Contacts

La notion de contact est centrale, dans Gestan. C'est aux contacts que sont rattachés la plupart des autres éléments gérés par Gestan : factures, actions, projets, etc.

Les contacts sont des personnes physiques, mais vous pouvez y enregistrer des personnes morales.

Ils peuvent être rattachés, ou pas, aux sociétés auxquels ils appartiennent.

YOUTUBE Voir la présentation video sur YouTube.

Les contacts sont classés en quatre groupes :

  • les clients : les contacts que vous facturez
  • les prospects : ceux dont vous avez de bonnes raison de croire que vous allez les facturer
  • les partenaires, services, prestataires (PSP) : tous les contacts avec lesquels vous entretenez une relation professionnelle, mais qui n'entrent pas dans les catégories précédentes
  • Les autres contacts sont supposés être des contacts personnels.

Cette distinction en quatre groupes est exclusive : un contact classé “client” ne peut être classé en même temps “prospect”, mais elle peut être complétée par d'autres segmentations :

  • les catégories de contacts (20 catégories possibles) : un contact pourra faire partie d'une ou plusieurs catégories
  • les genres de contacts (illimité) : il est possible de définir un genre de contact, éventuellement associé à une couleur
  • les types de contact (illimité)
  • les champs complémentaires paramétrables : Gestan permet de gérer des champs supplémentaires dont vous pouvez définir la signification : 5 champs texte, 5 numériques, 5 dates, 5 booléens, et 5 combos.

L'affichage des onglets du bas de la liste est déterminé par le paramétrage des options utilisateur.

L'adresse affichée dans la liste est l'adresse pro si le contact est un client Entreprise, ou l'adresse personnelle si le client est un Particulier. Mais vous pouvez choisir d'afficher toute adresse différente via les options disponibles sur le clic droit.

Le champ de recherche 1 vous permet de vous positionner dans la liste. Par exemple, si vous entrez CHURC dans la zone de recherche : la liste vous affiche le premier contact dont le nom de famille (ou la société), commence par CHURC. Le bouton de filtrage 2 permet d'afficher tous les contacts dont le nom, le nom de jeune fille, le prénom, ou le prénom de l'épouse contient CHURC.

Un clic droit sur 1 ou 2 permet de cocher l'option “Ajouter la ville dans le filtre”. Si cette option est cochée, seront aussi sélectionnés tous les contacts dont la ville pro ou perso contient CHURC, ou dont le code postal pro ou perso commence par CHURC. L'option de recherche phonétique permet de trouver CHURCHILL en tapant CHEURCHILLE, par exemple.

L'option de paramétrage de la recherche permet surtout, si votre réseau est lent, de paramétrer le nombre de caractères au delà de laquelle commence la recherche. Si vous mettez 3, par exemple, la recherche ne commencera que si vous avez tapé CHU, ce qui limitera d'autant les appels à la base.

Le bouton Chercher ouvre un écran de recherche sur toutes les rubriques du fichier contact. Tous les critères de recherche sont liés par des “ET” (si vous spécifiez deux critères de recherche, par exemple la ville et la date de naissance, la requête sélectionnera les enregistrements correspondants aux deux critères, et non pas à l'un ou à l'autre)

Le bouton Rech rap permet de définir des requêtes les plus fréquentes d'une façon plus simple. En bas de l'écran, une case à cocher permet de mémoriser la recherche : la liste correspondante à cette recherche sera accessible via les petits boutons 6.

Le bouton Ecrire à (5) va générer un courrier automatique, en word ou en pdf selon le paramétrage général. Ce document sera mémorisé dans l'onglet Document.

TIP Multisélection sur la liste des contacts. Vous pouvez sélectionner plusieurs contacts à la fois, et réaliser une opération pour ces contacts, comme par exemple écrire une lettre. Il suffit de cliquer sur le premier contact que vous souhaitez, puis d'utiliser la combinaison Ctrl+clic pour les autres contacts souhaités.

Options disponibles sur le clic droit

Envoyer un courrier : elle permet d'envoyer un courrier via le générateur interne de Gestan. A préférer à la génération d'un courrier Word ou RTF.

Envoyer un SMS : nécessite l'ouverture préalable d'un compte auprès d'une plateforme d'envoi, comme lesms.com, clickatel, ou reach-interactive.

Mémo presse papier : cette option copie les informations du contact dans le presse-papier. Vous n'avez plus qu'à faire Ctrl+V dans une autre application pour récupérer ses coordonnées complètes. Très utile quand on vous demande par mail les coordonnées d'un contact.

Réaffecter : permet, pour une sélection de contacts (ou la totalité), de les réaffecter à un autre utilisateur en tant que responsable du suivi commercial. Indispensable quand vous réorganisez vos régions commerciales, ou qu'un commercial est remplacé par un autre !

Afficher la balance affiche la balance comptable du contact sélectionné.

Statistiques produit ouvre l'écran des statistiques de produits achetés, commandés, devisés, etc.

Recomplètement produit permet d'ouvrir un écran en vue d'imprimer la fiche de recomplètement à prévoir pour le client, c'est à dire la liste des produits qui, en fonction des pièces précédentes, devraient faire partie des prochaines commandes du client.

Données professionnelles

Les données professionnelles du contact sont affichées dans cet onglet.

