Commandes client *

FIXME à rédiger

Les commandes client sont celles que vous recevez de vos clients (par opposition à celles que vous envoyez à vos fournisseurs).

L'écran liste des commandes affiche toutes les commandes client établies pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Le bouton Dupliquer permet de créer une nouvelle commande en dupliquant la commande sélectionnée.

Il est possible de générer une commande à partir d'un devis (ou de créer une commande à partir d'une facture).

A partir d'une commande, il est possible de générer une facture et/ou un bon de livraison.

L'écran fiche commande comporte les données suivantes :

- la nature de la commande. C'est la nature générale de la commande de votre client, par exemple “pose d'une porte-fenêtre”, ou “réalisation logiciel”

- le client dont vous enregistrez la commande. La combo de sélection du client affiche les contacts pour lesquels une commande a été établie depuis moins d'un an. Mais vous pouvez choisir tout autre contact à l'aide du bouton de sélection jouxtant la combo (un clic droit sur la combo permet de créer un nouveau contact directement).

Ce sont les données d'adresse professionnelle qui sont affichées (par opposition à l'adresse de facturation et à l'adresse de livraison).

- le fait que cette commande soit (ou pas) en cours d'établissement. En effet, il peut être pratique de constituer des commandes au fil de l'eau, mais dans ce cas, il faut se souvenir si la saisie de la commande est terminée, ou pas

- le fait que la commande ait été transmise (ou pas) au client par courrier, mail, ou tout autre moyen, via la case “Transmis”. Si cette case est cochée, la commande n'est plus modifiable. Il suffit de décocher la case pour qu'elle le redevienne.

- La date de validation de la commande. Si elle est renseignée, la commande n'est plus modifiable. Vous pouvez déterminer, en fonction de vos procédures internes, ce que recouvre ce concept de validation : soit il s'agit de la validation client, matérialisée ou pas par le retour d'un bon de commande signé, soit il s'agit de la validation interne du service ad hoc, après validation client. L'essentiel est qu'à partir de ce stade de validation, la commande passe “en suivi” : sur l'écran fiche apparaît un bouton “suivre la commande”, qui permet de spécifier plus précisément où en est la commande, dans les étapes entre la validation par le client et la mise en production, et la livraison définitive au client.

L'onglet “Mentions complémentaires” permet d'ajouter une mention sur la commande.

Il est possible d'imprimer un libellé de bas de commande commun à toutes les commandes (par exemple “Membre d'un centre de gestion agrée”). Ce libellé se paramètre via l'écran de paramétrage de l'application.

Lors de la saisie d'une ligne de commande, le taux de TVA est renseigné avec le taux de TVA renseigné au niveau du produit. S'il n'est pas renseigné, ou si vous n'utilisez pas de catalogue produit, il est automatiquement renseigné avec le taux de TVA défini comme TVA par défaut. Mais il reste possible de le modifier ligne par ligne.

Numérotation des commandes

Voir la page “Numérotation des pièces”.

La modification d'une commande est autorisée librement, tant qu'elle n'est pas transmise au client, ou validée.

Si la case “Transmis” est cochée, ou la date de validation renseignée, la commande n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilèges d'administrateurs peuvent la rendre à nouveau modifiable, en effacant la date de validation et en décochant la case “Transmis”.

La suppression des commandes est possible à tous les utilisateurs (par opposition à la suppression des factures et avoirs, réservés aux utilisateurs de Gestan ayant des droits administrateurs).

Attention, le numéro de la commande supprimée ne sera pas réutilisé (voir page numérotation)

Gestan permet de suivre le traitement des commandes en mode simple ou en mode détaillé.

Dans le mode simple, le processus est le suivant :

• vous rédigez une commande : son statut est “en cours”

• vous avez fini de la rédiger : son statut passe à “à transmettre” (au client)

• une fois transmise au client, son statut passe à “à valider par le client”

• si la date d'expédition planifée est passée, son statut peut passer à “Expédition en retard”

• le client est supposé vous retourner la commande validée. Il ne vous reste plus qu'à noter la date d'expédition de la commande. Quand la date d'expédition est saisie, le statut de la commande passe à “Expédiée OK”

Le paramétrage de Gestan permet de demander le suivi en mode détaillé (mémorisation de l'historique des étapes du traitement de la commande) - Voir page “Suivi détaillé”.

Spécifier un autre contact pour la livraison

Normalement, une commande client est émis pour l'adresse de livraison du client principal. Il peut arriver que votre client souhaite la faire livrer à un autre contact. Pour ce faire, il est possible, à l'aide de l'option “choisir un contact pour la livraison” du clic droit sur la combo “Client”, de sélectionner un autre contact.

Générer automatiquement un projet à partir d'une commande

Il est possible de générer automatiquement un projet à partir d'une commande, voir la page d'aide sur les projets.


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  • Dernière modification: 2018/03/28 23:22
  • par ics01