Contrats *

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Gestan permet de gérer les contrats, ceux que vous possédez, ou ceux que vous proposez à vos clients.

L'activation de ces fonctions se fait via le paramétrage général. Si vous souhaitez un onglet “Contrats” dans la liste des contacts, c'est via le paramétrage des options utilisateur.

WARNING Toutes les fonctionnalités des contrats ne sont pas encore développées dans Gestan.

L'écran table des contrats affiche touts les contrats établis pendant l'année calendaire ou l'exercice affichée en paramètre (si la date de premier exercice déclaré dans le paramétrage de l'application n'est pas au premier janvier). Vous pouvez trier vos contrats en fonction de s'ils sont effectifs, actifs ou résiliés.

Ces contrats sont classés dans différentes catégories : commercial, assurance, épargne, fournisseur, financement, maintenance, immobilier et autre.

La zone haute de l'écran comporte les éléments généraux d'information.

La catégorie est l'une des huit catégories citées plus haut.

Le statut du contrat : un contrat peut être en attente des pièces clients, en attente des pièces ou d'un accord d'un tiers, en cours, suspendu. Il peut aussi être en défaut de paiement voire résilié.

Le contrat est lié à un contact. En création, une combo affiche tous les contacts enregistrés dans Gestan. En modification, la combo est grisée.

La compagnie est typiquement le nom de la compagnie d'assurance (pour les contrats d'assurance). Elle est enregistrée comme fournisseur dans Gestan. C'est le fournisseur du contrat. Il peut s'agir de vous même si par exemple, vous proposez des contrats de location de matériel informatique. Mais cela peut être un de vos fournisseurs, dans le cas par exemple, si vous louez des camions à une société afin de réaliser vos interventions.

Le n° de contrat est obligatoire.

Onglet Caractéristiques

Dans cet onglet figurent les caractéristiques du contrat :

  • la référence est votre n° de référence interne
  • Vous pouvez définir autant de types de contrat que souhaité, pour chaque catégorie de contrat (voir libellés paramétrables).
  • les dates de souscription, d'échéance, de résiliation et de futur résiliation. Concernant la date d'échéance, ce sera le moyen de savoir comment facturer un contrat.
  • la périodicité. Cela permet aussi de savoir comment facturer.
  • les alertes. Il y en a deux. Vous pouvez indiquer que 30 jours avant la fin du contrat, une alerte vous prévienne. Cela peut vous permettre d'envoyer à votre client l'accord de reconduction du contrat (même s'il s'agit d'une tacite reconduction). La deuxième alerte peut être faite 7 jours avant, par exemple. Ces alertes vont créer des actions. Vous pouvez par exemple considérer que sans nouvelles du client, le contrat sera renouvelé selon la reconduction définie au départ.

Onglet Conditions de facturation

L'onglet “Facturation” est visible si vous décidez de facturer en mode “Montant sans facturation”, “Montant avec facturation” et “Produits”.

Dans le cas d'un montant sans facturation, vous allez pouvoir indiquer combien coûte le contrat, s'il y a une prime (dans le cas de l'épargne). Mais aussi indiquer s'il y a une commission, les frais de gestion ou d'autres frais. Le montant total est automatiquement calculé.

Pour un “Montant avec facturation”, il faudra aussi ajouter une famille de produit, un code produit et un libellé produit. Cela servira lors de la facturation.

Depuis cet écran, il vous est possible de créer des factures. Cela utilisera ce que vous avez défini dans l'onglet “Facturation”. La quantité facturée est calculée automatiquement en fonction de la date d'échéance, de la date de souscripption et de la date de la dernière facture.

Onglet Produits

L'onglet produit est visible si vous décidez de facturer en mode “Produits”.

Dans ce mode, vous allez sélectionner un ou plusieurs produits. Pour chaque produit, vous mettrez la quantité voulue, une remise qui peut être appliquée, les dates de début et fin de facturation pour ce produit. Vous pourrez également modifier le prix TTC, le HT et le taux de TVA du produit.

Onglet Compléments

L'onglet “Compléments” permet d'ajouter des champs complémentaires.

Onglet Termes du contrat

Est une zone de texte qui permet à la fois de mémoriser les termes du contrat, mais aussi de les imprimer à destination du Client.

Vous pouvez enfin établir un contrat-type dans l'onglet “Contrat”. Vous trouverez un courrier-type et un mail-type Contrat. Vous pouvez à votre aise les modifier.

Onglet Machines

Cet onglet est visible si vous avez déclaré un contrat de type “maintenance”. Il affiche la liste des machines concernées par le contrat. Dans ce cas, un onglet Contrat sera également affiché dans la fiche machine.

Onglet Histo factures

Petite précision, à partir du moment où une facture a été établie, il est impossible de modifier le dit contrat.

Onglet Notes


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  • Dernière modification: 2019/02/05 20:35
  • par ics01