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Avoirs client

Les avoirs client (appelés “notes de crédit” par nos voisins Belges) sont des pièces que vous émettez à destination de vos clients (par opposition aux pièces fournisseurs). Ils constituent la reconnaissance d'une dette envers ce client, qui sera déduite de ses prochains achats.

Les avoirs servent principalement à traiter correctement le cas d'émission d'une facture erronée.

Si le client n'a pas encore réglé votre facture, vous pouvez simplement établir une facture rectificative avec référence à la facture à modifier : un clic droit sur la facture fautive permet de la noter comme annulée, il suffira alors d'en émettre une nouvelle, faisant explicitement mention de la facture annulée (dans les notes, par exemple).

L'avoir entre en jeu dans le cas inverse, c'est à dire quand le client vous a réglé tout ou partie de la facture erronée.

Vous allez dans ce cas émettre un avoir, soit partiel (erreur, oubli de remise, négociation, annulation partielle de vente, etc), soit total (annulation de vente, retour marchandise, etc.). Vous pourrez alors enregistrer un décaissement, qui va solder l'avoir et annuler comptablement la facture initiale, en partie ou en totalité. Gestan gère automatiquement les numéros de facture, les numéros d'avoir, et les liens entre les pièces.

TIP A noter que vous pouvez utiliser le mécanisme des avoirs même pour les factures non acquittées, étant plus précis que le mécanisme des factures rectificatives.

L'écran liste des avoirs affiche tous les avoirs établis pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier).

Supposons que nous avons établi une facture pour un client, comme ci-dessous.

Nous avons transmis cette facture à ce client, et il nous a peut-être même déjà réglé.

Mais il revient nous rapporter une casserole (non, ce n'est pas François Fillon !), pour un motif personnel. Nous lui établissons alors un avoir pour cette casserole, via soit le bouton Nouveau de l'écran liste des avoirs, ou le bouton de génération des avoirs de l'écran liste des factures.

L'avoir se présentera de cette façon :

L'écran fiche avoir comporte des données identiques à celles de l'écran fiche facture. Ce sont les données d'adresse de facturation qui sont affichées (par opposition à l'adresse professionnelle et à l'adresse de livraison).

Sur la liste des avoirs, le bouton Régler permet d'enregistrer le fait que vous avez remboursé le client du montant de son avoir.

Si vous établissez une facture pour un client qui dispose d'un avoir, un mention affichée sur la fiche facture va vous le signaler.

Cette méthode présentait des inconvénients en comptabilité. Aussi nous la supprimons à compter de la version 15.17.01 de Gestan.

Puis, quelques temps après, notre client vient nous acheter trois marmites.

Lorsque nous allons lui établir sa facture, il va y avoir un libellé clignotant nous signalant la présence d'un avoir.

Lorsque l'opérateur clique sur la mention Avoir(s) existant(s), en création ou en modification de facture, cela ouvre un écran qui affiche le ou les avoirs à restituer au client.

Il suffit alors de sélectionner le ou les avoirs à rembourser au client, dans la limite du montant total de la facture, pour que Gestan ajoute autant de lignes d'avoir que nécessaire. Le montant total de la facture sera diminué du montant des avoirs ajoutés, et dans le même temps, le statut des avoirs concernés passera à “retourné au client”

Ceci fait, vous pouvez retourner sur la liste des avoirs.

Le menu contextuel Afficher > les paiements affiche la référence de la facture par laquelle l'avoir a été remboursé au client.

Le menu contextuel Afficher > la généalogie de la pièce affiche le lien entre l'avoir et la facture par laquelle l'avoir a été remboursé au client, comme ci-dessous.

La modification d'un avoir est autorisée librement, tant que l'avoir n'est pas transmis au client, ou remboursé.

Si la case “Encours” n'est pas cochée, ou la date de récupération renseignée, l'avoir n'est plus modifiable. Seuls les utilisateurs ayant les privilèges d'administrateurs peuvent le rendre à nouveau modifiable, en effaçant la date de récupération et en cochant la case “En cours”.

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  • Dernière modification: 2020/08/18 21:51
  • de eneuville