il est possible de passer à nouveau dans ce mode. Pour cela : outils > paramétrage > pièces > options générales > cochez la case “champ de saisie directe des produits”. Cela affichera une zone de saisie au dessus du bouton “Plus” vert, qui vous permettra de saisir directement vos produits.

Mots-clé utilisables dans les CGV

Quand vous utilisez des CGV, vous pouvez les personnaliser avec les mots-clé suivants :

- %CIVILITE_COURT%

- %PRENOM_CONTACT%

- %NOM_CONTACT%

- %RAISON_SOCIALE%

- %ADRESSE_1_2_PRO%

- %CODE_POSTAL_PRO%

- %VILLE_PRO%

- %CIVILITE_LITT_PRO%

Alimenter une facture avec les fiches d'intervention ou les consommations

Un clic droit sur les lignes de factures permet de demander la création d'une ligne de facture à partir des fiches d'intervention ou des consommations de ressources, sélectionnés entre deux dates.

Dans le cas des fiches d'intervention, si un code produit est mentionné, le prix sera éventuellement mentionné à partir du prix figurant dans la fiche produit.

Dans le cas des consommation de ressources, le prix sera calculé à partir de celui figurant dans la tâche, ou de la fiche produit si un code produit est indiqué dans la tâche et que le prix n'est pas renseigné au niveau tâche.

Dans les deux cas précédents, si produits concernés sont facturés en heures, la colonne quantité sera alimenté avec le nombre d'heures (soit des fiches d'intervention, soit des consommations de ressources). Dans le cas contraire, la colonne quantité est alimentée en journée homme (de 8 heures)

Exporter les montants de facture

Il est possible d'exporter les montants de facture à régler au format AFB défini par le CFONB(enregistrement virements sur 160 caractères), afin de présenter ce fichier à la banque, qui pourra traiter les virements d'une manière automatique (voir partie Administration)

Générer automatiquement des factures client

Il est possible de générer automatiquement des factures à échéances régulières, par exemple si vous facturez des abonnements annuels, mensuels, bihebdomadaires, etc. Voir pour cela le chapitre des actions planifiées.

Memoriser que la facture concerne un autre contact que le contact facturé

Normalement, une facture concerne le contact que vous facturez. Mais dans certains cas, vous émettez une facture pour un contact, et cette facture concerne un autre contact. Par exemple, vous êtes une société de prestation, et un cabinet XXXX vous demande de réaliser un bilan de compétence pour la personne YYYYY. Vous avez le cabinet XXXX dans vos contacts (comme client), et la personne YYYYY aussi (comme prospect). A la fin, vous émettez une facture à l'attention du cabinet XXXX, mais à l'aide du clic droit sur la combo client de la fiche facture, vous pouvez mémoriser que cette facture concerne en fait le contact YYYY. Si vous générez un BL à partir de cette facture, le contact “Concerne” sera considéré comme le contact “A livrer”

Ajouter une ligne de pourcentage

Vous pouvez ajouter une ligne de pourcentage : cette ligne est calculée comme un pourcentage de tout ou partie des lignes de la pièce. Pour ce faire, avec le clic droit sur les lignes de la pièce, choisissez l'option “Ajouter une ligne pourcentage”. Un écran s'ouvre, vous permettant de saisir un code produit (par exemple “TAXE”), un pourcentage à prendre en compte (par exemple 10%), et les lignes de la pièce en cours. Vous pouvez sélectionnez une ou plusieurs lignes de facture (Ctrl+Clic ou Maj+Clic). Le calcul est immédiatement effecuté. Le bouton “Valider” permet d'insérer la nouvelle ligne dans la pièce.


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  • Dernière modification: 2018/12/06 21:36
  • par ics01