Processus de saisie comptable

La comptabilité est un vrai métier. Si un simple tableur permet de gérer la comptabilité d'une entreprise de petite taille, dès lors que l'activité représente un certain volume - disons à partir de 30 à 50.000 € de chiffre d'affaire, le recours à un comptable professionnel est précieux, car il garantit une comptabilité conforme aux normes comptables et fiscales, et une vision chiffrée de la santé de l'entreprise.

Gestan n'a pas pour objectif de produire en quelques clics un bilan comptable qui aurait toutes les chances d'être incorrect, ou éloigné de vos objectifs de gestion, mais de permettre au responsable désigné de l'entreprise, même non-comptable, de réaliser facilement tout le travail comptable en amont (les saisies comptables et leur contrôle), afin qu'en aval, déchargé de fastidieuses opérations de re-saisie, le service comptable puisse se concentrer sur sa réelle valeur ajoutée : la vérification de conformité et le conseil de gestion.

Avec Gestan, la saisie des écritures est réalisée en trois étapes simples :

1 - La saisie des écritures

La première étape consiste en la saisie des écritures, par exemple, j'ai réglé 1000 € de loyer mensuel du bureau, ou tel client m'a réglé telle facture. Elle est normalement réalisée au fil de l'eau (ce qui permet de vous donner l'état de votre trésorerie en temps réel), via l'écran liste des écritures en "mode normal".

Gestan utilise la notion d'imputation (c'est à dire un libellé en clair pour désigner la nature de la dépense ou de la recette, par exemple “EDF”, “Parking”, ou “Recettes pro”) pour classer les écritures, et les relier automatiquement aux codes comptables adéquats.

2 - Le pointage des relevés de banque

La seconde étape est réalisée à réception de votre relevé de banque. Elle consiste, via l'utilisation en "mode pointage" de l'écran liste des écritures, à contrôler que les écritures que vous avez saisies sont strictement cohérentes avec celles enregistrées par votre banque.

3 - Le contrôle des justificatifs

La dernière étape sera, via l'écran de contrôle des justificatifs, à vous assurer que toutes les opérations enregistrées ont bien le justificatif correspondant, qu'il s'agisse d'une note de frais, d'une facture émise, d'un ticket d'autoroute, etc.

La mise en place de ce processus de saisie comptable vous permet de disposer d'une base “nickel-chrome”.

Vous disposez ainsi en temps réel :

  • de la balance et des encours client
  • de la balance générale
  • du journal
  • du compte de résultat
  • de votre trésorerie immédiate.

Pour l'édition du bilan, ces données pourront être transmises au service comptable de deux manières :

  • via l'export des factures et des écritures, très simple avec un clic droit sur les écrans correspondants, ou en utilisant l'extension dédiée (dans ce cas, l'export est effectué en partie simple)
  • via l'export XIMPORT, qui produit des fichiers directement intégrables au logiciel utilisé par le service comptable (dans ce cas, l'export est effectué en partie double).

Voici comment débuter les saisies comptables avec Gestan.

Saisir les écritures

Imaginons que nous débutons notre activité.

Notre premier acte est l'achat de 240 euros de consommables, le 15/04/2018. Nous l'enregistrons au débit de notre compte professionnel, via l'écran de saisie des écritures.

Puis, le 18/04/2018, nous émettons une première facture de 1200 euros, via l'écran liste des factures, que le client nous règle le lendemain par virement. En utilisant le bouton “Encaisser” de la liste des factures, nous enregistrons l'encaissement, ce qui a pour effet de générer une écriture comptable soldant la facture.

Nous avons donc ces deux écritures comptables :

Pointer les écritures

Le 02/05/2018, nous recevons l'arrêté de compte de notre banque, qui nous dit que nous avions 1000 euros sur notre compte en banque au 01/04/2018, et euros au 30/04/2018.

Nous allons procéder au pointage du relevé de banque. Pour ce faire, nous cliquons sur le bouton Pointage de l'écran liste des écritures. Gestan nous propose de créer notre premier arrêté de compte.

Le premier arrêté de compte reprend les informations de solde fournies par la banque. Nous le saisissons comme ci-dessous :

Cela nous permet de retourner sur l'écran liste des écritures en mode pointage. En haut de l'écran, un point rouge clignote, qui nous indique que nous sommes en mode pointage, et que les montants pointés ne sont pas cohérents avec l'arrêté de compte saisi.

Nous constatons que notre relevé de banque mentionne bien nos deux écritures, l'achat de consommable et le règlement client. Nous effectuons donc un double-clic sur ces écritures, ce qui permet de les enregistrer comme étant pointées. Le point rouge passe alors au vert, pour signaler que les montants pointés sont corrects par rapport à l'arrêté de compte.

Si nous ouvrons l'écran liste des relevés de compte via le bouton “Relevés” de la table des écritures, nous pouvons constater que les écarts par rapport au solde pointé et au solde comptabilisé sont nuls, ce qui est parfait.

Justifier les écritures

Le 05/05/2018, nous préparons la déclaration de TVA.

Le menu Comptabilité > Justification/déclaration de TVA ouvre l'écran ci-dessous.

Cet écran affiche, pour le mois de mars 2018, les écritures enregistrées. Un double clic permet d'enregistrer comme justifiée toute écriture pour laquelle vous avez bien le justificatif correspondant. Ici, nous aurions en notre possession la facture émise par la papeterie de l'Etoile, et que nous aurions à notre disposition la copie de notre facture émise n°1.

Effectuer la déclaration de TVA

A ce stade, nous pouvons effectuer notre déclaration de TVA.

Un clic sur le bouton Arr TVA ouvre la liste des arrêtés de TVA. Comme nous n'en avions encore aucun, Gestan nous propose de créer le premier arrêté. Les zones sont renseignées par défaut avec ce qui est cohérent pour les écritures saisies, mais rien ne vous interdit de les modifier, notamment le solde de TVA précédent, le cas échéant.

Enfin, nous pouvons cliquer sur le bouton Imp TVA qui déclenche l'édition de l'état de TVA.

Ici, nous voyons :

  • 1 la liste des écritures correspondant à des ventes, générant de la TVA à payer
  • 2 la liste des écritures correspondant à des achats, générant de la TVA à récupérér
  • 3 la totalisation de TVA due
  • 4 la totalisation de TVA déductible, éclatée en “TVA sur immobilisations” (écritures rattachées à une imputation dont le code comptable correspond à une immobilisation), “autre biens et services” (écritures correspondant à des comptes de stocks, de tiers, de charge ou de profit), le reste passant en “Autre TVA à déduire”;
  • 5 enfin, le différentiel entre la TVA due et la TVA à récupérer.

Le processus sera le même pour le mois suivant, le mois suivant du mois suivant, le mois suivant du mois suivant du mois suivant, et dans les siècles des siècles…


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  • Dernière modification: 2018/05/05 02:06
  • par ics01