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Factures client

Les factures Client sont des pièces que vous émettez à destination de vos clients (par opposition aux factures fournisseurs).

Les éléments communs aux pièces sont décrits sur la page dédiée, la documentation ci-dessous décrit les éléments spécifiques aux factures client.

Avec Gestan, créez une facture à partir de rien et la transmettre au client, en moins d'une minute trente ? C'est le FaCtuRe ChAlLenGe !

L'écran liste des factures affiche toutes les factures client établies pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Le bouton Encaiss est actif si la date de règlement de la facture n'est pas renseignée. Il permet d'encaisser une facture (voir ci dessous).

Le bouton Relancer permet d'ouvrir l'écran des relances de factures.

Encaiss et Relancer ne sont pas disponibles si les privilèges de l'utilisateur ne l'autorisent qu'à créer de pièces au statut “En cours”.

Le bouton Générer permet de générer une autre pièce à partir de la facture : Devis, Commande, BL ou avoir (voir paramétrage).

La date A recevoir est la date d'échéance de la facture.

La date Encaissée le est la date de l'encaissement du dernier règlement de la facture.

WARNING La date d'encaissement est renseignée automatiquement par Gestan via le bouton d'encaissement des factures, ne la renseignez pas manuellement, sauf si vous ne générez pas les écritures comptables dans Gestan. En effet, quand vous utilisez le bouton d'encaissement des factures, Gestan va générer automatiquement l'écriture comptable correspondante, et alimenter la date de règlement si la facture est réglée en totalité.

Lorsqu'il y a un avoir pour le client

Dans ce cas, l'écran fiche facture affiche la mention “Avoir existant”.

Lorsque l'utilisateur clique sur cette mention, en création ou en modification de facture, cela ouvre un écran qui affiche les avoirs à restituer au client.

Il suffit alors de sélectionner le ou les avoirs à retourner au client pour que Gestan ajoute autant de lignes d'avoir que nécessaire. Dans le même temps, le statut des avoirs concernés passe à “retourné au client”

Ci-dessous le menu contextuel qui apparaît via un clic droit sur la liste des items de facture. Les éléments communs en sont décrits sur la page dédiée, nous ne décrivons ici que les éléments spécifiques aux factures.

Ajouter les fiches d'intervention

Cette option permet de créer une ligne de facture à partir d'un ensemble d'interventions.

Si un code produit est mentionné dans la fiche d'intervention, le prix sera éventuellement mentionné à partir du prix figurant dans la fiche produit.

Si produits concernés sont facturés en heures, la colonne quantité sera alimenté avec le total d'heures des consommations de ressources. Dans le cas contraire, la colonne quantité est alimentée en journées-homme (durée précisée dans le paramétrage général).

Ajouter les consommations de ressource

Cette option permet de créer une ligne de facture à partir d'un ensemble de temps consommés.

Le prix pourra être calculé à partir de celui figurant dans la tâche liée aux consommations sélectionnées, ou de la fiche produit si un code produit est indiqué dans la tâche et que le prix n'est pas renseigné au niveau tâche.

Si produits concernés sont facturés en heures, la colonne quantité sera alimenté avec le total d'heures des consommations de ressources. Dans le cas contraire, la colonne quantité est alimentée en journées-homme (durée précisée dans le paramétrage général).

Cas d'usage du contact de livraison

Via le menu contextuel de la liste des clients de la fiche facture, il est possible de sélectionner un “contact pour livraison”.

Normalement, une facture concerne le contact que vous facturez. Mais dans certains cas, vous émettez une facture pour un contact, et cette facture concerne un autre contact. Par exemple, vous êtes une société de prestation, et un cabinet XXXX vous demande de réaliser un bilan de compétence pour la personne YYYYY. Vous avez le cabinet XXXX dans vos contacts (comme client), et la personne YYYYY aussi (comme prospect). A la fin, vous émettez une facture à l'attention du cabinet XXXX, mais à l'aide du clic droit sur la combo client de la fiche facture, vous pouvez mémoriser que cette facture concerne en fait le contact YYYY. Si vous générez un BL à partir de cette facture, le contact “Concerne” sera considéré comme le contact “A livrer”

Le bouton Encaiss. permet d'ouvrir l'écran d'enregistrement des règlements.

