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Facturation client : éléments communs

La facturation client regroupe les pièces suivantes :

  • devis client
  • commandes client
  • factures client
  • avoirs client
  • bons de livraison

Le workflow de facturation client peut avoir la forme suivante :

  1. vous émettez un devis
  2. votre client vous le renvoie signé
  3. vous émettez une commande fournisseur à partir du devis, pour commander les fournitures nécessaires
  4. vous générez une commande à partir du devis et lancez la fabrication
  5. vous pouvez, depuis la commande client, générer une demande de prix fournisseur, et/ou une commande fournisseur
  6. vous pouvez aussi, depuis la commande client, générer directement un BL
  7. vous générez une facture à partir de la commande
  8. vous pouvez générer un avoir à partir de la facture
  9. vous envoyez le produit en le matérialisant par l'émission d'un BL généré à partir de la facture
  10. vous pourriez aussi générer une facture client à partir du BL.

Aucune de ces étapes n'est obligatoire.

A noter qu'il est possible de définir des droits d'accès à chaque fichier pour chaque utilisateur, et de prévoir une validation obligatoire des pièces émises par certains utilisateurs par d'autres utilisateurs. Un taux de remise maximum peut aussi être défini par utilisateur.

Ce workflow particulièrement souple lui permet de s'adapter au mieux aux process de votre entreprise.

Ci-dessous la liste des factures, pour exemple.

Le bouton 1 permet de passer de la facturation client à la facturation fournisseur, et vice-versa.

Les boutons 2 permettent d'afficher chaque type de pièce.

Le sélecteur d'années 3 permet de sélectionner l'exercice comptable que l'on veut afficher. Un clic droit sur ce champ permet d'afficher les pièces par mois (particulièrement utile quand la volumétrie est importante).

Les boutons de filtre 4 permettent d'afficher respectivement :

  • les pièces sélectionnées selon un filtre paramétrable
  • les pièces “Brouillon” (en cours de rédaction).
  • les pièces non terminées (ici, toutes les factures non réglées)

Le champs de recherche universelle 5 permet de rechercher une pièce par son ID, sa raison sociale, son nom de client, et même son montant.

Si vous faites un clic droit sur une zone quelconque de l'écran, par exemple la zone 6, vous avez accès au menu contextuel de l'écran (par opposition au menu contextuel de la liste, atteignable par un clic droit dans la table).

Dans la table, vous pouvez cliquer directement sur le postit 7 (la colonne N), ce qui vous permet d'enregistrer directement une note pour la facture.

L'une des options les plus utiles de ce menu contextuel est Paramétrage édition, qui permet d'ouvrir directement l'écran de paramétrage.

Ci-dessous l'exemple d'une facture client.

La combo de sélection client 1 affiche les contacts pour lesquels une piece de même type a été établie depuis moins d'un an. Mais vous pouvez choisir tout autre contact à l'aide du bouton de sélection jouxtant la combo, ou via le clic droit sur la combo.

La nature de la pièce 2, par exemple “pose d'une porte-fenêtre”, ou “réalisation logiciel”, permet de se retrouver facilement dans la liste des pièces.

La case En cours 3 indique que la pièces est (ou pas) en cours d'établissement. Tant que cette case n'est pas cochée, la pièce est considérée comme un brouillon, et ne sera pas prise en compte ni dans la compta ni dans le stats, sauf ordre contraire.

La case Transmis 4 mémorise le fait que la pièce ait été transmise (ou pas) au client par courrier, mail, ou tout autre moyen.

La date Encaissé le 5 est la date d'encaissement. Si elle est renseignée, la pièce n'est plus modifiable.

Le bouton 6 permet de stocker des notes internes liées à la pièce. Ces notes ne sont pas transmises au client.

Ici, le cadenas 7 signifie que la pièce n'est plus modifiable.

Le trombonne 8 permet de lier tout document (pdf, tableur, image, texte) à la pièce.

Le boulet 9 signale ici que le client pour lequel nous établissons une facture est déjà en dette.

Les boutons 10 permettent d'ajouter tout texte en haut et en bas de la pièce, ainsi que l'onglet Mentions complémentaires.

Il est possible d'imprimer systématiquement un libellé de bas de pièce, commun à toutes les pièces de même type, par exemple “Membre d'un centre de gestion agrée”). Ce libellé se paramètre via l'écran de paramétrage général de l'application.

Lors de la saisie d'une ligne de commande, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné au niveau du produit. S'il n'est pas renseigné, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseigné avec le taux de TVA défini comme TVA par défaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne. Si le client bénéficie d'un taux de TVA personnel, c'est le taux client qui prime.

Lorsque, dans le paramétrage général, la case Boutons produits favoris est cochée, trois petite boutons apparaissent, et permettent d'insérer une ligne de “produit favori” dans la pièce, cf ci-dessous. Cette insertion peut être automatique si la case Auto, de plus, est cochée.

