Publipostages

Gestan peut réaliser des publipostages individuels, ou des publipostages de masse.

Publipostage individuel

Le principe est le suivant :

  • vous sélectionnez le contact auquel vous voulez écrire
  • vous sélectionnez le courrier-type que vous voulez lui envoyer
  • Gestan, en remplaçant certains mots-clé du courrier-type, produit un fichier résultat.

Ce fichier résultat est stocké dans le répertoire Gestan du contact (Ce répertoire est le répertoire CONTACT_XXX situé sous le répertoire racine de Gestan, XXX étant le N° du contact)

Gestan ajoute un enregistrement “document” lié au contact, avec le fichier résultat comme fichier lié.

Publipostage de masse

Vous pouvez demander l'édition d'un courrier pour une sélection de contacts : soit tout votre fichier, soit toutes les lignes affichées de la table après une sélection (par exemple, tous les contacts dont la ville est PARIS), soit à une multi-sélection des contacts dans la liste (pour faire une multi-sélection, faites Control+Clic ou MAJ+clic selon le résultat souhaité).

Dans ce cas, le principe est le suivant :

  • vous sélectionnez les contact auquel vous voulez écrire, comme expliqué ci-dessus
  • vous sélectionnez le courrier-type que vous voulez envoyer
  • Gestan, en remplaçant certains mots-clé du courrier-type, produit un fichier résultat unique, pour tous les contacts concernés.

Ce fichier résultat est stocké dans le répertoire de publipostage de Gestan (Ce répertoire est le répertoire PUBLIPOSTAGE situé sous le répertoire racine de Gestan)

Si la case Memo avait été cochée dans l'écran de sélection de courrier-type, Gestan ajoute un enregistrement “document” lié au contact, avec les références du fichier résultat, mais pas de liaison avec le fichier.

Le sélecteur Pour permet de sélectionner à qui vous voulez écrire :

  • les lignes sélectionnées : les lignes sélectionnées de la table des contacts seront prises en compte : soit un seul contact, soit plusieurs, dans le cas de la multi-sélection sur la table.
  • toutes les lignes affichées : toutes les lignes affichées de la table des contacts seront prises en compte. Cela sera tout le fichier, si vous n'avez pas fait de sélection préalable, ou simplement un extrait, si vous aviez fait une sélection préalable (par l'écran de recherche, par exemple, ou l'écran d'affichage des catégories de contacts)

La liste permet de sélectionner le courrier-type que vous souhaitez. Ces courriers types sont stockés dans votre répertoire personnel rep_install\GESTAN\MODELES (dans lequel rep_install est votre répertoire d'installation, généralement C:\Program Files)

Vous pouvez supprimer, dupliquer ou modifier les courriers-type à l'aide des boutons.

Si le sélecteur Adresse pro est choisi, c'est l'adresse professionnelle qui sera utilisée pour la rédaction du courrier, l'adresse personnelle dans le cas inverse.

Si la case Memo est cochée (uniquement dans le cas d'un publipostage pour plusieurs contacts), un enregistrement “Document” sera inséré pour chaque contact objet du publipostage.

L'objet du courrier sera utilisé comme libellé pour l'enregistrement “document” qui sera rattachée au contact.

Gestan peut utiliser le format word ou le format rtf pour la génération automatique des courriers.

Le format word

Avantages :

  • il est assez efficace pour des courriers qui contiennent des images (meilleure compression des images dans les courriers)

Inconvénients :

  • format propriétaire Microsoft
  • obligation d'avoir acquis une licence Office ou Word
  • lenteur du processus
  • environ le double de taille d'un fichier rtf, quand il n'y a pas d'image

Courriers-type Word (.doc)

Gestan est livré avec deux exemples de courriers-type en word, un courrier personnel sans images, et un courrier professionnel avec logo.

La source des données pour le publipostage définit les mots-clé disponibles : en ouvrant le document avec Word, la liste des mots-clés insérables est affichée. Ce sont les mêmes que ceux du courrier rtf.

Le format rtf

Avantages :

  • format ouvert universel
  • pas besoin de licence, vous pouvez lire du rtf avec n'importe quel traitement de texte gratuit, comme Open Office, par exemple, vous n'avez pas besoin d'acheter Office
  • petite taille des fichiers produits, pour les modèles types sans images volumineuses.
  • traitement de publipostage très rapide.

Inconvénients :

  • mauvaise gestion de la compression des images dans les fichiers
  • certaines mises en page complexes sont impossibles.

Courriers-type RTF (.rtf)

Gestan est livré avec deux exemples de courriers-type en rtf, un courrier personnel sans images, et un courrier professionnel avec logo.

Dans ces courriers, les mots-clé font simplement partie du texte. Au moment de la génération du courrier, ils seront remplacés par les données professionnelles ou personnelles du contact.

Mots-clé RTF utilisables

Les mots-clé utilisables sont les suivants :

Pour le contact cible du courrier

%raison_sociale% : raison sociale du contact

%civilite% : civilité courrier, par exemple Madame, Monsieur

%civ_court% : civilité courte, par exemple M. & Mme

%civ_long% : civilité longue, par exemple Monsieur et Madame

%prenom% : prénom du contact

%nom% : nom du contact

%adresse1% : première ligne d'adresse

%adresse2% : deuxième ligne d'adresse

%adresse% : adresse ligne1 + 2

%code_postal% : code postal

%ville% : ville

%objet% : objet du courrier

%chrono% : n° de chrono, composé du code utilisateur, et du n° de document (incrémentation automatique)



Pour le rédacteur du courrier

%redac_prenom% : prénom

%redac_nom% : nom

%redac_nomapparent% : nom apparent

%redac_tel_pro% : téléphone pro

%redac_tel_perso% : téléphone perso

%redac_tel_mob% : téléphone mobile

%redac_mail_perso% : mail perso

%redac_mail_pro% : mail perso

%redac_adresse1% : adresse ligne1

%redac_adresse2% : adresse ligne2

%redac_adresse% : adresse ligne1 + 2

%redac_code_postal% : code postal

%redac_ville% : ville

(attention : les mots clé sont en minuscules et sans accents !)


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  • Dernière modification: 2018/10/26 01:26
  • par ics01