TIP Rappels d'anniversaire. Un clic droit sur la date de naissance du contact permet de créer un rappel d'anniversaire pour ce contact.

Données commerciales

Cet onglet est affiché si l'option “Gérer les données commerciales” est cochée dans le paramétrage général.

Type client : Vous pouvez déclarer un nombre illimité de types de clients, via l'écran des libellés génériques. L'utilité principale de ce critère est de pouvoir gérer l'affectation dans des comptes de tiers différenciés, selon les types de clients, lors de l'export des écritures en partie double (export XIMPORT). Par exemple, quand vous faites une facture pour un client “normal”, une écriture est portée au débit du compte client, en général un compte 41 (en France). Avec ce critère, vous pouvez paramétrer que les factures établies au nom de clients de type “coopérative” seront passées non pas sur le compte 41, mais sur un autre compte client, 41xxx.

Code APE : code permettant de classifier les activités des entreprise. Clic droit pour afficher l'assistant.

N° entreprise : vous pouvez renseigner ici le SIRET de l'entreprise (en France), ou tout autre n° d'identification dans les autres pays.

Régime de TVA : c'est celui qui sera appliqué à l'établissement de toute pièce.

Taux de remise : si un taux de remise est saisi, il sera repris comme taux de remise globale à l'établissement de toute pièce.

Données "Autres adresses"

Cet onglet est affiché si l'option “Gérer les adresses facturation et livraison” est cochée dans le paramétrage général.

Gestan peut mémoriser des adresses supplémentaires, dont bien sûr les adresses de facturation et de livraison, mais aussi tout autre type d'adresse : adresse de chantier, adresse d'immeuble, adresse temporaire, adresse de vacances… Il est possible d'avoir plusieurs adresses par type, et de déclarer une adresse comme favorite pour le type.

Données "Autres infos"

Vous pouvez déclarer un nombre illimité de genre de contacts, via l'écran des libellés génériques. Un contact ne pourra appartenir qu'à un seul genre, au contraire des catégories.

Vous pouvez déclarer jusqu'à 20 catégories supplémentaires de contact, par exemple “VIP”, “Possède un chien”, ou “Membres de l'amicale bouliste”.

Données "Compléments"

Cet onglet est affiché si des champs complémentaires contact ont été déclarés dans le paramétrage général.

Vous pouvez gérer avec GESTAN des zones textes comme par exemple “Couleur préférée”, des zones numériques comme par exemple “Revenus mensuels”, des dates comme “date d'obtention d'examen”, des combos comme “Etat marital : C/M/D/S/V”, ou encore des indicateurs comme par exemple “A jour de cotisation”, ou comme ici le “mail paypal” ou le “code partenaire”. Ces zones supplémentaires se déclarent via l'écran de paramétrage des champs complémentaires.

Données personnelles

Cet onglet est affiché si une option de gestion des données personnelles a été sélectionnée dans le paramétrage général.

La gestion des enfants est un vaste problème dans la vraie vie, mais beaucoup plus facile dans Gestan, qui vous permet d'enregistrer la liste et la date de naissance des enfants. Il est possible de gérer davantage de données (2 zones texte, une zone numérique, un booléen, une date et un combo), via les champs complémentaires enfant.

TIP Rappels d'anniversaire. Un clic droit sur la date de naissance du contact permet de créer un rappel d'anniversaire pour ce contact.

TIP Gestan est fourni avec la liste des codes postaux des communes françaises. Pour les autres pays du monde, il en existe, il est possible de charger un fichier de codes postaux adapté. Pour ce faire, utilisez le clic droit de la liste des codes postaux.

TIP Gestan est fourni avec une liste internationale des codes pays, la fiche pays comportant un masque téléphonique, qui permet de formater les numéros de téléphone des contacts et des sociétés en fonction du pays de l'adresse. Par exemple, pour les numéros de téléphone France, déclarez un masque 99-99-99-99-99 dans la fiche pays France (Vous pourriez aussi déclarer (33)999 999999 comme masque)

TIP Lorsque vous voulez enregistrer de nombreux contacts ayant la même adresse professionnelle, enregistrez une société : sur l'onglet des informations professionnelle, le bouton de sélection des sociétés vous permettra de choisir la société en question, et de renseigner d'un coup les champs adresse professionnelle du contact. A l'inverse, le menu contextuel du champ Société permet d'insérer un enregistrement Société avec les données du contact en cours.

TIP Rattacher des documents à un contact par glisser-déposer depuis l'explorateur. L'onglet documents de la liste des contacts affiche la liste des documents reliés au contact. La bouton “+” permet de rattacher un nouveau document au contact. Mais vous pouvez aussi utiliser le glisser-déposer (ou drag'n drop) depuis l'explorateur de fichiers, pour attacher d'un coup un ensemble de documents au contact. Dans ce cas, les documents sont copiés dans le répertoire du contact et non pas supprimés.

TIP Vous pouvez rattacher un raccourci vers un répertoire comme document. C'est une astuce utile si vous voulez gérer un répertoire de documents sur un sujet particulier pour un contact particulier.


Autres articles “Contacts”

Vous pourriez laisser un commentaire si vous étiez connecté.
  • wiki/v15/contacts/contacts.txt
  • Dernière modification: 2018/01/20 23:32
  • par ics01