La modification d'une pièce est autorisée librement, tant qu'elle n'est pas transmise au client et/ou validée. Si la case Transmis est cochée, ou la date contractuelle 5 est renseignée (dans le cas d'une facture, c'est la date d'encaissement), la pièce n'est plus modifiable.

Or il est fréquent que des modifications soient nécessaires même après transmission : typiquement, l'ajout ou la suppression de produit dans un devis, ou la rectification d'une erreur dans une facture.

Dans ce cas, vous avez deux options :

  • soit annuler la pièce concernée et créer une nouvelle pièce
  • soit, en effaçant la date contractuelle (date d'acceptation pour un devis, de validation pour une commande, de facturation pour une facture, de retour pour un avoir, et de livraison pour un BL) puis en décochant la case “Transmis”, modifier la pièce après transmission.

Cette seconde méthode est moins correcte que la précédente, aussi est-elle réservée strictement aux administrateurs avec privilège explicite d'administration des pièces. WARNING Pour rappel, toute modification sur une pièce est archivée et tracée.

La suppression d'une facture n'est pas possible (dans certains pays, elle n'est pas autorisée). En France, c'est une obligation légale que d'avoir des numéros de facture qui se suivent, sans manque (par exemple, 1, 2, 3, et non 1, 3, 4).

Cependant, un administrateur Gestan avec droit d'administration explicite peut supprimer une facture.

En cas de suppression, le numéro interne de la facture supprimée ne sera pas réutilisé.

Cependant, un administrateur Gestan avec droit d'administration explicite pourra forcer un n° de facture.

WARNING Toute suppression de pièce est archivée et traçable, toute re-création d'une n° de pièce est archivée et traçable.

Les autres pièces client peuvent être supprimées, si les droits de l'utilisateur connecté le permettent.

De même que pour les factures, un n° de pièce supprimé ne sera pas réutilisé, sauf forçage par un administrateur avec droit explicite.

WARNING Toute suppression de pièce est archivée et traçable, toute re-création d'une n° de pièce est archivée et traçable.

Le statut “En cours”, ou “Brouillon” est le statut par défaut en création. Lorsque vous créez une facture, cette pièce est considérée comme un brouillon, tant que vous ne l'aurez pas validée en décochant la case En cours de l'écran fiche facture.

Tant qu'une pièce est au statut “En cours”, elle n'est pas prise en compte dans les statistiques, sauf demande de prise en compte explicite dans certains écrans de statistiques.

Lorsque vous avez décoché la case En cours, la pièce est considérée comme validée, et son destin est d'être transmise à votre client. Son statut passe à “A transmettre”.

Vous pouvez transmettre la pièce par courrier, ou par mail. Dès transmission, le statut de la pièce passe à “En attente” : dans le cas d'un devis ou d'une commande, vous attendez l'accord client, dans le cas d'une facture vous attendez le règlement, dans le cas d'un BL, vous attendez la confirmation de bonne réception par le client.

Le statut peut ensuite passer à “Echu”, comme par exemple un devis dont l'accord client ne serait pas arrivé avant la date d'échéance du devis, ou une facture qui ne serait pas encore réglée à sa date d'échéance.

La pièce passe au statut “Traité” quand ce qui doit être fait pour elle est réalisé (par exemple, l'accord client pour un devis, ou le règlement pour une facture)

Il peut enfin arriver que la pièce soit rejetée : refus explicite d'un devis par un client, ou rejet d'une facture et passage en impayé, par exemple.

La liste des statuts est fixe : en effet, il y a des contrôles logiques qui sont liés à ces statuts.

Mais vous pouvez avoir besoin de gérer d'autres informations statutaires, qui vous sont propres.

Pour ce faire, enregistrez ces statuts dans l'écran des libellés paramétrables (Outils → Administration → Libellés paramétrables). Par exemple, voici deux états que nous avons enregistré pour les BL :

Dès lors, quand nous allons modifier un BL, nous pourrons préciser son état, comme ci-dessous :

Un clic droit sur la liste des factures, devis, etc, et l'utilisation du menu Transmission normale génère un pdf et ouvre une fenêtre d'envoi de mail.

Vous pouvez choisir l'expéditeur via le combo 1. Le destinataire 2 est également pré-renseigné via les informations du contact lié à la pièce.

Si Mémo 3 est cochée, l'envoi du mail sera mémorisé dans le dossier “Action” du contact.

La zone pièce jointe comporte les références du fichier pdf qui sera tranmis. Le menu contextuel 4 permet d'ajouter automatiquement les documents liés au contact et/ou ceux liés au produit.

Le contenu du message-type5 est pré-rédigé selon l'utilisateur.


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  • Dernière modification: 2019/10/19 11:52
  • par ics01