Cet écran permet de saisir les différentes caractéristiques du règlement : date, imputation (par exemple “Recettes professionnelles”), mode de paiement, etc. A la validation de l'écran d'encaissement, une écriture comptable sera générée automatiquement.

Si l'ensemble des règlements liés à la facture sont au moins égaux au total TTC de la facture, la facture sera notée comme réglée.

Il est possible :

  • d'enregistrer des paiements partiels pour une même facture
  • d'enregistrer un paiement unique pour plusieurs facture. Il suffit pour cela de sélectionner les factures concernées, et d'utiliser le bouton Encaiss..

La liaison entre facture et écriture est effectuée automatiquement via le bouton Encaiss.. La liaison peut cependant être modifiée via l'écran de gestion des écritures. Toute modification de liaison, comme toute modification d'écriture, est archivée dans Gestan.

Saisir directement les codes produit

Pour ceux qui connaissent leurs codes produit par cœur, ou pour ceux qui utilisent une douchette laser pour scanner les codes barre des produits qu'ils vendent, il est possible d'utiliser un champ de saisie directe dédié à cet usage. Pour cela, cochez la case champ de saisie directe des produits (voir paramétrage).

Mots-clé utilisables dans les CGV

Quand vous utilisez des CGV, vous pouvez les personnaliser avec les mots-clé suivants :

  • %CIVILITE_COURT%
  • %PRENOM_CONTACT%
  • %NOM_CONTACT%
  • %RAISON_SOCIALE%
  • %ADRESSE_1_2_PRO%
  • %CODE_POSTAL_PRO%
  • %VILLE_PRO%
  • %CIVILITE_LITT_PRO%

Générer automatiquement des factures client

Il est possible de générer automatiquement des factures à échéances régulières, par exemple si vous facturez des abonnements annuels, mensuels, bihebdomadaires, etc. Voir pour cela actions planifiées.

En France, un certain nombre d'obligations légales sont à respecter. Bien entendu, Gestan permet de les respecter en totalité.

Ainsi, les factures doivent comporter :

  • les noms complets du vendeur et du client, leurs adresses respectives.
  • le numéro SIREN du vendeur ainsi que le nom de la ville où le vendeur est enregistré au registre du commerce et des sociétés (inscrivez ainsi la mention RCS suivie par votre numéro d'inscription et le nom de la ville où vous avez immatriculé votre entreprise).
  • la date de délivrance ou d'émission de la facture
  • un numéro de facture unique, respectant une suite sans interruption.
  • la date de règlement.
  • la monnaie de règlement de la facture.
  • si le vendeur a une situation particulière comme adhérent à un CGA (centre de gestion agréé) ou franchisé. En cas de vendeur adhérent à un CGA, la mention “Acceptant le règlement des sommes dues par chèques libellés à son nom en sa qualité de membre d'un centre de gestion agréé par l'administration fiscale” doit figurer sur la facture.
  • le numéro d'identification à la TVA du fournisseur. Si le fournisseur et le client sont dans deux états différents de l'Union Européenne, il faut mentionner les numéros intracommunautaires d'identification à la TVA du fournisseur et du client.
  • pour chaque produit ou service vendu : la quantité, la dénomination précise, le prix unitaire HT, le taux de TVA par produit ou service.
  • les réductions de prix (rabais, remise, ristourne ou escompte) acquises et chiffrables à la date de la vente.
  • le montant total hors taxes de la facture ainsi que la TVA correspondante (le cas échéant ventilée par taux).
  • si un bon de commande a été établi : le numéro du bon de commande correspondant à la facture.
  • l'adresse de facturation des deux parties (acheteur/vendeur) si elles sont différentes de leur adresse de domicile (ou siège social).

Vous pouvez inclure des pénalités en cas de paiement en retard de la part de vos clients. Dans ce cas, il faut que les factures en comportent la mention (La règle général en matière de taux pour ces pénalités est la suivante : prenez le taux de la Banque Centrale Européenne et multipliez-le par 3 ou 4). Vous devez également les faire figurer dans vos CGV.

Référence : https://www.economie.gouv.fr/entreprises/factures-mentions-obligatoires


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  • Dernière modification: 2019/09/19 12:10
  • par ics01